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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.025号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.025号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数1929名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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◆◆◆ 嬉しいメールをいただきました!! ◆◆◆
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先日、こんなメールをいただきました。
# 初めまして。
# 御サイトにてご紹介頂いております『ロジカル・プレゼンテーション』著者
# の高田と申します。たまたま御サイトを発見して一読させて頂いたのですが、
# 「伝えることが重要である」「気持ちの問題」という考え方に非常に共感を
# 覚えました。つきましては、拙著も似たようなコンセプトで書いてございま
# すので、一読ください。
# 高田貴久 http://www.gaishi-consultant.com/

なんと、今、「プレゼンテーション」関連書籍の中で、amazon.comで、一番
売れている『ロジカル・プレゼンテーション』の著者 高田さんからのメール
です。かなり自慢です!!(^^;)
しかも、コンセプトが似ている、なんて、素直に嬉しい!!
ぜひ、皆さんも『ロジプレ』を一読ください。
http://www.amazon.co.jp/exec/obidos/ASIN/4901234439/nakeru-22

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・図で何を描こう?
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<前回のまとめ>
「プレゼンテーションを行う上で、自分の考えや方向性を明確にすることは
とても大切です。しかし、その根底に愛情がなければ、結果を伴うことは
難しい。」
という内容でした。

●先日、TVで料理番組を見ていて、興味深いシーンがありました。
フランス料理のシェフが料理を作る前に完成図を「絵」で描いたのです。これ
がとても上手で色や配置などがバランスよく描かれていました。完成イメージ
を明確するという点でプレゼンテーションの資料作りと共通すると思います。

●プレゼン資料を作成する場合も同様にPowerPointを立ち上げるより、ずっと
先に「全体像」を描いた方が効果的です。最終的な完成図を描かずに最初から
PowerPointで資料を使るのは、かなり!!高度なテクニックです。意識しなく
てはいけないのは、
「何を書くか?」 と 「どう書くのか?」
は違う、ということです。

●例えば、小説家が何を書くのかを明確にしないで、いきなりワープロに向か
って原稿を書くことは不可能なはずです。つまり、冒頭のシェフや小説家と同
様に自分の中でこれから作るべき資料の完成イメージ(=設計)を明確にしない
と結果的に無駄な作業をすることになります。

●設計の段階では、文字で書くのではなく、図で表現した方が良いです。図と
いっても決して難しくありませんからご安心ください。四角形の箱の中に書き
たい内容を表し、関連を線でつなげればよいのです。
例えば、以下のような形になります。
┌─────┐
│ テーマ │
└──┬──┘
┌──┴──┐
│ 目 的 │
└──┬──┘
┌───────┼───────┐
┌──┴──┐ ┌──┴──┐ ┌──┴──┐
│ 課題1 │ │ 課題2 │ │ 課題3 │
└──┬──┘ └──┬──┘ └──┬──┘
┌──┴──┐ ┌──┴──┐ ┌──┴──┐
│ 施策1 │ │ 施策2 │ │ 施策3 │
└──┬──┘ └──┬──┘ └──┬──┘
│       │       │

●では、なぜ、図で表現した方がよいのでしょうか? それは、
1.論理的なつながりが明確になる
2.説明対象の階層構造が明確になる
3.PowerPointの図形表現にそのまま利用することが可能になる
からです。

●1.論理的なつながりが明確になる
論理的とは、話のつながりが誰もが納得できること、と言えます。これを図で
表現していくことで関連性のつながりが明確になり、不要なものがみつかった
り、矛盾を発見することができます。例えば、「これは有効な施策だ」と思い
ついても、それがどの課題の解決につながるのか?本当にそうなのか?といっ
たことを検証できるのです。

●2.説明対象の階層構造が明確になる
多くの場合、プレゼンで説明する内容は、階層構造をもっているはずです。例
えば、会社の問題点を抽出する場合、企業としての問題もあれば、部や課の問
題、社員の問題など切り口によって違ってきます。階層構造を文章で表現する
のは難しいものです。それより、図を書いた方が明確になることがあります。

●3.PowerPointの図形表現にそのまま利用することが可能になる
全体像をせっかく図で描いたのですから、これをそのままPowerPointで利用す
ることができます。図で描くことで自分が一番、分かりやすいのですから聞き
手の人も同様に、わかりやすいはずです。例えば、プレゼンの冒頭で「今回の
プレゼンの全体像をご説明いたします。」といいながら、それぞれの大筋を説
明するのも一つの手です。

