お問い合わせ業務提携メールアドレス変更・削除プライバシーポリシー特定商取引法に基づく表記 会社概要サイトマップ
メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.003号)

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
                                   
 ───────────────────────────────── 
    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.003号     
 ───────────────────────────────── 
 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 562名  
                                   
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・プレゼンに歴史あり!!
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
<前回のまとめ>
「情報を右から左へ流すだけで主張のないプレゼンを『トスプレゼン』という。
トスプレゼンに陥らないためには、自分の主張を中心に”目的”を明確にす
ることです。」
という内容でした。

●今回のテーマは、「プレゼンに歴史あり」です。
あなたは、プレゼン資料を作成する前に、どこまで前提条件を押さえているで
しょうか?「目的」は明確にした。「主張」も明確にした。これはNo.002でも
お伝えしたとおり、最初に押さえるべきポイントです。

●しかし、それだけではまだ足りません。次にやるべきなのは「背景」の確認
です。そもそもプレゼンを実施することになった背景は何なのでしょうか?

●これは人により状況は、様々だと思います。
例えば、
a.会社が新製品を発表したので、営業として顧客に対して新製品のプレゼ
ンを行うことになった。
b.四半期毎に事業報告、事業計画をプレゼンすることになっている。
c.技術論文などの成果を上長の前でプレゼンすることになった。
など、他にも数え切れないくらいの状況があると思います。

●では、ここで「a.」の営業マンの立場で説明します。
営業マンの立場としては、目的と主張は、大方、以下のようなものでしょう。
・目的:新製品を購入して欲しい。
・主張:新製品はお客様に大いに役に立つはずです。

●しかし、これだけでプレゼン資料を作成するには無理があります。しっかり
と「背景」を押さえましょう。
例えば、
・その顧客に対して以前、プレゼンをしたことはあるのか?
・その顧客に対して競合他社は、入り込んでいないのか?
・競合他社が入り込んでいる場合、競合他社製品と比較した自社製品の強み
と弱みは何?
・その顧客の現状の事業戦略は何?何を目指しているのか?売上は?利益は?
・その顧客の会社の沿革は?経営理念、経営方針は何か?
・その顧客は現状、何に困っているのか?

●つまり、プレゼンの聞き手(ここでは顧客)の情報をできるだけ多く集める
のです。目的や主張は、どうしても自社中心になりがちです。そのため、ここ
は冷静に聞き手が何を望んでいるのかを明確にする必要があるのです。

●このように書くととても難しく感じますね。もっと簡単な例で説明します。
例えば、あなたが恋人の誕生日にプレゼントを渡したいと思った場合、目的や
主張は、以下のようなものでしょう。
・目的:恋人に喜んでもらう
・主張:恋人のことが好きだ
となります。これだけの情報でプレゼントを買ったりしないですよね?もっと
背景を押さえるはずです。

 ・恋人の好み、趣味は何なのか?
・逆に嫌いなものは何なのか?
・去年の誕生日に何をもらったのか?また、誕生日以外のイベント(クリス
マスなど)に何をもらったのか?
・今、一番、欲しがっているものは何なのか?
などを事前に調査し、恋人が一番、喜ぶであろうものを買いますよね?それと
なんら変わりません。恋人へのプレゼントと同じように顧客が望んでいるもの
を提案するのです。

●では、なぜ、恋人の場合は、そこまで考えられるのに、顧客のことになると
そこまで背景を調べないのでしょうか?それは、単純な話です。

        「気持ち」がこもっていないからです。(T_T)

恋人の場合は、心から「喜んでもらいたい!!」という気持ちがこもっている
ので、一生懸命考えるのです。しかし、顧客の場合、「仕事だから」というこ
とで、なかなか気持ちがこもらないのです。だからこそ、気持ちをこめて取り
組む必要があるのです。

●ちなみに、プレゼンテーション(Presentation)とは「贈り物」という意味も
あります。
# □ヾ(・o・)へぇへぇへぇ〜...

