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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.002号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.002号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 542名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・「トスプレゼン」に陥るな!!
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<前回のまとめ>
「プレゼンテーションは、単なるスキルの修得だけでは不十分である。
最終的な目的は聞き手に行動を起こしてもらうことである。そのためには、
”気持ち”を込めることが重要である。」
という内容でした。

●今回のテーマは、『トスプレゼン』に陥るな!!です。
「トスプレゼン」とは、私の造語です。バレーボールで右から左へボールを
”トス”するのと同じように情報を右から左へ流すのプレゼンのことを指して
います。

●「えー、そんなのある?」とお思いの方、いやいや、決して少なくありませ
ん。最近、15名の方のプレゼンを見せていただく機会があったのですが、残念
ながら15名の方、すべてが『トスプレゼン』でした。(^^;) 本当です。

●スライドの1ページ目〜最終ページまで情報が羅列されているだけで主張が
ないのです。本来、プレゼンとは、自分の(もしくは自分の部署の、あるいは
自分の会社の)主張を表現し、聞き手の心に訴えなければならないはずです。

●しかし、主張がないプレゼンを聞かされると、とてもがっかりします。この
忙しい中、わざわざ時間を割いて集まったのになんだこりゃ?という感じです。

●もう少し具体的に説明します。
例えば、あたなたが自社の業界のイベントに参加し、競合他社の動向調査の結
果をプレゼンすることになった場合、どのようなプレゼン資料を作成しますか?
以下のストーリでまとめていないでしょうか?

 1.イベント概要 (日時、場所、イベント名など)
2.Aゾーンの内容(Aゾーンの複数の出展企業の製品概要)
3.Bゾーンの内容(Bゾーンの複数の出展企業の製品概要)
4.Cゾーンの内容(Cゾーンの複数の出展企業の製品概要)
5.まとめ

最後の「5.まとめ」で多少、自分の意見を述べるだけで、特に主張があるわ
けではない資料ですね。これが情報を右から左へ流すだけの『トスプレゼン』
の典型的な例です。

●これならイベントのパンフレットを見ればよいので、わざわざあなたのプレ
ゼンを見る必要性がありません。プレゼンをするなら、あなたの”主張”を中
心に「オンリーワン」を目指さなければなりません。

●では、なぜ、多くの人が主張のないプレゼン資料を作成してしまうのでしょ
うか?その理由の一つに「楽だから」というのがあります。主張をするには、
それなりに時間を掛ける必要があるので、手を抜く訳ですね。

●表面上、やっている振りをして、実は、やっていない。「気持ち」がこもっ
ていないのです。(T_T)

●一方で、やる気はあるのに『トスプレゼン』に陥ってしまう場合もあります。
こちらを気をつけなければなりません。
こうなってしまう原因は、

        プレゼンテーションの目的が曖昧だからです。

●聞き手に何を訴え、どこに向かわせたいのか?これが曖昧なのです。目的は
山の頂上です。方向性が定まらなければ、頂上までの道のりも決まらないのは
当然なのです。

●しっかりと目的を明確にする必要があります。プレゼンを何のためにやるの
か?なぜ、やらなければならないのか?
これを明確にしないから『トスプレゼン』に陥ってしまうのです。

●先ほどのイベントでの動向調査の場合、「競合他社の動向を調査し、自社製
品の改善点を見極める」を目的とした場合、プレゼン資料のストーリーも全く
変わってきます。

 1.イベント概要  (日時、場所、イベント名など)
2.調査目的    (イベント参加の調査目的)
3.調査報告#1  (気になった製品#1)
4.調査報告#2  (きになった製品#2)
5.調査報告#3  (きになった製品#3)
6.自社製品の改善点(他社製品と比較した場合の改善点)
7.解決策     (改善に向けた解決策:機能、体制、時間など)
8.まとめ

●どうでしょう?単純にパンフレットから情報を引っ張り出すだけでは資料が
作成できないことがわかります。特に「7.解決案」まで踏み込むと、相当時
間がかかります。
#もちろん、「7.」は省略するという手もあります。

●しかし、ここまで踏み込むことで”オンリーワン”になり、あなたが実施す
る価値がでてきます。最初の『トスプレゼン』のストーリでは、誰がやっても
同じです。

●このようにプレゼンは、単に情報を右から左へ流すだけではなく、目的を明
確にし、目的に向かった自分の主張を中心に論理展開することが必要なのです。
そうすることで自然に「オンリーワン」になることができるはずです。(^_^)/

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・スライドマスタはさりげなく!
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<前回のまとめ>
「PowerPointは、プレゼンをする際のスタンダードなツールである。しかし、
プレゼンを成功させることが目的なので、PowerPointのすべての機能を理解
したい訳ではない。プレゼン資料作成のためには、10個の機能で十分」
という内容でした。

