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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.013号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.013号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数739名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・吉田松陰の本気度に学ぶ
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<前回のまとめ>
「私たちは日本人なので、日本語で会話をし、読み書きもし、意味も通じます。
しかし、プレゼンテーションでは、言葉を正しく用いないと誤解を与えるこ
とがあります。中でも、目に見えない概念的な言葉を使用する場合、しっか
りと意味を把握しないと聞き手に誤解を与えてしまうことになるので、注意
が必要です。」
という内容でした。

●幕末、長州の吉田松陰の門下生であった、高杉晋作、伊藤博文らが、倒幕に
動いたのは有名な話です。萩という片田舎の塾の講師であった吉田松陰の、何
に若者達は惹きつけられ、行動していったのでしょうか?
私には、確信していることがあります。

●前回のメルマガで、各章毎のタイトルをつける手順まで説明しました。
次は、伝えたい項目を書き連ねていくだけです。その時、できるだけ図形で表
現したいところですが、今回は、図形の表現は横において、書き連ねていく際
の注意点について説明します。以下の4つです。

 1.ないものを生み出す
2.タイトルに属する項目のみを記載する
3.箇条書きにする
4.箇条書きの順番に気をつける

●「1.ないものを生み出す」とは、例えば、”新製品のよいところは何もない”
とか、”うちの会社の良いところは何もない”などと言わずに、何かよいとこ
ろを見つけ出すのです。この時の『コツ』は、コップに半分の水の話と同じで、
視点を変えればよいのです。

●話が変わりますが、先日、あるボールペン製造会社の方と話をした時、その
方が、

「うちの会社が作るボールペンは、大会社のように費用をかけられる訳ではな
いので、大きな特徴がないのです。だからなかなか売れないのです。」
と言われていました。

●しかし、「そんなことはないはず!!視点を変えるべきです。」とお伝えし
ました。黒く書ける、長時間使っても疲れない、インクが手につかない、など、
「コップにはまだ半分水が残っている」のと同じように、視点を変えて、よい
ところを見つけるのです。

●私たちは、毎日、見ているものを空気のように感じてしまい、まるで価値が
ないものとして捉える傾向があります。しかし、プレゼンターは、この空気を
払拭するのです。

●「2.タイトルに属する項目のみを記載する」とは、これもあたり前の話なの
ですが、例えば、章のタイトルを「目的」にした場合、そこに記載するのは、
目的になります。あたり前ですよね?目的以外はありえません。

●しかし、実際にこれができていないものが多くあります。
「目的」と「背景」という2つの章を立てたにもかかわらず「目的」に「背景」
が混じっていたりすると、違和感を感じます。

●「3.箇条書きにする」とは、伝えたいことを長文で長々と記載するのではな
く、項目を最大6個程度に箇条書きすることです。長文を書くとプレゼンの時
にその長文を読まなければならず、プレゼンターではなく”資料の説明係”に
陥ってしまうのです。

●そうならないように、箇条書きにし、プレゼンテーションの時に、項目を1
つずつ説明すればよいのです。その方がずっとスマートです。

●「4.箇条書きの順番に気をつける」とは、箇条書きする際に、単純に思いつ
くままに書くのではなく、大所→局所へ、あるいは、外→内へなど、順番に意
味をつけるのです。プレゼンテーションでは、常にこの流れの繰り返しです。
聞き手を導くようにしなければならないので、何から書くのか?を常に意識す
る必要があるのです。

●ここまでをまとめると、結局、情報を整理しているだけです。
しかも論理的に流れるように整理しているだけです。
そうすることで聞き手の頭の中に違和感なく情報が伝わるようになります。

               しかし、

●論理的に、美しく、整理されたプレゼンテーションが人の心に残るか!?
というと実際は、そうではないのも現実です。ここが人間のおもしろいところ
ですね。(^^;)

●こういう時にテクニックとして、敢えて”崩す”という方法もあります。
例えば、本当に伝えたいスライドのところだけ手書きにするなどです。
要するに敢えてバランスを崩して人の心に残すような方法もあります。

●しかし、結論として、このような方法もテクニックで対応しているだけです。
単なる小技です。まやかしです。本当の意味で心に残る=泣ける!!プレゼン
ではありません。

●私たちが目指す真のプレゼンテーションはテクニックで対応するのではなく、
”気持ち”で勝負すべきです。
・伝えたいのか?伝えたくないのか?
・本気なのか?本気でないのか?
・社会に役立つのか?役立たないのか?
・夢はあるのか?夢はないのか?

