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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.005号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.005号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 598名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・江川と掛布は、プレゼンが上手?
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<前回のまとめ>
「プレゼン資料を作成する前に”目的・主張・背景・聞き手・時間”を明確に
し、完成イメージを描きましょう。なぜなら、プレゼンには正解がないから
です。そうでないと無駄な作業をすることになります。」
という内容でした。

●いよいよプロ野球が開幕しましたね。(^-^)/ 私は、子供の頃から阪神ファ
ンだったので、今年は、とても楽しみです。TVでよくプロ野球を見ますが、
私のお気に入りの解説者は、江川さんと掛布さんです。

●なぜなら、理論がしっかりしていて、解説内容が論理的だからです。素人の
私がお二人の解説を聞くと10倍ぐらい楽しめます。「なんでそんなところが分
かるの???」といつも関心します。

●このお2人がコーチになるときっと、選手が良く育つのでは?と思います。
一方、私が好きでない解説者は、論理的な説明が少ない解説者です。失礼なが
ら、こういう人がコーチだと選手がなかなか育たないのでは?と思います。

●これは、仕事でも同じです。仕事の指示が論理的である上司の場合、とても
やりやすいものです。
・なぜ、そうするのか?
・目的は何なのか?
といったことに対して明確な回答が用意されているからです。

●逆に、仕事の指示がとてもアバウトな上司もいます。なぜ、そうするのか?
と質問すると逆に
「なぜ、分からないんだ!!」
「何年やってるんだ!!」
などと怒られたりします。(^^;)

●このような上司の場合、人間性で組織を引っ張ることが可能かもしれません
が、どうしても限界を感じます。特に組織が大規模になると情報がうまく伝達
しないため、組織力を発揮できないからです。

●組織を上手に運営していくためには、論理性は不可欠です。これと同時に自
分の頭の中にある情報を上手に伝達する「プレゼンテーション能力=コミュニ
ケーション能力」も不可欠なのです。つまり、言い換えると、

    ”自分の考えを他人に正確に伝えることができるか?”

ということです。

●プレゼンテーションとは、単にパワーポイントで資料を作成し、それを発表
するイベントのことだけを指しているのではありません。日常の業務のすべて
においてプレゼンテーション能力は必要なのです。

 ・皆さんは、上司や部下に対して正確な報告ができていますか?
・上司や部下に対して正確な連絡ができていますか?
・部下に対して正確な作業指示ができていますか?

●よく「プレゼンテーションが苦手」という方がいらっしゃいますが、実は、
普段から情報を論理的に説明するのが苦手なのではないでしょうか?

●そうなると、いくらパワーポイントが使える、といっても根本的なスキルが
欠けているので当然のごとく、プレゼンテーションが苦手になるのです。
・論理的な説明が上手なプロ野球解説者(江川さんや掛布さん)
・指導の上手なプロ野球コーチ
・作業指示が論理的な管理職
このような人たちは、きっとプレゼンテーションも上手なはずです。

●このように、プレゼンテーションとはコミュニケーション能力の一つです。
もし、プレゼンテーションが苦手、という場合は、パワーポイントの使い方や
デザインをどうするか?という以前に、自らの主張を論理的に説明できるか?
という日常の情報伝達方法を点検してみることをお勧めします。

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・四角形を用いるメリットとは?
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<前回のまとめ>
「下書きが終わり、スライドマスタが完成したら、アウトラインで目次を作成
しましょう。そして、図を作成する前にはグリッドを設定します。さらに、
作図の際には、四角形を用いてレイアウトを決定しましょう。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●前回に続き、四角形を用いる利点について説明します。
例えば、簡単な例として、
┏━━━━━━━┓
┃  課 題  ┃
┗━━━━━━━┛
という図を作成する場合、皆さんはどのように作成されますか?

●多くの方が、
1.図形で四角形を作成する
┏━━━━━━━┓
┃       ┃
┗━━━━━━━┛
2.テキストボックスに文字を入力する
┌───────┐
│  課 題  │
└───────┘
3.2つのオブジェクトを重ねあわせる
┏━━━━━━━┓ ┌───────┐ ┏━━━━━━━┓
┃       ┃+│  課 題  │=┃  課 題  ┃
┗━━━━━━━┛ └───────┘ ┗━━━━━━━┛
という手順ではないでしょうか?