●ここまでくるともうお分かりだと思いますが、目的や主張を整理しただけで
は、的外れのプレゼンを行う可能性があるのです。そのために「背景」を押さ
える必要があるのです。

●さらにもうひとつ、上記の例は「a.」の営業マンの立場でしたが「b.」
の場合はどうでしょう?この場合、顧客ではなく、自社の背景を押さえる必要
があります。
・今年度の事業目標は何なのか?
・昨年度の事業計画、事業報告はどのようなものか?また3年前は?5年前は?
・そもそも自社の事業戦略、事業ドメインは何なのか?
・もっと遡って自社の経営理念や経営方針は何なのか?
などです。こうなるとプチ経営者ですね。
このような背景をもとに現時点で”ベスト”のプレゼンを行うのです。

●このように背景を押さえることである事実が見えてきます。それはプレゼン
は、過去や未来と決別したところに存在するのではなく、その線上に存在する、
ということです。

    |-------過 去-------||--現在--||-------未 来-------|

    →---○-----○-----○-----★-----○-----○-----○---→

    ○:事象や出来事
★:プレゼンテーション

ちょっと堅いですかね。

●でも、ご理解ください。あなたのプレゼンは、過去とつながっていますか?
また、未来とつながっていますか?過去や未来を無視したところの浮遊したプ
レゼンはありえません。

             ”プレゼンに歴史あり”

●以上、今回は、プレゼン資料を作成する前には、目的と主張だけではなく、
「背景」を押さえましょう。そうでないと、恋人はあなたのプレゼントを受け
取ったとしても全然、喜んでくれません、という内容でした。
あれっ!? (^^;)???

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・スライドマスタ5つの注意点!!
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
<前回のまとめ>
「最初に取りかかるのは”スライドマスタ”の作成です。スライドマスタを作
成することで、デザインと内容を別々に検討することができます。但し、
スライドマスタは自己主張するものではなく、全体とのバランスを考えたも
のにするべきです。」
という内容でした。

●今回は、スライドマスタを作成する際の注意点について説明します。ただ、
その前に、パワーポイントでは、標準のスライドマスタがあるので、そちらの
使用方法を説明しておきます。

注意:MS-OfficeXPを基本として記載しています。
a.パワーポイントを立ち上げます。
b.ツールバーの[書式]→[スライドのデザイン]を選択します。
c.MS-OfficeXPの場合「スライドのデザイン」が表示され、沢山のスライド
マスタが表示されます。
d.自分の好みのスライドマスタを選択し、ダブルクリックします。
e.スライドマスタが自動的に反映されるので、この後は普通に作図します。

●このようにパワーポイントに標準のスライドマスタを使用することもできま
す。ただ、私は、標準のスライドマスタは自己主張が強すぎて、使用していま
せん。

●そうなると自分で作成するしかありません。以下のURLからダウンロードする
ことも可能ですが、皆さんがオリジナルを作成することも可能です。
http://www.nakeru-p.com/dload_smaster.html

●オリジナルのスライドマスタの作成方法は、No.002でお伝えしたとおり表紙
用と、本文用で分けて作成すると便利です。
#ここでは、本文用のみ記載します。表紙用を知りたい場合は、No.002を参照
ください。
a.ツールバーにて、[表示]→[マスタ]→[スライドマスタ]
b.ツールバーにて、[新しいスライドマスタの表示]
c.自由に”本文用”のデザイン作成行います。
d.「スライドマスタ表示」のツールバーの[マスタ表示を]閉じるを選択
e.標準画面に切り替わるのでこの後は普通に作図します。

●なお、「c.」における作図の方法は、以下を参照ください。
http://www.nakeru-p.com/step_5_1.html

●ただ、スライドマスタを作成する際には、いくつか注意点がありますので、
それをお伝えしておきます。

●(1)必要以上に多くのオブジェクトを配置させない
スライドマスタに「会社のロゴ」「ISO認証ロゴ」「タイトル」「図」など、
ゴテゴテとオブジェクトを配置する人がいます。しかし、これは自己満足なだ
けです。

プレゼンの目的は資料作りにあるわけではなく、いかに自分の伝えたいことを
分かりやすく伝えるかです。オブジェクトを多く配置すると、聞き手がそちら
に気をとられてしまい、本来の目的を見失うことになるので、必要最小限に留
めます。

●(2)背景色に注意する
プレゼンを行う会議室の多くは部屋が暗いのが一般的です。ですので、背景色
としても暗い色を用いて文字を白などで表現する人も多くいます。しかし、私
は、背景色は白で十分だと思っています。

というのは、背景色に暗い色を用いると、暗い感じになりますし、印刷にも時
間がかかります。また、パワーポイント(PowerPoint)のデフォルトは白地に
文字が黒なので、これを白⇔黒を逆転させるためには、それだけ時間がかかる
のです。にもかかわらず、それだけの時間をかける効果がないと思っています。

●(3)背景図は凝らないこと
スライドマスタの作成時に[書式]→[背景]→[塗りつぶし効果]→[テクスチャ]
などで模様をつけたりすることもできます。しかし、これらの模様をつけると
文字が見にくいため使う必要はないはずです。

