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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.011号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.011号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 697名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・eメールの振り分けと同じ!?
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<前回のまとめ>
「情報を出力する段階で”何から書こう?”と迷った時は、ランダムに情報を
書き出し、後から順番を並べ替えましょう。それでも”何も書くことがない”
と思った時は、何でもよいので”何かを書くこと”で、それが呼び水となり
他の情報を導き出すことができます。」
という内容でした。

●最近、eメールの数がとても多くなりました。とても全部、読んでいられない
ので重要なものだけ拾い読みして、後は、予め用意してあるフォルダに自動振
り分けしています。

●この振り分けって以外に難しいですよね?フォルダ名は何にしようか?フォ
ルダをどこまで階層化しようか?どのフォルダにもあてはまらないメールをど
のフォルダに入れようか?といつも悩みます。

●実は、プレゼンテーションの構想の段階では、これとまったく同じ手順を踏
みます。最初に答えをいうと、eメールでもプレゼンテーションでも情報をいか
に上手に整理するのか、がポイントになります。
つまり、メールの振り分けが上手な人は、プレゼン資料も上手なはずです。

●では、具体的にご説明します。
前回のメルマガでは、情報を収集し、伝えたい項目をランダムに書き出すこと
をお伝えしました。次の手順は、伝えたい項目が複数でてきたら、それらを
グループ分けします。
「これとこれは同じグループに属する」
「これとこれは対称関係にある」
「これとこれは階層関係にある」
という具合に分けていきます。

●例えば、自分の所属する部署の事業戦略のプレゼン資料を作成することにな
り、以下の項目をピックアップしたとします。
・売上向上
・利益向上
・顧客満足
・新製品開発
・既存製品販売
・営業力強化
・販売チャネル強化
・社員教育
・給与アップ

これを要約すると、事業の目的は、顧客満足と売上/利益向上である。そのため
の手段として、新製品開発や既存製品の販売強化を図る、という内容です。

●これらの項目をピックアップした状態で、グループ分けします。
例えば、以下のように3つに分類できます。
1.顧客満足、売上向上、利益向上
2.新製品開発、既存製品販売、営業力強化、販売チャネル強化、社員教育
3.給与アップ

●そして、次に取り組むのは、これらのグループ分けしたグループのタイトル、
いわゆる総称を決定するのです。実際にやってみるとわかるのですが、上記の
3つの分類は、何らかの意図があって分類したはずなのです。そのため、その
分類の意図をタイトルとして決定するのです。
1.目  的 :顧客満足、売上向上、利益向上
2.具体的施策:既存製品販売、新製品開発、営業力強化、
販売チャネル強化、社員教育
3.やりがい :給与アップ

●このように、グループの総称がタイトルになります。ただ、上記の例では、
「2.」がとても重い(枚数が多くなる)ですね。そのため「2.」をさらに分解し、
タイトルをつけます。
2.具体的施策
(1)製品開発:既存製品販売、新製品開発
(2)販売強化:営業力強化、販売チャネル強化
(3)社員教育:社員教育

●こうすることで最終的な構成は以下になります。
1.目  的  :顧客満足、売上向上、利益向上
2.具体的施策
(1)製品開発:既存製品販売、新製品開発
(2)販売強化:営業力強化、販売チャネル強化
(3)社員教育:社員教育
3.やりがい  :給与アップ

●このように、伝えたい項目をすべて書き出した後に、グループ分けし、その
グループにタイトルをつけることによって構成を導くことができるのです。
慣れてくると、わざわざこのように、紙に書き出すことなく、頭の中で構成を
練ることができるようになります。

●いかがでしょうか?こうして書くととても難しく感じますね。
しかし、冒頭でもお伝えしたとおり、この手順は、

         ”eメールの振り分けと全く同じ”

です。沢山の情報(eメール)を整理するために、適切なフォルダを用意する。
そして、そのフォルダに適切な名称をつける、といった手順です。

●「プレゼンテーション」というと、改めて何か新しいノウハウが必要になる
と思いますが、全く、そんなことはありません。要するに、

         ”情報をいかに適切に整理するのか”