このように、最初の設計段階は図で説明する対象を図で描いてみましょう。

●では、続けて具体例で見てみましょう。
今回は、「楽天」のプロ野球加盟申請の資料例です。
http://www.rakuten.co.jp/info/ir/release/pdf/2004_09_24.pdf

       ┌─────────────┐
│1.会社の概要      │
└──────┬──────┘
┌────────┼───────────────┐
│ ┌──────┴──────┐        │
│ │2.参加球団の概要    │(1)〜(9) │
│ └──────┬──────┘        │
│ ┌──────┴──────┐        │
│ │3.参加球団の事業計画概要│(1)〜(2)  │
│ └──────┬──────┘        │
│ ┌──────┴──────┐        │
│ │4.具体的施策      │(1)〜(7) │
│ └─────────────┘        │
└────────────────────────┘

ここでは、大きく2つの事柄が書かれています。
1つは会社の説明、もう1つは楽天球団の説明の2つです。この資料で一番、
伝えたいのは、「4.」のはずです。しかし、いきなり「4.」の説明をする
のは無茶なので、「1.」〜「3.」の基本的な内容を説明し、徐々に核心を
説明しています。

●これは喩えるなら、前菜に始まり徐々にメインデュシュを提供するのに似て
います。さらに具体的施策は、「3.参加球団の事業計画概要」の(2)基本
コンセプトにつながるようになっています。本来は、ここに目的や課題を入れ
た方がより、締まると思いますが、対外的な資料ということで割愛されている
のかも知れません。

●いずれにせよ、論理的というより、単なる説明上のつながりで、「2.」〜
「4.」を伝えるために「1.」があり、「4.」を伝えるために「3.」が
ある。「3.」を伝えるために「2.」があるような構成になっています。

●また、階層構造としては、単純で「1.」>「2.」>「3.」>「4.」
のような形で包含されています。(階層構造の説明には、あまり適切ではなか
ったです。)さらに、実際にデリバリする際には「本日のご説明内容は、図の4
つです。」などと伝えることも可能です。

●このようにプレゼン資料を作成する段階では、まず完成イメージを図で描き
ましょう。その時点で論理的なつながり、階層構造の明確化などを通じて、説
明する対象を正確に把握するのです。そして、いかにメインディシュをおいし
く食べていただくかということに注力し、完成させるのです。

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■2.パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・アウトラインの作成
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<No.24のまとめ>
「画像のコピー&ペーストを繰り返すと、勝手に同一サイズの画像に縮小され、
同時に配置も勝手にされる時があり、困りませんか?そんな時は、[書式]→
[スライドのレイアウト]→[最適なレイアウトを選択]で解決できます。」
という内容でした。

●全体設計が完了したら、まずは、外枠だけでも作成したいものです。そこで、
今回は、アウトラインの作成方法のTIPSです。

●アウトラインの簡単な方法は、以下の手順です。
1.PowerPointを立ち上げます。
2.アウトラインのタブを選択します。
3.アウトラインにテキスト文字を入力します。

●また、別の方法でアウトラインを作成することもできます。
1.タイトルをテキストエディタなどで作成します。
2.完成したファイルは、〜.txtとして保存します。

 次に、以下の手順でテキストファイル(〜.txt)を読み込みます。
1.PowerPointを立ち上げます。
2.[ファイル]→[新規作成]→[新しいプレゼンテーション]を選択します。
3.[挿入]→[アウトラインからスライド]を選択します。
4.[アウトラインの挿入]で、該当する〜.txtファイルを選択します。

たった、これだけです。(^^;)
これで大枠は完成するので、あとは、中身に集中すればよいのです。

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■4.編集後記
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<編集後記>

 読者の皆様、申し訳ありません。1週間遅れの発行です。m(_ _)m

 先日、Mr.インクレディブルを観ました。
内容以上にいつも関心してしまうのがCGです。
最近のCGの技術ってすごいです。ニモを観たときにも思いました。
たまに、「あれ?写真?」
なんて思うほど、リアルなシーンがあります。
これから映画にCGは必須ですね。

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