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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.030号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.030号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数3150名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・眠くなるプレゼンとは?
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●前号では、日産のプレゼン資料から学ぶべき点として以下を整理しました。
ご覧になっていない方は、バックナンバーをご覧ください。m(_ _)m
1.数値の取り扱いは十分に注意すること
2.聞き手に対してメッセージを伝える工夫をすること
3.線や色などの不要な情報は削除し、シンプルにすること
4.レイアウトや色は統一感を持たせること
5.表紙に用いる画像には意味を持たせること
6.背景の画像を用いる場合、文字を見やす工夫すること
7.図やフォントには極力、黄色を用いないようにすること
今号は、「デリバリ」つまり、プレゼンテーションそのものの『コツ』につい
て説明します。

●先日、あるお医者さんのプレゼンを聞く機会がありました。内容は「なぜ、
人は肥満になるのか?」です。聴衆は、50名ほどで、所要時間は約1時間30分。
資料の枚数は50枚ほどでした。40歳ぐらいの先生で興味深く聞くことができま
した。

●内容はおもしろかったのですが、しっかり聞けたのが最初の30分ぐらいで、
その後、「睡魔」に襲われました。スライドが次から次に表示され、説明が同
じリズムで、正直、単調なのです。高速道路を一定のスピードで走っている感
覚です。
#決して言い訳ではありませんよ。(^^;)

●皆さんは、人のプレゼンを見ながら眠くなりませんか?あるいは、周りを見
ると結構、寝ている人が多いと思いませんか?世の中には、眠くなるプレゼン
があります。
皆さんがプレゼンをやる場合、やはり、聞き手を引き付け、眠らせない工夫が
必要です。そうでないと聞き手は寝ます。

●というのも、私たちは、刺激的な映像をテレビなどから毎日のように仕入れ
ています。つまらない番組だと、すぐにチャンネルを切り替えます。また、私
たちの多くは、小学校に始まり12〜16年もの間、授業や講義などで「受ける」
ことに関してはプロ並みの目を持っています。

●そのため、単調なプレゼンの場合、すぐにチャンネルを切り替えられてしま
うのです。プレゼンする立場としては、ちょっと怖いですね。
では、「どうすりゃいいの?」ということですが「テンポ良く、明るく話をす
る」、「声を張る」などは基本ですが、それ以外に以下の5つが考えられます。
1.動く
2.質問する
3.スライド以外のものを見せる
4.話を脱線させる
5.ストーリを作る

●1.動く
「動く」とは、身振り手振りを交えて話をするということです。椅子に座っ
てマイク片手にプレゼンするのではなく、聞き手の前に立ち、身振り手振りを
交えて説明するのです。人はどうしても動くものに目が行くので、それを利用
するのです。また、時には、聞き手のところまで歩いて行き、話をするのも効
果的です。

●2.質問する
本来、プレゼンとは、コミュニケーションの手段なので、双方向で意思疎通
ができ、空間を共有できるのがベストです。しかし、説明することに集中しす
ぎると一人の世界に閉じこもってしまいがちです。そのため、質問を投げかけ、
参加意識を呼び起こし、空間を共有するのが効果的です。

●3.スライド以外のものを見せる
これは、スライドだけを見せているとどうしても単調になってしまうので、
動画や操作画面などを見せるのです。こちらは視点に変化を与えるのです。
また、ホワイトボードに「売上目標は、○○!!」などを書くのも効果的です。

●4.話を脱線させる
フォーマルな話だけだとどうしても退屈してしまいます。そこで身近な話な
どで、あえて話を脱線させるのも効果的です。

●5.ストーリを作る
これは、プレゼンの基本中の基本なのですが、映画やドラマと同じように伝
えるべき内容に起承転結を持たせるのです。例えば、「現在の我社の問題はこ
れだ!!」などと、最初に聞き手の興味を引き、その後、一つずつ、解決策を
説明するなど、飽きさせないストーリ作りは基本です。

●以上が代表的な例です。
正直、目新しいものではないと思います。よく学校の先生がやっていたもので、
要するに「緊張と緩和」を演出し、飽きないプレゼンにするのです。

●ただ、これらを『テクニック』として理解すると、また間違いを犯しかねま
せん。そうではなく、
”どうしたら聞き手に自分の考えが伝わるだろう?”
と本気で考えるのです。よいでしょうか?ここでも「気持ち」が重要なのです。

