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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.008号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.008号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 631名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・検索エンジン対策!!
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<前回のまとめ>
「プレゼンテーション資料を作成する段階で”書くことが何もない”と途方に
暮れることがあります。そんな時は、プレゼンテーションの対象となる製品
やビジネスプランを前向きな視点で捉え、なおかつ視点を変えてよいところ
をピックアップすることで解消できる場合があります。プレゼンテーション
を活かすか、平凡なものにするかは”視点”にかかっている。」
という内容でした。

●先日、東京駅近くの八重洲ブックセンターに行きました。
八重洲ブックセンターは本のデパートと言われているだけあって、9つもフロ
アがあります。

●探している本を9つのフロアの中から探し出すだけでも大変ですが、良い本
が見つかっても、他のフロアにはもっと良い本があるのでは?とつい思ってし
まい、どうしても長居してしまいました。

●ともかく、多くの本の中から自分が気に入った本を探すのは一苦労です。
同様に、今回は、インターネットを利用した情報検索についてお伝えします。

●インターネット上のサイトの数は、どれくらいあるのでしょうね?JPドメイ
ン(〜.jp)の登録数だけでも57万もあるそうなので、これに属するサイト数とな
ると...わかりません。とにかく沢山!!です。(^^;)

●この気の遠くなるようなサイト数の中から欲しい情報を検索するためには、
検索エンジンを利用するしかありません。中でもYahoo!とGoogleです。これを
利用して目的のサイトを見つけるのですがこれにもいくつかのコツがあります。

●1.Yahoo!とGoogleの違いを理解すること
Yahoo!とGoogleは、同じ検索エンジンですが、性質は異なります。

●Yahoo!は、ディレクトリ型検索エンジンと言われており、Yahoo!に登録申請
されたサイトに対してYahoo!が審査を行い、審査に合格したサイトだけが登録
されます。つまり、全てのサイトが登録される訳ではありません。

●そのため、Yahoo!で検索されるサイトは「信頼できるサイト、有益なコンテ
ンツを提供しているサイト」と考えられます。

●しかし、Yahoo!の審査基準を満たさないと登録されないため、検索されるサ
イト数が少ない、という特徴があります。
ちなみにキーワード=「プレゼンテーション」で検索ですると90件のサイトが
ヒットしました。

●一方、Googleは、ロボット型検索エンジンと言われており、Googleに登録申
請があったサイトに対して検索用のプログラム(ロボット)が特定のキーワード
を元に徘徊する仕組みになっています。つまり、Yahoo!のような登録基準はあ
りません。

●そのためキーワード=「プレゼンテーション」で検索すると、506,000件も
ヒットしました。(^^;) Yahoo!では、検索されないサイトが検索対象になる
点がGoogleのメリットです。

●しかし、Yahoo!のようにサイトの内容を吟味するわけではないため上位表示
されるサイトが有益なサイトであるかどうかが分からないところがデメリット
と言えます。

●いずれにしても、有益なサイト=情報を検索するためには、Yahoo!とGoogle
の違いを理解し、どちらも利用することをお勧めします。

●2.キーワードの選択と使用方法
探したいサイトを検索するためにはキーワードの選択が重要です。また、一つ
のキーワードで検索するのではなく、複数のキーワードを用いた方が検索対象
を絞り込みやすいので、その使用方法も押さえておく必要があります。

<Yahoo!の場合> ※”_”は、全角スペースのこと
・and検索(=全てのキーワードを含む検索)
例.プレゼンテーション_パワーポイント

さらにエキスパート検索として、検索用の演算子を用いた検索も可能です。
http://help.yahoo.co.jp/help/jp/ysearch/ysearch-15.html
・and検索(=全てのキーワードを含む検索)
例.プレゼンテーション*パワーポイント
・or検索(=一つ以上のキーワードを含む検索)
例.プレゼンテーション+パワーポイント
・not検索(=特定のキーワードを検索したくない検索)
・ 例.プレゼンテーション#パワーポイント

<Google!の場合> ※”_”は、全角空白文字のこと
・and検索(=全てのキーワードを含む検索)
例.プレゼンテーション_パワーポイント
その他の検索方法は、http://www.google.co.jp/advanced_search?hl=jaから
可能です。