もし、使用されるのであれば、これも(1)と同様に、それなりの意味をもたせ
ることと、文字がしっかりと見えるような工夫が必要になります。

●(4)文字は明朝体を使用しない
文字のフォントは、基本的にゴシックなどの太い文字がよいです。明朝体など
は、プロジェクタに写した場合、文字が欠ける場合があるからです。なお、
「MS ゴシック」の場合、全て文字の幅は同一ですが、「MS P ゴシック」の場
合、文字によって幅が異なるので注意が必要です。

●(5)文字は大きくする(最低20ポイント)
最後に注意すべき点としては、文字のフォントサイズです。フォントサイズは、
最低で20ポイントぐらいにとどめたいところです。あまり小さな文字は見えな
いですし、そこまで細かく表現する意味がないからです。

プレゼン資料を配布して、後日、熟読してもらう、などを想定している場合は、
小さい文字でも意味があります。しかし、その場で終了してしまうプレゼンの
場合、小さな文字で細々と書く必要性が見あたりません。たとえ、書いたとし
ても誰も見ていません。

●以上、スライドマスタを作成する際の注意点を記載しました。上記、(1)〜
(5)の注意点を踏まえて、スライドマスタはあまり自己主張しないようにして
ください。(^_^)/~

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■3.読者ご相談コーナー
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
Q.パワーポイントを使用してプレゼン資料を作成していますが、なかなか上
手な資料ができません。なぜでしょうか?

A.よくありがちですよね。
ここでのご質問の”上手な資料”とは「デザイン的な話」なのか、「内容
そのものの話」なのかで違ってきます。

  デザイン的は話であれば、図形の配置や配色などについてアドバイスでき
ますが、内容の話になるとどうしても説明が長くなります。(^^;)

  ご理解いただきたいのは、プレゼンには、大きく3つのスキルが必要です。
・その1 : どうやってプレゼン資料を準備するのか?
・その2 : (それを)パワーポイントでどうやって作るのか?
・その3 : (それを)どうやって発表するのか?

  「その3」は、ご質問には該当しないので、ここでは省略しますね。
「その2」については、「パワーポイントの使い方」など、多くの書籍が
発行されていますので、そちらを読まれることをお勧めします。

  私が、一番、修得が難しいと考えているが「その1」です。「その1」の
修得は一朝一夕にはできないのです。日頃からメールや議事録、報告書等
で自分の考え方を

             ”論理的に表現する”

  訓練をするしかないと思います。というのは、プレゼンテーションは、論
理の塊(かたまり)のようなものだからです。

  この論理的な表現ができるようになると、あとは、それをMS-Wordで書くの
か、パワーポイントで書くのか、という表現方法の違いだけです。このあ
たりについては、いつの日かメルマガで説明しようと思いますので、
お楽しみに。(^_^)/~

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■4.編集後記
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
メルマガNo.003を発行しました。
ここで、ちょっと不安になってきたのですが、皆さんは、私がプレゼンテーシ
ョンのスペシャリストで、すべてのプレゼンが大成功をおさめている!!と思
われていないだろうか?ということです。

ぜんぜん、そんなことはありません。現実はもっと厳しいです。(^^;)

メルマガで偉そうに「なんだかんだ」と言いながら「自分のもっとも身近な嫁
さん一人説得できないくせに!!」と、もう一人の自分が自分に突っ込みを入
れています。(T_T)

             ”夫婦に歴史あり”

あっ、でも、ここまで書いて分かりました。「気持ち」がこもっていないので
すね...自分で言っていながら...(^^;)
んー、プレゼンテーションって奥が深いですよね。

───────────────────────────────────
バックナンバーの閲覧、購読登録・解除、ご意見・ご感想
───────────────────────────────────
□”実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座”のバックナンバーは、
http://www.nakeru-p.com/melmag_bkno.html

□”実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座”の購読登録・解除は、
http://www.nakeru-p.com/melmag.html

□”実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座”では、幅広くご意見・
ご感想をお待ちしております。ご質問・ご意見はこちらまで。
http://www.nakeru-p.com/other_question.html

───────────────────────────────────
発行元
───────────────────────────────────
□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
本メルマガは転送はOKです。良かったら知人の方やお友達にご紹介ください。
ただ、その際は、全文を改変せずに転送・回覧ください。

注意:MS-OfficeXP、パワーポイント(PowerPoint)、MS-Word、MS-Excelは、
Microsoft Corporationの登録商標です。

泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