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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.031号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.031号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数3173名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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■お知らせ■
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メルマガ読者の皆様、3点、お知らせがあります。

●1.サイトをリニューアルしました。
「8つのステップ」以外の情報が盛りだくさんになってきたため、サイトを
リニューアルしました。また、代行作成、コンサルティングなどの有料サー
ビスも開始しましたので、一度、ご覧ください。(似顔絵もあります)

●2.PC-MODE 5月号に掲載されました。A
パソコン雑誌「PC-MODE 5月号」は、パワーポイント特集なのですが、サイ
トで提供している「スライドマスタ」、「サンプル図形」がCD-ROMに収録さ
れました。ぜひ、ご購入ください。

●3.4/11(月)発行の「ウィークリーまぐまぐ ビジネス」に記事を書きます。
4/11(月)に発行されるウィークリーまぐまぐで”目指せ!頼れる先輩!!”
という企画が組まれます。そこで、プレゼンテーションの『コツ』について
記事を書くことになりました。ぜひ、ご覧ください。

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・まだ全然できてませ〜ん!!
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<前回のまとめ>
「眠くならないプレゼンをするには、”テンポ良く明るく話をする、声を張る”
などの基本以外に 1.動く、2.質問する、3.スライド以外のものを見せる
4.話を脱線させる、5.ストーリを作る などの『コツ』があります。ただ、
これらをテクニックとして理解しても聞き手には伝わらないもの。むしろ、
伝えたい気持ちを充実させましょう。」
という内容でした。

●サイトの訪問者の方から、よく、
「プレゼンの発表がもうすぐなんだけど、まだ全然できてませ〜ん!!」
という明るい?(^^;) メールをいただくことがあります。他人事ながら、とて
も心配になります。私も子供の頃、夏休みの宿題は、機が熟すまで待つ方だっ
たので、気持ちは分かります。皆さんも同じような経験があるのではないでし
ょうか?

●こういうメールをいただくと、まったく正反対の思いを持ちます。
・もっと早くから計画を立てないと完成度の高いプレゼンはできないのに
・でも時間がなくてもプレゼンの目的は達成できるしなぁ
というものです。
前者に関しては、別の機会に説明させていただくこととして、今回は、後者に
ついて説明します。

●昔、プレゼン資料の代行作成をしていた時、ある営業担当のクライアントか
ら「明日の夕方、駐車場管理システムについて客先で説明がある。申し訳ない
けど、明日の夕方までにプレゼン資料を作って!!」という依頼がありました。

●通常、新規でプレゼン資料を作成する場合、2週間ぐらいは必要と思ってい
るので「できる訳がない!!」とお断りしたのですが、引き受けました。結果、
最初、できる訳がないと思っていたのに、なんとかなるもんですね。ちゃんと
翌日の夕方までに間に合わせることができたのです。

●どうやって間に合わせたのか?というと、ホワイトボードに手書きでプレゼ
ン資料を作成し、これを印刷して提出したのです。決して美しくはありません
が、思いは込めました。この時は、短期間なので、8つのステップなんか踏ん
でいられません。臨時4ステップで対応しました。

・Step1:テーマや背景を再確認し、目的の明確化を行い、同時に構成を検討
します。
・Step2:ホワイトボードに大まかなストーリと簡単な図を書き、提案書の概
要を書きます。
・Step3:Step2 で作成したストーリを元に関係者と打ち合わせを行い、意見
をぶつけます。
・Step4:皆で揉んだストーリを元にホワイトボードに提案書の形式で清書し、
印刷します。

●営業担当のクライアントは、この資料を持って客先で説明し、無事、説明し
終えたそうです。この時の経験は良い勉強になりました。1つは、プレゼンテ
ーションでは「どんな形にせよ、締め切りに間に合わせる」ということ、それ
と、そのためには、限られた時間の中でどのようにOUTPUTするか工夫をすると
いうことです。

●つまり、プレゼンテーションでは、自分の考えを表現し、相手に伝えること
が重要であり、体裁は後回しということです。もちろんパワーポイントを使っ
て美しい資料を完成させることができればベストですが「mustではない」とい
うことです。

●プロジェクタなんか使わずに、資料を手渡し「1ページ目をご覧ください。」
とやればよいのです。最悪なのは、資料自体が存在しないことです。資料がな
いと、相手に理解を求めるのは容易ではないですから。

●ですので「プレゼン資料が、全然できてませ〜ん」というメールをいただく
度に、心配になると同時に、

   ”でも、時間はなくてもプレゼンの目的を達成する方法はある”

●とも思うのです。
ただ、このパターンが全てで通用することもないと思います。上記の営業担当
のクライアントの場合、依頼している方も「時間がない」という共通認識があ
るので、うまく行ったといえます。逆に、例えば、1ヶ月前からプレゼンの日
程も決定しているのに自分の怠慢で時間がなくなった場合は、言い訳にしかな
らないですから。

●こういう場合、やはり、しっかり計画を立てて、その計角通りに実行を進め
るというのが王道ですよね。
さて、締め切り間近の皆さんは、どちらでしょうか?