●3.根気
上記の「1.」「2.」を押さえたとしても、やはり、その中から有益なサイ
トを検索するには根気が必要です。やっぱり、最後はこれです。(^^;)

●多くの人が1〜2ページ(=10〜20サイト:10件表示)しか見ないのが一般的の
ようです。しかし、そうなると、ナケルのサイトは、Googleで69番目の表示な
ので、Googleしか使用しない人からはあまり検索されていないことになります。

●また、根気と近いですが、有益なサイトがあるはずだ、と「信じること」こ
とも重要です。どこかにきっと有益なサイトがあるはずだと思えば、根気よく
検索できるのですが「信じていない」とあきらめてしまうからです。

●以上、検索エンジンを使用する場合の3つの『コツ』をお伝えしました。
最終的に根気が必要なのですが、Yahoo!とGoogleの違いを理解し、検索キーワ
ードを適切に選択し、複数の組み合わせによって、きっと、無料で有益なサイ
ト=情報が検索されるはずです。

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・テキストのTips(2)
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<前回のまとめ>
「四角形の図形を用いてテキストを入力した方が便利である。しかし、テキス
トの表示位置がずれることがあるので、これらの調整には”ルーラ”を使用
しましょう。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●今回は、テキストのTips(ちょっと便利な機能)の続きをお伝えします。
四角形の中のテキスト(文字)を如何に美しく見せるか、の第2弾です。

●はじめにパワーポイントで以下の準備をします。
ツールバーから[表示]→[ルーラ]をチェックします。
すると、ツールバーにルーラが表示されます。
▽------------------------------------------------------------------

□------------------------------------------------------------------

●ぶら下げ
四角形の図形の中にテキストを入力した際、先頭文字に「・」を使用して、
文章が2行になった場合、2行目以降の先頭文字が微妙にずれる場合があり
ます。

 <例---ここから--->
・社会環境対策として「少子化対策」「環境問題」に取り組む必要がある。
施策は、...である。
↑2行目の先頭文字が「・」とかぶってしまう。

 ・社会環境対策として「少子化対策」「環境問題」に取り組む必要がある。
施策は、...である。
↑先頭文字が「・」とかぶらないようにしたい。
<例---ここまで--->

 これを修正するためには、改行+半角スペースで埋めるのではなく、ここで
も「ルーラ」を使用します。

  [四角形を選択]→[文字の先頭位置にカーソルをセットする]

 ここで、△をマウスで選択し、右に移動させれば2行目以降の位置の調整が
可能です。
-----▽-------------------------------------------------------------
△2行目以降のテキストが、この位置から表示されます。
-------□-----------------------------------------------------------

 なお、上記の例では、移動間隔がルーラの指定間隔でしか調整ができません。
微調整する場合は、CTRLキーを押しながらマウスで選択します。

●字下げ
「字下げ」は、「ぶら下げ」と逆です。「ぶら下げ」は、2行目以降の位置の
調整でしたが、「字下げ」は、1行目の位置の調整です。

 <例---ここから--->
社会環境対策として「少子化対策」「環境問題」に取り組む必要がある。
施策は、...である。
↑1行目の先頭文字が2行目の先頭文字とかぶってしまう。

  社会環境対策として「少子化対策」「環境問題」に取り組む必要がある。
施策は、...である。
↑1行目の先頭文字と2行目の先頭文字がかぶらないようにしたい。
<例---ここまで--->

  [四角形を選択]→[文字の先頭位置にカーソルをセットする]

 ここで、▽をマウスで選択し、右に移動させれば1行目の位置の調整が可能
です。
--------▽----------------------------------------------------------
△ 1行目のテキストが、この位置から表示されます。
-----□-------------------------------------------------------------

 なお、これも微調整する場合は、CTRLキーを押しながらマウスで選択します。

●応用編
前回のメルマガNo.007から続けてルーラの設定をお伝えしましたが、ここで
問題です。以下のような文章をルーラを使用して調整してみてください。

 <問題>
・社会環境対策   : 「少子化対策」「環境問題」に取り組む必要が
ある。 施策は、...である。
・企業としての課題 : 同時に企業として顧客満足がなければ生き残れ
ない。そのための施策は、...である。

