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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.09号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.009号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 645名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・霧を晴らす...
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<前回のまとめ>
「インターネットを利用した情報検索では、膨大な数の中から情報を探し出す
必要があり、検索エンジンの使用が必須である。そのためには、Yahoo!と
Googleの違いを理解し、検索キーワードを適切に選択し、複数を組み合わせ
ることが大切である。ただし、根気も必要ですよ。(^^;)」
という内容でした。

●これまでの流れで「情報収集」と「情報検索」という言葉を使っていました
が自分でも定義が曖昧だったので、以下のように定義します。

・情報収集=プレゼン資料を作成するための元となる情報を集めること。
具体的には、雑誌や書籍から必要な記事をピックアップする、
人に聞く、インターネットを通じて情報検索する、などがある。
・情報検索=情報収集の一つの手段でインターネットなどから情報を検索する
こと。

つまり、「情報収集」と「情報検索」は、意味が多少異なり、情報検索につい
ては、インターネットを利用した方法を前提として話を進めます。

●前号では、情報検索の『コツ』は以下の3つを押さえることであると説明し
ました。
1.Yahoo!とGoogleの違いを理解すること
2.キーワードの選択と使用方法
3.根気

●今回は、再び、情報検索についてお伝えします。上記の通り、検索エンジン
を利用し、キーワードを選択する以前に、その検索対象を明確化しておく必要
があります。

●例えば、携帯電話の新製品の企画書を作成することになり「市場動向」を調
査する場合、様々な情報検索が考えられます。
・携帯電話所有者数(地域別、年齢別、性別、メーカー別など)
・利用する機能  (通話、メール、インターネットなど)
・利用料金    (通話料金、パケット料金など)
・利用料金    (通話料金、パケット料金など)
この他にも色々あると思います。

●このうち、情報検索する前に自分が何を検索したいのかを明確にする必要が
あります。そうでないと、検索対象が不明確なため、検索に時間がかかったり、
情報に踊らされる可能性があります。

●では、更に突っ込んで、それでは、どのようにして検索対象を明確化するの
か?というと、それは、情報検索する時点である程度、

         ”ストーリ(=構想)を想定しておくこと”
です。

●つまり、情報検索する段階では、目的が明確なわけですから、その目的を達
成するための論理的な裏づけとして情報収集することが多いはずです。で、あ
れば、そのストーリーに沿った情報が検索対象になるはずです。

●あたり前の話なのですが、やみくもに情報検索してしまうと時間がかかって
しまい、目的の情報をなかなか見つけ出せないのです。そのため、

            ”霧を晴らしておくこと”

です。

●しかし、私の経験上、ここで注意が必要なのですが、予めストーリーを想定
し、検索対象を明確にしてていたにもかかわらず、適切な情報が見つからない
ことも多いです。この場合、3つのパターンに分かれます。
(1)想定どおりの情報が見つかる    (ベスト) (^0^)/
(2)ある程度、想定した情報が見つかる (ベター) (^_^)
(3)想定した情報が見つからない    (ワースト)(T_T)

●(1)については、問題ありません。その情報を表やグラフ、スキャナで画像を
取り込むなりして、流用すればよいのです。

●(2)については、工夫が必要です。見つかったところと見つからなかったとこ
ろを明確にして、見つからなかったところについては削除して論理展開します。
しかし、削除できない場合は、見つからなかったところを仮説で説明するしか
ありません。

●(3)の場合、ストーリーが崩れるので、ストーリー自体を変更するか、他に見
つかった情報で仮説を立てるしかありません。
例えば、こんな感じです。

「10代前半向けの携帯電話の新製品企画」
10〜13歳の携帯電話の所有者数が調査対象の場合、
(1)ベスト =10〜13歳  :99999台 最適な情報が検索できた!!
(2)ベター =10〜15歳  :99999台しか見つからなかった場合、各年代の
平均値を出し10〜13歳台の想定数を算出する
(3)ワースト=見つからない:人口情報と携帯電話の普及率などから、真実に
近い値を導き出す
※(2)と(3)の場合は、想定であることの注意書きが必要です。

●(2)で大切なのは正確な情報と仮説の情報をしっかりと分けることです。
これを混乱させてプレゼン資料に盛り込むと「嘘っぽく」なってしまいます。

●そのため、できれば、(1)と(2)だけでプレゼン資料は作成した方が無難です。
(3)で無理やり数値をはじき出すことも可能ですが、説得力が乏しくなるのです。

●このように情報検索するためには対象となる情報を明確化する必要がありま
す。そして検索対象を明確にするためには、予めストーリーを考えておくこと
です。しかし、欲しい情報が想定どおり見つからないことが多いので、その場
合、仮説を立てるか、もしくは思い切って削除して説得力のある資料にする必
要があります。