●そうすることによって、自然と上記の5つにたどり着くのがベストです。ア
プローチとしては、テクニックありきではなく、気持ちありきなのです。本当
は、伝えたい気持ちがないのに、上記の5つをテクニックとして理解し、実際
にプレゼンで利用しても、聞き手には何も伝わりません。何しろ聞き手はプロ
ですから。直ぐに見破られます。

●そういう意味で、眠くなるプレゼンには原因があるのです。プレゼンターが
本気で「伝えたい!!」と思うなら、その熱気などから眠れないものです。
テクニックとして理解するのではなく、気持ちでご理解ください。
なかなか、奥が深いですよね...

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■2.パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・スライドマスタの編集
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先日、以下の問い合わせがありました。

 >スライドマスタをhttp://www.nakeru-p.com/dload_smaster.htmlからダウ
>ンロードさせていただきました。
>このスライドマスタの色を変えたり、矩形のエッジのぼかしを変更したり
>したいのですが、ロックがかかっていて操作できません。
>どのようにしたら良いか教えていただけないでしょうか。

●ご質問、ありがとうございます。
回答の前に、念のために「スライドマスタ」とは何ぞや?ということについて
再度、ご説明させていただきます。

●スライドマスタとは、いわゆるテンプレートのことで、資料全体の背景色や
レイアウトを決定する便利な機能です。テンプレートを使用するのはパワーポ
イントに限りません。WordやExcelなどでも使用しているはずです。

●例えば、営業マンがExcelで「見積書」を作成する場合、テンプレートがな
いところから新規で見積書を作成するのは大変な労力がかかります。会社名は
どこにいれよう?タイトルは何にしよう?日付はどこに配置しよう?など、時
間がかかってしまいます。しかし、テンプレートが用意されていれば、金額な
どの必要な項目だけを記入すればよいので簡単です。

●スライドマスタとは、これと同じようにレイアウトを決定するテンプレート
のことです。ご質問の回答としては、スライドマスタ編集なので、以下で変更
可能です。
・スライドマスタを参照する場合
[表示]→[マスタ]→[スライドマスタ]
・スライドマスタから通常のスライドへ戻す場合
[表示]→[標準]

●では、実際にスライドマスタの編集をやってみましょう。
例えば、資料の全ページに会社名を入れたい、という場合、全ページに1つず
つ会社名を入れるのは面倒なので、1つのマスタファイルに会社名を入れて、
すべてのスライドに会社名を表示させます。
1.ダウンロードしたパワーポイントファイルを開く。
2.[表示]→[マスタ]→[スライドマスタ]を選択する。
3.適当な場所に会社名を記入する。例.株式会社ナケルなど
4.[表示]→[標準]を選択し、スライドマスタを閉じる。
5.ここで、先ほど記入した”株式会社ナケル”が触れないことを確認
これは、通常のスライドとマスタファイルが異なることを示しています。
6.[挿入]→[スライドの複製]を選択する。これを繰り返します。
7.自動的に”株式会社ナケル”が全てのスライドに表示される。

●以上、とっても簡単で、便利な機能です。メールやWord、Excelでも同じで
すが、パワーポイントでも最初にレイアウトを決定するとその後の作業効率が
グッと上がります。

●ちなみに、dload_smaster.htmlからダウンロード可能なスライドマスタは、
「表紙用のマスタ」と「本文用のマスタ」の2つが存在します。というのは、
多くのスライドは、表紙と本文のレイアウトは異なるからです。変更したい対
象をそれぞれ選択してください。

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■3.お薦めのメルマガ
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仕事ができる、できない、という評価は、結果的に人とうまくコミュニケーシ
ョンがとれるかどうかだと常々思っています。このメルマガは、コミュニケー
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■5.編集後記
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<編集後記>
先日、丸井に買い物に行こうと思い、丸井の赤いカードを探したのですが、
どうしても見つかりませんでした。
こういうのって必要な時に限って見つからないんですよね。(^^;)

それにしても、どうして世の中、こんなにカードが多いのでしょう?
別に集めたい訳ではないのですが、病院に行ったり、買い物をしたりするなど、
普通に生活しているだけでカードがどんどん増えていきます。
世の中、カードは磁気ではなく、ICカードに進んでいますが、カードを増やす
のではなく、1枚のカードにすべての情報を管理してもらいたいと切に願って
います。

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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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