このような視点をバックボーンとして情報を整理するのです。両方が組み合わ
されば最強です。どんなに情報を論理的に整理しても気持ちがなければ、無駄
です。

●幕末に生きた吉田松陰が高杉晋作をはじめとした多くの若者を決起させまし
たが、単に論理的で話が上手だった訳ではないはずです。
そうではなく、吉田松陰は、

             「本気だった。」

のです。その本気の熱に打たれて多くの若者が動いたと私は確信しています。
論理的プレゼンテーションがよいのではなく、本気!!のプレゼンテーション
を目指すべきなのです。

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・線の色/線の太さ/線種
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<前回のまとめ>
「PowerPointで必要な10の機能のうちの5つ目の機能が”塗りつぶし”です。
塗りつぶしは、1.メリハリが利いて分かりやすいから、2.グループの違いが
分かりやすいから、というメリットがあります。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●今回、お伝えする機能は「線の色」です。必要な10の機能のうちの塗りつぶ
しと同じで5つ目の機能になります。「線の色」の設定自体は簡単です。
しかし、私たちは、

      なぜ、線の色や線の太さを変更した方がよいのか?

を理解しておく必要があります。

●線の色を変更するのは、例えば、左から右へ流れる矢印(→)を複数書いた場
合、同じ情報なのか、異なる情報なのかが分かりにくくなります。そのため、
その違いを明確にするのです。

●ただ、カラー印刷なら、色を変えるだけで違いが明確ですが、モノクロ印刷
しかない場合は、線種を変更する必要があります。

●線の太さを変更するのは、そこが強調すべきポイントかどうか判別できるよ
うにするためです。強調すべきポイントのところは線を太くします。また、線
を太くすることで安定感が増します。

●では、「線の色の変更」の具体的な設定方法をご説明します。
・線の色を変更する対象のオブジェクトをクリックします。
・パワーポイントのツールバーの[書式]→[プレースフォルダ]→[色と線]→
[線]→[色]を選択します。
・パレットから適当な色を選択します。

●また、「線の太さの変更」の具体的な設定方法をご説明します。
・線の太さを変更する対象のオブジェクトをクリックします。
・パワーポイントのツールバーの[書式]→[プレースフォルダ]→[色と線]→
[線]→[色]を選択し、適当な色をつけます。
・[スタイル]で適当な太さを選択します。

●さらに、「線の種類の変更」の具体的な設定方法をご説明します。
・線の種類を変更する対象のオブジェクトをクリックします。
・パワーポイントのツールバーの[書式]→[プレースフォルダ]→[色と線]→
[線]→[色]を選択し、適当な色をつけます。
・[実線/点線]で適当な線種を選択します。

●以上、設定も内容も含めて、特に難しいものではありません。しかし、情報
の違いを明確にしたり、メリハリをつけたりするために必要な機能なので、ぜ
ひ、覚えておいてください。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>

Q.私は医者ですが、学会の発表などでいつも苦労しています。
できれば、アドバイスをお願いします。
私がパワーポイントで作成したもの、あるいは、その途中にあるものに
対してアドバイスいただければ幸いです。
ただ、気になりますのは、そのような形式をとらせていただいた場合、
アドバイス料はいくらぐらい支払うことになるのでしょうか?
今までこのような、アドバイスをうけたこともないため、いくらぐらいの
料金なのか見当がつきません。
これからもできればお願いしたいと思いますので、よろしくお願いします。

A.了解しました。
プレゼン資料を電子メールでお送りいただければ、アドバイスさせていた
だきます。ファイルはlzh形式かzip形式で圧縮してくださいね。

  また、料金ですが、今のところ「無料!!」です。

  ”今のところ”というのは、近々、このようなコンサルティングを
有料サービスとして実施しようと準備しているからです。
でも、今なら無料!!です。(^^;)

  お役に立てるか若干、不安ですが、ぜひ、お送りください。
今後ともよろしくお願いします。

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■4.相互広告募集中
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■5.編集後記
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<編集後記>

 先日、名刺を作りました。
単純に名前が書いてあるものではなく、似顔絵名刺です。
北海道の十勝という大自然の中で運営されている
『かでる工房』さんです。http://www.kaderu.com/

 先日、多くの人に配ったのですが、効果絶大でした。
やはり、インパクトが強いんですよね。
名前だけだとすぐ忘れられちゃいますが、似顔絵なら顔を思い出して
もらえるす可能性が高いのですからね。

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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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