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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.014号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.014号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数 741名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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【1】プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・図で書くと情報が整理できる!!
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<前回のまとめ>
「私たちが目指す真のプレゼンテーションはテクニックで対応するのではなく、
”気持ち”で勝負すべきです。どんなに情報を論理的に整理しても気持ちが
なければ、無駄です。」
という内容でした。

●先日、思い入れたっぷりのプレゼン資料を読む機会がありました。まさに気
持ちのこもったプレゼン資料です。私は、プレゼンは、

         ”気持ちを込めるべきである!!”

ということを主張しつづけていますが、それだけでも駄目なんですね。(^^;)
このあたりのバランスが難しい。

●いくら読んでも分からないのです。多分、書いている本人は良く分かってい
るのですが、事実と想定、過去と現在、自分と他人が入り混じっていて、とて
も難解に感じました。

●人というのは、このように情報を混合させながら、頭の中に保管することが
できます。しかし、プレゼン資料という紙(=スライド)に情報を吐き出す場合、
これらの混合した情報を整理して、

 1.○○
2.△△
3.□□

という具合に必ず”順番をつけなければならない”のです。
これは、絶対!!です。これを避けては通れません。

●プレゼン資料の作成が難しく感じるのは、どれを「1.」にし、どれを「2.」
にすればよいのか分からないからです。自分の頭の中なら「1.」も「2.」も関
係なく、混合していても何ら問題はないのです。

●しかし、プレゼン資料では、必ず、順番解決が必要になります。そうすると、
混合している情報を解きほぐす力が必要になります。
先の通り、事実と想定、過去と現在、自分と他人などを分解する力です。

●この力が何に活きるのか?というと、スバリ、「図形表現」に活きるのです。
多くの方からプレゼンの図形表現は難しい、という意見を頂戴しますが、
それは、
a.情報自体が整理できていない
b.情報は整理できているけど、○にするか、□にするのかが難しい
c.情報は整理できているけど、○や□の配置やサイズをどうすればよいのか
が難しい
というように分類できます。

●図形表現の基礎になるのは、「a.」の能力です。これができないと図形表現
は難しい。逆に図形で表現することでこれらの情報の整理が可能になる、とも
いえます。

●情報が混乱しているなら、それを図で整理してみることです。そうすること
で自然に情報を整理する力がつきます。そして、相互作用で、プレゼン資料の
表現能力の基礎が高まるはずです。

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【2】パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・図形の変更
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<前回のまとめ>
「線の色を変更するのは、情報の違いを明確にするためです。また、線の太さ
を変更するのは、そこが強調すべきポイントかどうか判別できるようにする
ためです。線の種類を変えることで違いを表現するのです。」
という内容でした。

注意:ここでの操作は、MS-OfficeXPを基本として記載しています。

●今回、お伝えする機能は「図形の変更」です。必要な10の機能のうちの6つ
目の機能になります。

●メルマガ、No.005で、図形の基本は四角形であることをお伝えしました。
四角形で作成していくことで、全体の配置を決定することができるのです。
しかし、四角形だけだと、メリハリがないため、円形や三角形などに変更する
のです。そんな時に使用するのが「図形の変更」です。

●図形の変更を用いるのは、これはデザインと配置を分離して考えることがで
きるからなのです。デザインと配置を同時にやると難しくなります。

例えば、フロー図を書く時に、○、◇、□を同じ大きさで配置したいと思った
とします。

    ○→□→◇→□→□→□→○
↓   ↑
□→□→□

この時、わざわざ、○、◇、□を最初から作成するのではなく、最初は、すべ
て□で作成し、サイズや配置を統一します。その後「図形の変更」で□→○、
□→◇に変更すればよいのです。その方が綺麗な図形が描けます。

    ■→□→■→□→□→□→■
↓   ↑
□→□→□

黒く塗りつぶしたところを『図形の変更』で「■→○、■→◇」へ変更するの
です。
繰り返しますが、こうすることで、デザインと配置を分離して考えるのです。

●では、「図形の変更」の具体的な設定方法をご説明します。
・図形を変更する対象のオブジェクトをクリックします。
・パワーポイントのツールバーの[図形の調整]→[オートシェイプの変更]→
※ここからは任意の図形へ
を選択します。

●以上、設定も内容も含めて、特に難しいものではありません。しかし、図形
の変更を用いることでデザインと配置を分離して考えることができます。

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■3.読者ご相談コーナー
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<読者の質問>

Q.サンプル図形をダウンロードしましたが、正直、がっかりしました。
私が必要としているのは、
・相手を説得できる流れや技法をとりいれてあるテンプレート
・相手を理論的に攻める場合のテンプレート
など、ケースによって分類されているものが欲しいのです。
単純に図形だけでなく、このようなより高度なテンプレートは提供して
もらえないのでしょうか?

A.これは難しい要望ですね。
どうしても、プレゼン資料は状況によって構成も変わってくるため、
一概にはいえない部分があります。
ただ、プレゼン資料というのは、基本形は同じで、それに+αの部分を
付け加えて行くことで完成できるとも言えます。
これらを考慮したテンプレートを提供できないか、考えますね。

  ちなみに、パワーポイントでは、「インスタント・ウィザード」という
機能があり、情報をテキスト入力することで、ある程度のプレゼン資料を
完成させることができます。

   [表示]→[ツールバー]→[作業ウィンドウ]
[新規]→[インスタント・ウィザード]

  で使えます。一度、お試しください。

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■4.相互広告募集中
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■5.編集後記
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<編集後記>

 プロ野球が合併問題で紛糾してますね。(^^;)
今、議論すべきなのは、20〜30年後、プロ野球はどうあるべきか。
というところだと思うのですが、そうではないみたいですねぇ〜。

 それとは逆に、Jリーグの百年構想は、すばらしい。
http://www.j-league.or.jp/aboutj/rinen/kousou.html

 Jリーグには、こういう長期ビジョンがあるので、プロ野球とJリーグの
人気はいつか逆転すると私は予想しています。
頑張れ!!両方!!

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