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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.012号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.012号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 724名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・ユビキタスって何!?
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<前回のまとめ>
「構成の手順は、伝えたい項目をすべて書き出した後、それらを関連する項目
毎にグループ分けし、そのグループにタイトルをつけることで、大まかな流
れを作ることができます。これらの手順は、結局のところ、eメールのフォル
ダ作成と同じで、情報を如何に上手に整理するのか、ということです。」
という内容でした。

●福沢諭吉は、明治時代に新語をつくった人として知られています。
スピーチを「演説」と訳したり、「討論」、「可決」、「否決」なども福沢諭吉の訳
語だそうです。

●日本は、それまで演説のない国だったので、その概念に適切な日本語を作り
出すのに苦労したそうです。

●今回のプレゼンテーションの『コツ』は、”適切な言葉を用いる”です。
例えば、プレゼンの表紙に”事業戦略”と記載されていた場合、当然ながら、
聞き手は「これから事業戦略のプレゼンが始まるんだな。」と心構えします。

●しかし、ここで”事業戦略”でないものが発表されると違和感を感じてしま
うのです。あたり前ですよね。しかし、このようなパターンは意外と多いです。

●他にも例を挙げると、
・○○の効率化について
・○○の合理化について
などのタイトルをつけた場合、「効率化」や「合理化」といった言葉を用いる
と、聞き手と話し手の間にギャップが生じる場合があります。

●その理由は、以下の2つです。
1.タイトルが適切でない
タイトルは、情報の集まりの総称ですが、その総称が適切に表現されてい
ない。
2.概念的な言葉は、人により認識に差異がある
事業戦略や効率化、合理化といった目に見えない概念的な言葉は、人によ
り、その捉え方が異なる。

●ここで、特に注意が必要なのが「2.」です。
つまり、「リンゴ」のイメージを100人の人に聞いた場合、多分、同じような
赤いリンゴをイメージすると思うのですが、「効率化」や「合理化」といった
言葉は、100人の人の想像するイメージはバラけるはずです。

●その原因は、その対象が目に見えるか、見えないか、ということです。つま
り「リンゴ」は目に見えますが、「効率化」は目に見えないのです。そのため、
「効率化」や「合理化」といった言葉を使う場合、注意が必要です。
・言葉の意味を正確に把握すること
・言葉の意味を定義づけること

●私たちは日本人なので、日本語で会話をし、読み書きもし、それなりに意味
も通じます。しかし、プレゼンテーションでは、言葉を正しく用いる必要があ
るのです。

●そのような状況で「ユビキタス」とか「ユニバーサルデザイン」といったカ
タカナ言葉を使うと、全員がまったく違うものを想像してしまい、結局、何が
いいたいのか分からない、という状態に陥ることがあります。(^^;)

●このように、プレゼンターは、目に見えない概念的な言葉を使用する場合、
しっかりと言葉の意味を把握しなければなりません。また、「ユビキタス」の
ような新語を用いる場合、その概念が意味するものを正確に定義づけないと、
聞き手に誤解を与えてしまうことになるので、注意が必要です。

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・塗りつぶし
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<前回のまとめ>
「複数のオブジェクトが重なりあった時にオブジェクトの階層の位置を変更す
るのが、”順序”です。”順序”には、一つだけ階層を上下に移動する機能
と、複数の階層を一斉に最上位、最下位に移動する2つの機能があります。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●今回、お伝えする機能は「塗りつぶし」です。
必要な10の機能のうちの5つ目の機能になります。「塗りつぶし」の設定自体は
簡単です。しかし、私たちは、

         なぜ、塗りつぶしを用いた方がよいのか?

を理解しておく必要があります。

●理由は2つあります。
1.メリハリが利いて分かりやすいから
2.グループの違いが分かりやすいから

●1.メリハリが利いて分かりやすいから
すべてのオブジェクトを白一色にしてしまうと、背景とオブジェクトの違い
が判別しにくくなります。そのため、オブジェクトを塗りつぶす(=色をつ
けること)ことでオブジェクトと背景が区別でき、オブジェクトの視認性が
高まります。

●2.グループの違いが分かりやすいから
プレゼンテーションとは結局のところ、情報の整理です。そのため、その整
理した情報の関係を色分けすることで、そのグループの違いを明確にするこ
とができるのです。青いオブジェクトのグループは○○、赤いオブジェクト
のグループは△△といった具合です。

●ただ、ここで塗りつぶしにどのような色を用いるのがベストなのか?という
疑問がでてくると思います。これについては、また、今後のメルマガでお伝え
します。

●では、「塗りつぶし」の具体的な設定方法をご説明します。

 ・塗りつぶし対象のオブジェクトをクリックします。
・パワーポイントのツールバーの[書式]→[プレースフォルダ]→[色と線]→
[塗りつぶし]→[色]を選択します。

●また、塗りつぶしを使用する際、オブジェクトを透明化したい場合がありま
す。透明化とは、オブジェクトが重なりあった時に下位層のオブジェクトも見
れるようにする場合です。
透明化の設定も難しいものではありません。

 ・塗りつぶし対象のオブジェクトをクリックします。
・パワーポイントのツールバーの[書式]→[プレースフォルダ]→[色と線]→
[塗りつぶし]→[色]を選択します。
・[透過性]→[%]を入力します。

●以上、設定も内容も含めて、特に難しいものではありません。しかし、メリ
ハリをつけたりグループの違いを明確にするために必要な機能なので、ぜひ、
覚えておいてください。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>

Q.社内で全社員参加のプレゼン大会が行われることになったのですが、
プレゼンの経験が少ないため、どのように進めていくか、など
初歩的なところから調べ始めているところです。
こちらのページは構成も文章もわかりやすく、じっくり読ませていただい
ていますが、アドバイスをお願いします。

A.全社員参加とは、すごいですね。
知らない人の前も緊張しますが、知っている人たちの前でのプレゼンテー
ションも違う意味で緊張しますよね。(^^;)

  ご質問への回答としては、ホームページでもお伝えしましたが、プレゼン
テーションには、3つのスキルが必要なことを理解し、1つずつ潰して
いくことです。
その1:どうやってプレゼン資料を作るのか?
その2:(それを)パワーポイントでどうやって作るのか?
その3:(それを)どうやって発表するのか?

  その1は、プレゼンテーションに限らず、報告書や議事録の作成とまった
く同じスキルです。
その2は、パワーポイントの使用方法なので、市販の本を読むことである
程度、形になります。
その3が、本来のプレゼンテーションの意味なのですが、ここでは、スキ
ル以上に気持ちを伝えることを意識すべきです。

  このように書くと非常に多岐にわたるスキルが必要ですね。(^^;)
でも、ビジネスをしていく上で避けて通れないスキルなので、
お互い、頑張りましょう!!

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■4.編集後記
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<編集後記>

 雨が多いですね。
週末は、できるだけ子供と遊ぶようにしているのですが、雨の日でも
遊べる、ということで、先日、「横浜こども科学館」に行ってきました。
http://www.ysc.go.jp/ysc/ysc.html

 正直、あまり期待していなかったのですが、遊具が充実しており、
コストパフォーマンス(大人:400円)は、非常に高かったです。(^^;)

 関東の方、お勧めですよ。(^_^)/~

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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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