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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.007号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.007号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 616名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・視点、おそるべき力!!
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<前回のまとめ>
「プレゼンテーションの質を左右するのは情報収集力である。そのためできる
だけ時間を掛けた方がよい。しかし、情報収集に時間を掛けると逆に情報に
溺れる可能性がある。これを回避するためには”能動的なアプローチ、日常
からの情報収集、目的の確認”を行うことです。」
という内容でした。

●深夜のTVショッピングを見たことありますか?
先日、パソコンの紹介をしていて、何だかとても高機能パソコンに思えて思わ
ず買いたくなりました。

●あれって不思議なものです。電気屋に飾ってあるだけならなんともないので
すが、TVショッピングで紹介されると、何かすごいものに思えるんですよね。

●プレゼンテーションでも同じように、説明の対象となる製品やビジネスプラ
ンなどを、よりよく表現するスキルが必要です。

●私は仕事で、よく「プレゼン資料って何を書けばいいんですか?」と聞かれ
ることがあります。(^^;)
気持ちは、分かりますよ。私もたまに途方に暮れることがありますから。

●ただ、冷静に分析すると、こういう状態は以下に分類できます。
a.書きたくない。やりたくない。
b.書きたいことは漠然とあるけど、どうしてよいか分からない。
c.書きたい気持ちはあるけど、思いつかない。
という状態です。

●a.は論外なので除外します。気持ちを込めましょう!!(^^;) b.の解決
方法はあるのですが、また別の機会に説明しますね。
今回は、「c.」の状態=「書きたい気持ちはあるけど、思いつかない」に焦点
をあてます。

●例えば、ここに1冊の本があります。一度読んでみましたが、大しておもし
ろくもなく、感動もなく、興味ももてない本だったとします。

●もし、あなたがこの本を友達に買ってもらえるようにプレゼンテーションし
なければならない場合、どうします?まさに「何も思いつかない」という状態
です。

●無理やり説明するなら「とても平凡な本です。」といったところでしょうか。
しかし、プレゼンターとしてはそれでは失格です。

●提案書、企画書、ビジネスプラン、製品説明などあらゆるプレゼンテーショ
ンの種類がありますが、共通するのは、そのプレゼンテーションの対象を

         ”活き活きと、蘇らせなければならない”

ということです。先のTVショッピングのように。何も書くことがない、と放棄
してはいけません。そんな時にこれを乗り越える2つの『コツ』があります。

●1つ目の『コツ』は”前向きな視点で見る”ということです。
・平凡な本かも知れないけど、その中でも何かわずかでも心に残ったものは
なかったか?
・自分にとっては興味がなくても、他人にとっては興味があることはないか?
など、良いところを探すのです。

●ついでに言うと、前向きな視点でものを見ると用いる言葉も変わってきます。

            「問題点」→「課題」

などです。
同じことを指しているのですが、問題点の場合、問題を挙げているだけで、解
決する姿勢が見られません。問題を挙げるだけなら誰でもできます。

●しかし、「課題」と表現すると、その問題を如何に解決するのか、というと
ころまで考えていると受け取れます。

●2つ目の『コツ』は、”視点を変える”ということです。
先ほどの本を例として「何かを説明しなくては。」と、つい本の内容に固執し
がちです。しかし、それが思いつかない場合、内容以外に視点を移せばよいの
です。

●例えば、「タイトル、作者、出版社、帯のコメント、色合い、文字、価格、
販売数、読者など」様々なもの視野に入ってきます。これらの良いところをピ
ックアップすればよいのです。

●いずれにしても「視点」が共通するところがおもしろいですね。
ただ、現実は「何も書くことがない」というような製品やビジネスプランをプ
レゼンテーションする機会は少ないはずです。(^^;)

●それでも、プレゼンテーションの対象となる製品やビジネスプランを前向き
な視点で捉え、なおかつ視点を変えてよいところをピックアップし、”活き活
きと、蘇らせなければならない”という点ではまったく同じです。

●つまり、プレゼンテーションを活かすか、平凡なものにするかは、

        ”あなたの「視点」にかかっているのです。”

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・テキストのTips(1)
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<前回のまとめ>
「四角形で大まかなレイアウトと位置決めができたので、図形調整のTips(ちょ
っと便利な機能)をお伝えします。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●今回は、テキストのTips(ちょっと便利な機能)をお伝えします。四角形の中
のテキスト(文字)を如何に美しく見せるか、です。