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■2.パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・使えるツール
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<前回のまとめ>
「スライドマスタとは、いわゆるテンプレートのことで、資料全体の背景色や
レイアウトを決定する便利な機能です。スライドマスタの編集は、[表示]→
[マスタ]→[スライドマスタ]を選択することで可能になります。」
という内容でした。

●冒頭でご紹介した『PC-MODE 5月号』のCD-ROMには「プレゼン資料作成に使
いたいパワーアップツール」というものが沢山、収録されています。この中で
「これは使える!!」と思ったツールをご紹介させていただきます。

●1.PDFコンバータ(株式会社ワイ・エス・エス)
http://www.iothe.co.jp/html.yss/product/pdfconv.html
せっかくパワーポイントで資料を作成しても、その資料を見る人がパワーポ
イントをもっていない場合、ファイルを参照することができません。そうい
う時に活躍するのがPDFですよね。

このツールを使うと、パワーポイントで作成したファイルをPDFファイルへ
変換することができます。実際に変換したPDFファイルをご覧ください。
http://www.nakeru-p.com/doc/srv_consul_01.pdf

 Acrobat Readerで問題なく、参照できたと思います。
パワーポイントからPDFファイルへの変換の王道は、本家、Adobe Acrobatだ
と思いますが、Standardでも35,000円ぐらいするのでちょっと高価です。
しかし、ワイ・エス・エスの製品なら8,400円〜購入可能です。体験版も提
供されているので、少し試してみるのが良いと思います。

ただ、PDFへ変換するだけなら、ソースネクストの「いきなりPDF」は、更に
安い1,980円で購入可能です。こちらの方がお得?(^^;)
http://www.sourcenext.com/products/pdf/

●2.HTML変換ソフト(安形康氏)
http://tinyurl.com/5ygbm
このツールを使うとパワーポイントファイルをHTMLファイルへ変換してくれ
ます。パワーポイントの標準機能でもHTML形式へ保存できますが複雑なタグ
になるので、編集は、難しいです。しかし、このツールは、余計なタグがな
いので、編集することも容易です。

どちらもInternetExplorerでパワーポイントのように参照可能です。PPTの
標準機能の場合、スライドショーまでできます。でも個人的には、シンプル
な安形氏のツールの方が好みですね。

●その他、CD-ROMには、4100本ものツールや素材が収録されているので、一度、
ご覧ください。

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■3.お薦めのメルマガ
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サイトをリニューアルする際、如何に多くの人にとって使い易いインタフェー
スにするのか?という点で悩みました。ホームページを公開している人は、
以下のメルマガを一度ご覧ください。

<どんな方にも判り易いウェブサイトを目指して>
「ウェブアクセシビリティ入門」
高齢化社会が訪れ、福祉ビジネスも進展しつつある今、あなたのホームペー
ジは障害者や高齢者にも読みやすくできていますか?
政府は電子政府化考想を実現するため、ウェブサイトのアクセシビリティを
JIS化しました。
このメルマガでは、そのWEBJISの解説を交えながら、ウェブアクセシ
ビリティの基本と必見のノウハウを実例とともにお伝えします。
発行:毎週月曜日  登録↓
http://www.mag2.com/m/0000145212.htm

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■4.相互広告募集中
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ビジネス系メルマガを発行の方、相互広告しませんか?

 ”実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座”では
随時メールマガジンの相互広告を募集しています。
相互広告を希望するジャンルは、「ビジネス一般」、「教育」です。
ご希望の方は、wataru@nakeru-p.com までメールください。

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■5.編集後記
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<編集後記>
サイトをリニューアルしました。ソースをみていただければ分かるように
色々、SEO対策はとっているつもりです。
でもGoogleでは、なかなか上位表示されないんですよね。(^^;)
読者の皆様の中で、詳しい方がいらっしゃれば、指摘していただけないで
しょうか?

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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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