●この場合、四角形とテキストボックスという2つのオブジェクトが存在する
ので、今後の修正などで常に2つのオブジェクトを意識して修正することが必
要になります。それはシンプルではありません。

●例えば、上図の場合、四角形のサイズを大きくしたいと思ったとします。そ
うすると、2つのオブジェクトを選択し、同時に大きくする必要があります。

●また、四角形の線の色を赤色にしたいと思った場合、テキストボックスはそ
のままで四角形の線だけを選択して赤色にしなければなりません。

●このように2つのオブジェクトが存在することで作業が二度手間になるので
す。そこで、これを回避するために、四角形の図の中にテキスト文字を入力す
ることで、

      ”1つのオブジェクトとして取り扱うのです”

●四角形の図の中にテキスト文字を入力する方法は以下です。
・作成した図をクリックし、マウスの右ボタンをクリックします。
・[テキストの追加]を選択すると文字入力が可能になります。
・図形の中にテキスト文字を入力します。
これだけです。

●こうすることでいくつかの利点があります。
1.図形の調整が簡単
図形を大きくしたり、小さくするときに図形を選択するだけで調整が可能

 2.図形の移動が簡単
図形を移動(上下左右など)する場合、図形を選択するだけで移動が可能

 3.図形の色の変更が簡単
テキストボックスは無色で、図形の色だけ指定したいと思うことが多いで
すが、テキストボックスが存在しないので、図形の色を簡単に変更するこ
とが可能

 4.図形の変更が簡単
No.004でお伝えしたとおり、場所とり(レイアウト)は完了しているので、
後は、四角形の角を丸くしたり、円形にしたり、☆形にしたり、この後、
どのような図形に変更しても場所の調整が不要です。

●このように、プレゼン資料作成の際は、オブジェクトが少ないほうが後々の
修正のことを考えると便利なのです。

●そのため、レイアウトの基本となる四角形を中心として、四角形の”中に”
テキストを入力することでオブジェクトを1つにし、その後の作業を短時間で
済ませることができるのです。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>
Q.プレゼンテーションの基本的な流れを勉強したいのですが、何かよい本は
ないでしょうか?

A.良いタイミングでした。
今、ちょうどお勧めの本を読み終えたところです。
・タイトル:相手に「ありがとう!」と言わせるプレゼンの達人になる技術
・著  者:西 等(にし ひとし)
・出  版:中経出版
・価  格:1400円
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4806117528/nakeru-22

  なにしろ第1章が「Mind」です。さらに、P.26の”警告4”には、こんな
ことが書いてあります!!

    「プレゼンはスキルだけあれば十分」と考えていないか?

  そう”気持ち”が重要と書いてあるのです。(^_^)/~
これを見た瞬間に買ってしまいました。泣けます!!
また、「プレゼンに参加依頼がある時点で恥ずかしいと思え」などと書い
てあり、とても勉強になる本です。特に営業マンは必読です。
読まれた後は、私にも感想を教えてくださいね。

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■4.編集後記
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<編集後記>
いやー、花見に行ってきました。(^_^)/~
私が行ったのは東京世田谷の砧(きぬた)公園です。
http://season.biglobe.ne.jp/sakura/spot/20227.html
あそこの桜は見事ですね。
ソメイヨシノ、ヤマザクラ、シダレザクラ、八重櫻などあちらこちらに
咲いています。その数は1000本になるそうです。

砧公園のよいところは、公園の真ん中に桜が咲いているところですね。
なので、芝生の上でお弁当を食べたり、ゴロゴロ寝ながら思い思いに
桜を鑑賞できるんです。

我が家もレジャーシートを敷いて、おにぎりを頬張りながら、鑑賞しま
した。その後は、ただただ、何もせずに桜だけを見ていました。

次に鑑賞できるのは来年かと思うと、本当に桜は儚いものですねぇー。

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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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