がポイントなのです。

●さらに、もう一ついうと、eメールフォルダの分類は、十人十色であるように、
プレゼンテーションの構成も十人十色、つまり、答えがない、ということです。
答えは自ら作るのです。

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・順序(階層位置の変更)
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<前回のまとめ>
「”配置/整列”を使用するのは、オブジェクトの位置が統一されていると美
しいのと、配置には意味があるからです。意図的に位置をズラしているのか
単純に間違いなのかが区別がつかないので、配置/整列を用いて、図の位置を
整えましょう。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●今回、ご説明する機能は「順序」です。必要な10の機能のうちの4つ目の機能
になります。

●「順序」自体に、あまり大きな意味はありません。複数のオブジェクトが重
なりあった時に最上位に何を表示するのかということです。「順序」には、一
つだけ階層を上下に移動する機能と、複数の階層を一斉に最上位、最下位に移
動する2つの機能があります。

●1.オブジェクトを上下一階層だけ変更する手順
複数のオブジェクトが重なり、上下の階層位置を一階層だけ変更したい場合
があります。その場合、以下の手順になります。

 ・一階層だけ上位にする対象のオブジェクトをクリックします。
・図形描画用ツールバーの[図形の調整]→[順序]→[前面へ移動]を選択しま
す。

 これで、対象のオブジェクトが一階層だけ上位に位置します。
同様に、一階層だけ下位にするには、

 ・図形描画用ツールバーの[図形の調整]→[順序]→[背面へ移動]を選択しま
す。

●2.オブジェクトを上下最上位、最下位へ変更する手順
同様に、オブジェクトの階層位置を最上位、最下位に変更する手順は以下の
通りです。

 ・階層位置を最上位にする対象のオブジェクトをクリックします。
・図形描画用ツールバーの[図形の調整]→[順序]→[最上位へ移動]を選択し
ます。

 これで、対象のオブジェクトが最上位に位置します。
同様に、階層位置を最下位にするには、

 ・図形描画用ツールバーの[図形の調整]→[順序]→[最下位へ移動]を選択し
ます。

●以上、設定も内容も含めて、特に難しいものではありません。しかし、複数
のオブジェクトを使用する場合、必要になる機能なので、ぜひ、覚えておいて
ください。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>

Q.パワーポイントは、普段からよく使います。
様々なプレゼン資料、例えば、事例集を集めたサイトがあれば教えて
欲しいです。
また、パワーポイントの機能説明サイトがあれば、こちらも教えて
ください。

A.了解しました。
そのようなサイトはココです!!
http://・・・・・
とお伝えしたいのですが、正直、あまりお勧めのサイトが見当たりません。
逆に、あまりお勧めのサイトがないから、私、自らサイトを作成したと
いう背景があります。(^^;)

  ただ、それだと回答になりませんので、いくつか参考になるサイトを
ピックアップしました。

  <プレゼン全般>
●perfect-presentation.com
http://www.perfect-presentation.com/
八幡紕芦史先生が主催のプレゼンテーション専門のサイトです。
事例集などはありませんが、ワンポイントアドバイスなど大変、勉強
になります。

  ●4時間で作るパワーポイントのコツ
http://www.brain-d.co.jp/ppin4/
飯田英明先生によるパワーポイントのコツが学べます。

  <事例集>
●TB株式会社 プレゼンテーション事例集
http://www.templatebank.com/gold/jirei/jirei_presen.htm
無料、有料の事例集をダウンロードできます。ただ、内容はそれほど
濃くないので、参考ということで。

  <パワーポイント機能>
●住中先生の営業提案実践塾
http://www.microsoft.com/japan/office/previous/xp/suminaka/
powerpoint/default.asp
マイクロソフトが提供しているサイトでPowerPointの機能を含め、
提案書作成の手順も学べます。

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■4.編集後記
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<編集後記>

 ちょっと前の話題ですが、女子バレーは感動しましたね。(^-^)/
韓国にストレートで勝てるとは思いませんでした。
五輪がとても楽しみです!!

 それに比べて男子バレー、
ちょっと盛り上がらないですねー。(^^;)

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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
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