●はじめにパワーポイントで以下の準備をします。
ツールバーから[表示]→[ルーラ]をチェックします。
すると、ツールバーにルーラが表示されます。
▽--------------------------------------------------------------

□--------------------------------------------------------------

●行頭揃え(1)
四角形の図形の中にテキストを入力した際、テキストを一番左端ではなく、
少しだけ右にずらしたい、と思うことがあります。そんな時にはルーラを利
用します。
#決して、全角スペースで埋めないでくださいね。(^^;)

 [四角形を選択]→[文字の先頭位置にカーソルをセットする]

 ここで、□をマウスで選択し、右に移動させれば先頭位置の調整が可能です。
-----▽---------------------------------------------------------
△テキストを入力する場合、この位置からの記入になります。
-----□---------------------------------------------------------

 なお、上記の例では、移動間隔がルーラの指定間隔でしか調整ができません。
もっと微調整する場合は、CTRLキーを押しながらマウスで選択します。


●行頭揃え(2)
四角形の図形の中に複数のテキスト(例えば、”タイトル”と”内容”など)を
複数行入力した際、すべての行で”内容”の位置を揃えたい、と思うことがあ
ります。

 例えば、以下のような場合、MS Pゴシックでは○○○の位置がずれます。

     タイトル       内 容
1.社会環境     ○○○○○○○○○
2.企業としての課題  ○○○○○○○○○
3.労働者しての課題 ○○○○○○○○○

 そんな時にはルーラにタブをセットし、「内容」の先頭位置をタブで飛ばせ
ばよいのです。
#決して、全角スペースで埋めないでくださいね。

 [四角形を選択]→[ルーラ内に位置を揃えたい箇所をマウスでクリックする]

 すると、ルーラ上に文字位置を揃えたい箇所に┗が現れます。これがタブの
位置です。
▽--------------------------------------------------------------
△           ┗ →これがタブの位置
□--------------------------------------------------------------

 次に”1.社会環境”の最後の位置にマウスを置き[タブ]ボタンを押します。
すると”1.社会環境”と○○○の間が[タブ]で埋められ、○○○の位置が
決定します。これを同様に全行とも繰り返します。
※タブは、複数配置することが可能です。

 ▽--------------------------------------------------------------
△            ┗ →これがタブの位置
□--------------------------------------------------------------
1.社会環境______○○○
2.企業としての課題__○○○
3.労働者しての課題__○○○
_は、タブを指します。すべての行で○○○の位置が揃います。

●画面イメージでは分かりにくいかもしれないです。文字位置を正確にするに
はMS P明朝やMS Pゴシックではなく、MS明朝やMSゴシックなどの等間隔フォン
トにすることでずれないように調整することも可能です。

●しかし、ここはちょっとかっこよく、「ルーラ」を使用する方法をお伝えし
ました。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>

Q.いつもメールマガジンを楽しく読ませていただいています。
ところで、サンプル図形をダウンロードしましたが、今ひとつ、うまく
利用できません。どのように使えばよいのか、もう少し具体的に教えて
いただけないでしょうか?

A.サンプル図形のダウンロードありがとうございます。
もともと、プレゼン資料を0(ゼロ)から作るのは大変であろうと思い、
提供させていただいているものです。
http://www.nakeru-p.com/dload_sample.html

  そこで、ご質問の回答としては、以下の手順をお勧めします。
1. 先行してプレゼン資料の下書きは作成しておく
2. すべてのサンプル図形をダウンロードする
3. サンプル図形の中で「1.」で使えそうなスライドをピックアップする
4. 「3.」のサンプル図形の図形をコピーし「1.」のスライドに貼り付け
(ペースト)する

  という手順です。
要するにサンプル図形をそのまま利用するのではなく、自分の欲しい図形を
サンプル図形から探して利用する、ということです。

  不明点などありましたら、ご連絡ください。(^_^)/~

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■4.編集後記
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<編集後記>

先日、生命保険をはじめとして現在、加入している保険の見直しを行いました。
今まで面倒だったし、証書を見てもどうしても難しくて理解することも避けて
いたのですが、思い切って勉強しました。

すると...
ガーン!!(T_T) 馬鹿でした。自分が嫌になりました。

私が加入していたのは「終身付き定期保険」というやつです。
保険のおばさんに薦められるまま、加入し、2度の転換まで行いました。
また、あまり考えずに郵便局の「学資保険」にも加入していました。
自動車保険なんか、同じ保障で価格が2倍も違いました。

はぁー...
もっと早く勉強しておけばよかったです。(T_T)
それにしても保険って複雑です。

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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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