●PowerPointを使用して最初にとりかかるのは、スライドマスタ作成です。
スライドマスタとは、テンプレートのことで、プレゼン資料の土台になるもの
です。

●つまり、会社名やロゴ、Copyrightなど、全ページにつけたいと思ったときに、
1ページ毎にこれらを貼り付けるのではなく、スライドマスタに貼り付けてお
くことで、自動的に全てのページに貼り付けられるのです。MS-WordやMS-Excel
などの「ヘッダ・フッダ」と同じようなものですね。

●では、なぜ、最初にスライドマスタを作成した方がよいのでしょうか?
それは、

        体裁と内容を分離させたいからです。

●これは文書化の基本です。はじめにフォーマットを決めてしまうと、その後
は、書くべき内容にだけ集中することができます。

テンプレートがあれば、そこに情報を記入していけばよいだけですが、テン
プレートがないとどういうフォーマットにしようか?というところから悩んで
しまい、効率が悪くなります。これと同様にプレゼン資料でも最初にスライド
マスタを完成させます。

●スライドマスタは、インターネットで無料で提供しているものからCDで市販
されているものまで多くの種類があります。しかし、どうしても無用な装飾が
多いと私は思っています。

●スライドマスタは、背景です。背景は、さりげなく存在すべきで、表立った
自己主張はいらないのです。スライドマスタだけ立派で、中身がショぼいプレ
ゼン資料は、恥ずかしいものです。要はバランスなのです。

●では、スライドマスタの作成方法をお伝えします。プレゼン資料の多くは、
表紙と本文のデザインが異なるため、スライドマスタも、表紙用と本文用の
2種類を作成すると便利です。

注意:MS-OfficeXPを基本として記載しています。

(1)表紙用
a. ツールバーにて、[表示]→[マスタ]→[スライドマスタ]を選択
b.「スライドマスタ表示」のツールバーが表示されるので、ここで
[新しいタイトル マスタの表示]を選択
c. 自由に”表紙用”のデザイン作成を行います。
d.「スライドマスタ表示」のツールバーの[マスタ表示を]閉じるを選択

(2)本文用
a. ツールバーにて、[表示]→[マスタ]→[スライドマスタ]
b. ツールバーにて、[新しいスライドマスタの表示]
c. 自由に”本文用”のデザイン作成行います。
d.「スライドマスタ表示」のツールバーの[マスタ表示を]閉じるを選択

●どうしても文章だけだと分かりにくいと思いますので以下からダウンロード
して参照ください。表紙用のタイトルマスタと本文用のスライドマスタの2種
類が1つのファイルの中に存在します。
http://www.nakeru-p.com/dload_smaster.html

●また、同時にサンプル図形もご覧ください。
http://www.nakeru-p.com/dload_sample.html
単体だと単調だったスライドマスタが本文とバランスよく配置され、スライド
マスタだけが自己主張していないことをご理解ください。

●このように、体裁と内容を分離するために最初にスライドマスタの作成にと
りかかります。その際、スライドマスタは、それ単体で考えるのではなく本文
の装飾を考慮してバランスよく、そしてさりげないものを作成すべきなのです。

注意:PowerPoint、MS-Word、MS-Excelは、MicroSoft社の登録商標です。

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■3.読者ご相談コーナー
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Q.今度、会社でプレゼンテーション大会があるのですが、あまり時間があり
ません。手っ取り早く上手になる方法ってありませんか?

A.大変、率直な質問、ありがとうございます。
結論からいうと「ありません!!」(^^;)
というのもプレゼンテーションには、3つのスキルが必要で、それぞれの
スキルは、スキーや水泳などと同じように最初からううまくできるはずが
ないのです。

  何事も自ら実践し、失敗を重ねて糧にしていくしかないですね。私も最初
の頃に作成した資料は、それはひどいものでした。(^^;)
「2週間もかかって、この程度?」とクライアントが苦笑していたのを思
い出します。

  しかし、それだと答えにならないので、多少の近道の方法があります。
1.日常からメール、議事録、報告書などを論理的に書くようにする
2.プレゼン資料の上手な人の資料を真似る(電子ファイル)
3.プレゼンテーションの上手な人のものを見る

  といったところでしょうか。「1」〜「3」は、それぞれ3つのスキルに
対応するようにしています。でも、これらやったとしても明日、急にうま
くなることはないと思います。日頃から意識することでしょうね。

  プレゼンテーション大会の結果も教えてくださいね。(^_^)/

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■4.編集後記
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メールマガジンNo.2を発行しました。
今までは、ホームページを公開していただけだったのですが、情報発信するこ
とでまた、違った展開があるものですね。
・私のプレゼン資料を見てもらえませんか?
・コラボレーションしませんか?
・相互広告しませんか?
などです。基本的にお断りする理由もないので、すべて「Yes」と回答してい
ます。
また、次の展開としてセミナーを実施したいのですが、やはり、集客や会場
手配など、色々、大変そうです。
でも、頑張りますよ!!(^_^)/~

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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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注意:MS-OfficeXP、パワーポイント(PowerPoint)、MS-Word、MS-Excelは、
Microsoft Corporationの登録商標です。

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