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・四角形使用時の質問への回答
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<前回のまとめ>
「四角形の中のテキストを調整するためには、ルーラを使用します。ルーラを
使用することで拡張性の高い調整が可能です。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●今回は、読者の方から以下の問い合わせがありましたので、まとめてご説明
します。

●1.四角形にテキストを入力すると勝手にサイズ調整してしまう
四角形の大きさの自動調整を回避するためには、以下を設定します。

  [四角形を選択]→[マウスの右クリック]→[オートシェイプの書式設定]→
[テキストボックス]→[”テキストに合わせて描画オブジェクトのサイズを
調整する”のチェックを外す]

 このチェックされた状態の場合、テキストの文字数やサイズによって自動的
に四角形の大きさが調整されてしまいます。そのため、チェックを外します。

●2.テキストが四角形の中で改行されない
四角形の中のテキストが改行されず、四角形をはみ出してしまう場合があり
ます。この場合、以下を設定します。

  [四角形を選択]→[マウスの右クリック]→[オートシェイプの書式設定]→
[テキストボックス]→[”描画オブジェクト内でテキストを折り返す”を
チェックする]

 これをチェックすることで、四角形内でテキストが改行されます。

●3.テキストが左右上下中央になってしまう
四角形の中のテキストはデフォルトでは上下左右の中央位置になります。
これを上や下、右や左に変更するためには、以下を設定します。

 ・上下の位置設定
[四角形を選択]→[マウスの右クリック]→[オートシェイプの書式設定]
→[テキストボックス]→[テキストアンカーの位置]で該当項目を選択する。

 ・左右の位置設定
[四角形を選択]→[書式]→[配置]で該当項目を選択する。

●以上、3つのご質問に対して回答させていただきました。いずれもよく使う
機能なので、覚えておいて損はないと思います。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>

Q.入社試験でプレゼンテーションがありますが、どうしてもだらだらと
書いてあることを説明してるだけって感じです。
先日行ったところは最初にプレゼン資料を渡しておいて、面接のときは
感想とか質問に答えるだけ、という受け身な状態でした。
もっとメリハリつけて面接官を楽しませるぐらいにした方がよいのでし
ょうか?

A.またまた、入社試験でのプレゼンテーションに関する質問ですね。
前回もお伝えしましたが、企業側がプレゼンテーションで皆さんの何を
見るのか?何を評価するのか?私は、わからないので、私見を述べます。

  まず、改善点として「ダラダラ」と書いてあることを説明するのはNG
ですね。基本的に長い文章を書く必要はなく、ポイントを箇条書きする
ほうがベストです。そこで、その箇条書きの内容を一つずつ説明するこ
とです。逆に長い文章を書くからそれを読み上げなくてはならなくなっ
てしまうのです。なので、箇条書きにするようにしてみてください。

  また「ダラダラ」と説明してしまうのは、自分が何を伝えたいのかが、
明確でないからだと思います。プレゼン資料の説明員になってしまって
いるのです。これは立ち位置が逆で、あなたの主張があって、プレゼン
資料はそれを補足するものです。主張は、プレゼンの背骨なので、背骨
を明確にした方がよいですね。

  また、状況にもよるのですが、一般的にメリハリはつけたほうがいいで
すね。スライドショーだけがだらだら続くとどうしてもメリハリがなく
なるので、例えば、インターネットのWebサイトを見せたりするのは効
果的ですね。私もよくやります。

  勝手なことばかり言いましたが、参考になれば幸いです。
結果を教えてくださいね!! (^_^)/~

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■4.編集後記
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<編集後記>

今回のメルマガは、読者の方(カズマンさん)からの問い合わせがきっかけ
です。
>【情報収集する前に、必要な情報を明確にする】という項目が抜けて
>いるのでは?
という内容でした。
確かにその通りですので、これをきっかけとして+αをして作成しました。
今後とも、皆さんからのご連絡をお待ちしています。

なお、問い合わせいただいた読者=カズマンさんがメルマガを発行されるよう
です。プレゼンテーションで重要な「ロジカルシンキング」専門のメルマガ
です。皆さんも、ぜひ、登録してください。無料!!です。(^_^)/~
私も登録しました。
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