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 では、最初の作業にとりかかりましょう。

 最初ににとりかかるのは、プレゼンテーションを行う目的や背景など基本情報の確認です。いきなり、 プレゼン資料の作成に取り掛かるのではなく、基本的な情報を再確認します。というのは、 プレゼン資料を作りはじめると、資料を完成させることが目的になってしまい、 本来の目的を見失うことがよくあるからです。私もよく失敗しました。 そのため、最初の段階で、目的や背景などを整理しておきます。

 ただし、この段階では、人により状況が異なると思いますので、まずはそれを確認します。 皆さんは現段階で以下のa.〜d.のどれに該当しますか?

  1. 既にプレゼンテーション資料の原稿となる企画書などが完成しており、後は、プレゼンテーション資料を作成するだけの人
  2. プレゼンテーションする内容についてある程度の情報をもっているが、原稿はまだない人
  3. プレゼンテーションするテーマは決まっているが情報をもっていない人
  4. プレゼンテーションするテーマ自体が決まっていない人

Step1:完成度の比較

 いうまでもなく、 a.の人が一番、短期間で作業を終えることができます。既に原稿はあるわけですから、 後はそれをパワーポイント(PowerPoint)で作成するだけです。ですので、Step1〜3は読み飛ばして Step4へ進んでください。

 b.とc.の人は、以下に続く手順が役立つと思いますので読み進めてください。

 問題は、 d.の人です。テーマ自体が明確でない場合、「早く決定してください。」としかいいようがありません。 プレゼンテーションを行う立場にあるわけですから、そこに至る目的(個人、企業)や背景があるはずです。

 これらを整理してテーマを絞り込んでください。ただ、一つアドバイスするとしたら、 ”自分が知っている内容であること” を発表すべきだと思います。自分の知らない内容を短期間で情報収集し、 まとめて発表したところで底の浅いプレゼン資料しかできません。 なにしろ説得力に欠けます。そのため、できるだけ自分が知っている、 または興味のあるテーマに絞り込むことをおすすめします。 ここでは、発表するテーマがある程度絞られていること(少なくともb.かc.の状態)を前提として進めます。

 それでは、以下の表の各項目を書き出してください。

 (1)テーマ プレゼンテーションを貫く一貫した主張
 (2)目 的 プレゼンテーションを行うことによる最終的な到達点
 (3)背 景 プレゼンテーションを行うことになった背景、経緯
 (4)対象者 プレゼンテーションの聞き手(社員、他社の社員、一般住民など)
 (5)時 間 プレゼンテーションの発表時間
 (6)概 要 発表内容の大まかなストーリー
 (7)ポイント ストーリーの中でも特に伝えたい内容

 ※参考までに、私が使用しているファイルを公開しますので、ご利用ください。

Step1:テーマの確認ファイル

(1)テーマ

 テーマとは、要するにプレゼンテーションの内容を一言でいうと「○○○○」である。 というものです。これはそのままプレゼンテーション資料のタイトルにもなります。

例えば、
「○○企業の環境対策」
「200X年度 ○○事業部 事業方針」
「○○製品 新企画案」
この”テーマ”がプレゼンテーションの背骨になるため、これを明確にする必要があります。

よいプレゼンテーションと悪いプレゼンテーションの違いは、 この「背骨」があるかないかにかかっています。

 よいプレゼンテーションはテーマが一貫しており、最初から最後まで同じこと主張しています。 しかし、悪いプレゼンテーションは、最初と最後で説明する内容が違っていたり、 途中で違う方向に行ってしまうため、最終的に「何が言いたいのかよく分らない。」といった状態に陥っています。

 そのため、しっかりと最初の段階で自分が話したい内容の背骨を作る必要があるのです。あー、すいません。 そんなに言うと、最初からつまずいでしまうので、とにかく仮でもいいから作ってください。 作成している途中で違ってきたら変えればいいのです。まずは方向性を決めることが大切です。

(2)目 的

 2つ目は、プレゼンテーションの目的が何なのかを明確にします。 プレゼンテーション資料を作成する場合、つい、資料を完成させることが目的になってしまい、 プレゼンテーションの本来の目的を忘れてしまうことがあります。 そのため、プレゼンテーションの目的を再確認してください。これは、資料の作成途中で何度でも確認する必要があります。

 例えば、

  • 自社の環境対策を周辺住民へ説明し、了承を得る。
  • 自らの部署の事業方針を説明し、役員に承認を得る。
  • 自らの製品企画を説明し、上司を含め関係部署の了解を得る。

 など、その内容によって目的は大きく異なります。

はじめに

(3)背景

 目的とは別にこのプレゼンテーションを行うことになった背景も明確にしてください。 なぜ、自分はプレゼンテーションを行う必要があるのか?会社の代表として? 部署の代表として?あるいは個人として?特に個人の場合は、自ずと分かっていることが多いですが、 会社の代表としてプレゼンテーションすることになった場合、ここに至る背景をしっかりと押さえていないと、 あらぬ方向のプレゼンテーションを行うことにもなりかねません。そこで、これらの背景を再度、確認しておく必要があります。

 例えば、

  • 環境問題で周辺住民から苦情がでており、それに対して問題のないことの説明が必要となっている。
  • 自らの部署が廃止される可能性があるため、新規事業の概要を説明しなければならなくなった。
  • 自己実現のために、みずから企画したアイデアを説明し、採用してもらいたい。

 など、その状況によって異なります。

(4)対象者

 対象者も重要です。プレゼンテーションの聞き手は、誰なのか?上司なのか部下なのか? 関係者なのか?年齢は?職業は?など、対象者によって書き方や用いる単語も違ってきます。 専門家には専門用語を用いてもよいですが、素人には、できるだけ平易な単語を用いて分りやすく説明する必要があります。

(5)時間

 時間は、プレゼン資料のページ数と関係があります。発表時間が長ければ資料のぺージ数も多くなり、 短ければページ数は少なくなります。では、1ページのプレゼンテーションで どれくらいの時間を掛けるのが適当でしょうか?内容にもよりますが、私は最大5分程度だと考えています。 プレゼンテーションは人の目を惹きつけておく必要があるため、 ある程度のテンポでページを変えていく必要があります 。1ページのスライドで多くのことを話したければスライドを2ページに分ければよいのです。 ともかく、プレゼンテーションの時間が長ければそれだけのページ数も必要になります。

(6)概要

 概要は、プレゼンテーションの内容です。ここでは大まかなストーリーを整理します。 たいていの場合、話すべき内容はある程度決まっていると思うので、大筋、「こんなことを話したい」と確認しておきます。

(7)ポイント

 概要の中でも特に強調したいこと、みなに伝えたいことを整理します。あまり多くない方がいいです。 できれば1点に絞った方がいいです。プレゼンテーションは、30分〜1時間程度が多いので、 その短時間で聞き手の記憶に何かを残さなければならないのです。そのためには、できるだけ伝えたいことを絞り込んだ方がいいのです。
「うちの会社の強みは5点あります。」というより、 「うちの会社の強みは、”これ”です。」 と言った方が記憶に残ります。
短時間で5点も覚えるのは大変ですからね。

 以上、思ったより簡単と思われたかもしれませんが、これらの項目を整理してベクトルを決めないと、 一生懸命作成した資料がまったく無駄なものになる可能性があるのです。
  私自身、この作業を怠ったために、 何度、無駄な時間を費やしたか分りません。 それから、これらの項目をきちんとクリアにしてから作業を開始するようにしています。

泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