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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.006号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.006号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 600名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・高い山には訳がある。
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<前回のまとめ>
「プレゼンテーションは多くの人がいる前でパワーポイントで発表するイベン
トのことだけを指しているのではありません。仕事を進めていく上でのコミ
ュニケーション能力の一つです。そして、その基本となるのは論理性です。」
という内容でした。

●新撰組がブームですね。私も「新撰組」と聞くと、なんとなく切ない気持ち
が沸いてきます。きっかけは司馬遼太郎先生の「燃えよ剣」です。あの本を読
んで新撰組の、特に土方歳三の悲しくて美しい人生があったことを知り、泣き
ました。

●司馬遼太郎先生は、非常に多くの歴史小説を世に出されていますが、そのバ
ックボーンには、約2万冊もの書籍があるそうです。
※司馬遼太郎記念館(http://www.shibazaidan.or.jp/)より

●2万冊の本を納めた書架は、地下1F〜地上2Fまで約11mにもなるそうです。
一度、見てみたいですね。これだけの蔵書をベースとして数々の秀逸なる歴史
小説が世に出たのですね。

●プレゼンテーションの質を上げるためのポイントは「情報収集」です。
情報収集で資料の質が上がるか、下がるかが決まるといっても過言ではありま
せん。

●例えば、砂場で、できるだけ高い山を作ろうとするとどうしても底辺を大き
くした方が高い山ができますよね。それと同じです。できるだけ情報収集量を
多くした方が質の高い資料ができます。

●しかし、残念ながら、すべての人に時間は平等です。プレゼン資料の準備の
ために情報収集だけで時間切れになっては意味がありません。

●では、どれくらい時間を掛ければよいのでしょうか?私は、仕事で多くの提
案書を作成してきましたが、最も一般的なもので10日ぐらいかけていました。
その割合は以下の通りです。(参考程度に)
・テーマや背景の確認:1日
・情報収集     :3日
・構想+下書き   :2日
・デジタル化    :2日
・ブラッシュアップ :1日
・修正       :1日

●このように情報収集だけで3日=30%になります。パワーポイントを利用した
デジタル化は、2日もあれば十分です。密度の濃いプレゼン資料を作成するなら
情報収集にこそ時間を割くべきなのです。

●そこで、情報収集にできるだけ時間を掛けます。すると今度はまた新たな壁
がでてきます。それは、

           ”情報が多すぎて混乱する”

という状況です。
あちらにもこちらにも重要と思える情報が沢山あり「どうすればいいんだ!!」
と叫びたくなる状況です。(^^;)

●大丈夫です。ご安心ください。こういう状況を乗り切る方法もちゃんとあり
ます。以下の(1)〜(3)を押さえれば大丈夫です。

●(1)能動的なアプローチ
短期間で多くの資料に目を通す必要があるとき、単にダラダラと資料に目を
通していては時間がかかるだけで役に立ちません。そうではなく、もっと能
動的に資料に目を通すのです。

  ・何が書かれているのか?
・自分が必要としている情報なのか?
を押さえながら読むのです。ここがとても重要です。

 資料から何かを学ぶ、というような受身の姿勢でいるから情報に踊らされる
のです。あなたが必要とする情報を資料などから”獲得”するのです。そう
です。もっと能動的にアプローチするのです。

●(2)日常からの情報収集
先ほど情報収集の時間は限定されているとお伝えしました。そのため、その
時間を効率的に使うためには普段から情報収集しておくことです。そして、
その時のポイントは「どこにどのような情報があるのか」を頭の中で整理し
ておくことです。

  ・何月何日頃の新聞に「□□」の記事があった
・何月号ぐらいの何という雑誌に「○○」という特集があった
・あの人は「△△」にとても詳しい
というインデックス情報をもっていれば、いざという時にそこを手がかり
に調べることができます。

●(3)目的の確認
情報収集していくと使える情報が沢山でてきます。これも使える、あれも使
えると。しかし、そのような時には、目的を再度確認することです。

  ・自分が欲しい情報は何なのか?
・何を収集すればよいのか?
そして、目的に沿わない情報は捨てるのです。最初の段階(メルマガNo.002)
で「目的を確認しましょう」とお伝えしましたが、その理由がここでもご理
解いただけると思います。

●以上、プレゼンテーションの質を左右するのは情報収集力である。そのため
できるだけ時間を掛けた方がよい。しかし、情報収集に時間を掛けると混乱す
る可能性がある。これを回避するためには「能動的なアプローチ、日常からの
情報収集、目的の確認」を行うことです。