 <解答>
いかがでしょうか?
答えは、ルーラとタブとぶら下げを組み合わせて使用します。
▽------------------------------------------------------------------
┗ ┗ タブを2つ入れるのがポイント
△ 2行目以降の表示位置
------------------------□------------------------------------------

 ・社会環境対策___:_「少子化対策」「環境問題」に取り組む必要が
ある。 施策は、...である。[↓]
・企業としての課題_:_同時に企業として顧客満足がなければ生き残れ
ない。そのための施策は、...である。[↓]
↑先頭行はこの位置から
↑1つ目の「:」はこの位置から(タブを使用します)
↑2つ目のタブを設定し内容の位置を指定する
↑2行目以降はこの位置から

 ※_はタブを指します。[↓]は、改行を示します。

●では、なぜ、改行+全角スペースがNGなのかというと、文章内容を修正し
た場合、毎回、位置の調整が必要となるからです。

●例えば、上記の問題の「・社会環境対策」の”対策”という単語を削除した
場合、改行+全角スペースで調整していると、以下のようになります。
・社会環境   : 「少子化対策」「環境問題」に取り組む必要が
ある。 施策は、...である。

「少子化対策」の位置がずれたので、再び「:」の前に2つの全角スペースを
挿入して位置の調整が必要です。

●しかし、ルーラやタブを用いると、文字を修正したとしても、位置の修正を
行う必要がなく、便利なのです。
・社会環境_____:_「少子化対策」「環境問題」に取り組む必要が
ある。 施策は、...である。[↓]

●以上、メルマガNo.007から続けて、ちょっとかっこよく、「ルーラ」を使用
する方法をお伝えしました。ルーラの▽△とタブを使用することで改行+全角
スペースを用いることなく、調整することが可能です。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>

Q.入社試験でプレゼンテーションを実施することになり、大変、困っていま
す。サンプル図形もダウンロードしましたが、その他の何かアドバイスを
お願いします。

A.最近、入社試験でプレゼンテーションをする機会が多いようですね。
多くの方から問い合わせがあります。それだけ、社会人にとって必要な
スキルになっているのだと思います。
ただ、企業がプレゼンテーションで皆さんの何を見るのか?何を評価する
のか?私は、わからないので、ちょっと調べてみました。

  すると、私たちが就職活動していた時代は、筆記試験と面接と論文が主だ
ったのですが、論文がプレゼンに変わったようですね。
論文は、その人なりの主張や考え方、文章力をみることができます。
プレゼンは、それに変わるものなのですから、同様に主張や考え方と、
文章力ではなく、自己表現力が見られるのだと思います。

  では、どのように乗り越えればよいのか?ということですが、やはり、
ここでパワーポイントの修得に走らないことでしょうね。
私が思っているのは、
・論文を書ける人は、パワーポイントも使用できる
・論文を書けない人は、例え、パワーポイントを使用できても大した
プレゼンはできない
と思っています。

  要するに、一つのテーマに対して自分の主張や考え方を論理的に整理し、
表現する力が試されているのであり、パワーポイントが使えるかどうか
ではないと思います。
そのため、自己主張と論理表現力を磨くことでしょうね。

  頑張ってくださいね。
プレゼン資料をメールで送っていただければ、アドバイスいたしますよ。
ただ、それで合格するかどうかは、私も保障しませんので、あしからず
ご了承ください、(^^;)

  結果を教えていただけると嬉しいので、ご連絡ください。(^_^)/~

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■4.編集後記
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<編集後記>

作家デビュー近し!?
実は、ホームページを作成した時から「プレゼンテーション関係の本を出版
してみたい!!」と思っていました。しかし、出版社へ持ち込まれる企画は
山のようにあるらしく、途方に暮れていました。

ところが、ある出版企画のイベントがあったので、応募したところ、
出版社から「興味あり」と打診を受けました!!

まだ、正式に出版すると決定した訳ではないですが、第1関門突破、
といったところです。

もし、出版できたら、メルマガでも報告しますので、皆さん、よろしくお願い
しますね。(^_^)/~

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