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・オブジェクト調整時のTips
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<前回のまとめ>
「スライド上での作図の基本は四角形を用いて作成することである。そのメリ
ットは、テキストを入力することでオブジェクトを1つできること、大きさ
の調整・移動・色の変更・図形の変更が容易だからである。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●前回までで、四角形で大まかなレイアウトと位置決めができたと思います。
今回は、図形調整のTips(ちょっと便利な機能)をお伝えします。

●(1)オブジェクトの任意の選択

       ”shiftキー+マウスでクリック”

スライド上に複数のオブジェクトを配置した場合、その配置したオブジェクト
の全てではなく、いくつかを選択したい場合があります。
その場合、shiftキーを押しながら、マウスクリックで選択可能です。マウス
で囲むのと同じなのですが、オブジェクトが多い場合に便利です。

●(2)図形の縦横比固定の大きさ調整

       ”shiftキー+マウスで図形を調整”

図形の大きさを大きくしたり、小さくしたい場合、できれば、その縦横比を保
ちながら調整したい場合があります。
その場合、shiftキーを押しながら、マウスで図形を調整します。
逆に、shiftキーを押さないと、縦横比関係なく、図形の調整が可能です。

●(3)オブジェクトの移動

       ”上下左右(↑↓←→)キーを押す”

オブジェクトを作成した時、オブジェクトの位置を微妙に修正したいことがあ
ります。
その場合、移動させたいオブジェクトをマウスで選択し、上下左右(↑↓←→)
キーを押すだけで、少しずつ移動させることができます。

●(4)図形の変更

     ”[図形の調整]→[オートシェイプの変更]→任意の選択”

前回までに四角形を用いてレイアウトと位置決めをしましょう、とお伝えしまし
た。しかし、実際は、四角形だけでなく、円形や角丸を使用することも多いはず
です。その場合、[図形の調整]→[オートシェイプの変更]→任意の選択(□や△
など)で変更可能です。

ちなみに、
・四角形⇒円形へ変更の場合
[図形の調整]→[オートシェイプの変更]→[基本図形]→円形

・四角形⇒角丸へ変更の場合
[図形の調整]→[オートシェイプの変更]→[基本図形]→角丸四角形

となります。

●(5)角丸四角形のカーブの調整

     ”角丸四角形の選択→黄色いポッチを調整”

角丸四角形を作成した場合、四角形の大きさでカーブの大きさが自動的に決定し
ます。しかし、「もっと小さいカーブにしたい」と思うことがあります。その場
合、マウスで角丸四角形の選択→黄色いポッチを調整することで可能です。

●なお、いずれを実施するにしても「グリッド」の設定をした方が位置が固定す
るので、整理された図を作成することができます。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>
今回は、読者の皆様からの質問ではなく、
「次世代営業リーダー創出プロジェクト」のアールトゥの山口晃二様から以下
のインタビューを受けましたのでそのご報告です。(^_^)/~

Q.1 HPを立ち上げたきっかけは?
Q.2 メールマガジンを発行した目的は?
Q.3 プレゼン資料作成の大きな間違いは?
Q.4 プレゼン資料とは?一言で言うと?
Q.5 スキル上達のメリットは?
Q.6 どのようにつくればいいのか?
Q.7 何に気をつければよいか?
Q.8 成功したい営業マンに言いたいこと、アドバイスはありますか?

A.インタビューの回答は、以下のURLを参照ください。
ちょっと恥ずかしいですが、自分の正直な思いをお応えしました。
ちなみに「無料」でダウンロードできます。
http://www.f-knowledge.com/r2/newsletter.htm
Change Leader - Journal <チェンジリーダー・ジャーナル>
◆最新号 VOL.5
2004年4月5日発行(PDFファイル、A4判、カラー4P)

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■4.編集後記
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<編集後記>
いやー、インターネットって色々なサービスがありますね?
「ゆびとま?」って知ってますか? http://www.yubitoma.or.jp/
インターネット上の同窓会のページです。

自分の卒業した学校に自分のメールアドレスを登録すると、同じ学校の卒業生
が登録する度にメールでお知らせしてくれるのです。

私も登録していたのですが、中学生の時の同級生とメールしました。(^^;)
「昔、授業中に暴れて先生を困らした人いたよね!!」
「いたいた!! あの人、今は...」
などと、昔話に花を咲かせてタイムスリップしたようで楽しかったです。

こういうサービスって本当にインターネットのメリットを活かしていると思い
ますよね。皆さんも登録してみては? (^^;)

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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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