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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.032号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.032号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数3620名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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■お知らせ■
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●4/11(月)発行の「ウィークリーまぐまぐ ビジネス」に掲載されました。
前回、お知らせした通り、4/11(月)に発行されたウィークリーまぐまぐの
”目指せ!頼れる先輩!!”という企画で記事を書きました。
基本的にサイトで書いている内容と同じですが、改めてご覧ください。

●『製品レポート掲載』を開始しました。
現在、フランスのエンビビオ社の製品レポートをサイトで掲載していますが
同様に、プレゼンテーションに関する御社の製品レポートを掲載させていた
だきます。プレゼンテーションに関する製品であれば、何でも結構ですので
お申し込みください。http://www.nakeru-p.com/srv_report.htmlまで。

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・デザイン:4つの原則
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<前回のまとめ>
「プレゼンまでに時間がなく、資料もできていないという場合、プレゼンの目
的を達成するための方法論はいくつかあるはず。ただ、王道は、事前にしっ
かり計画を立てて、その計角通りに進めることです。」
という内容でした。

●先週、花見に行きました。今年も懲りずに東京世田谷の「砧公園」です。砧
公園は元々ゴルフ場だったらしいので、広くて混まないのが気に入っています。
ただ、それ以上に見事なのが、桜の咲きっぷりで、圧倒的な迫力がありました。
やっぱり日本って良いですよね。

●それは、さておき、サイトの訪問者の方から「プレゼン資料を作っているん
だけど、デザインセンスがなくて...」というメールをよくいただきます。
気持ちは分かりますよ。私もデザイナーではないので、デザインセンスには、
自信がないです。

●そのためにデザインを勉強するというのも骨の折れるものですし、なかなか
敷居が高そうです。しかも、デザインというのは論理的なものではなく、感覚
的なものですし、何が良いのか、どこに注意すればよいのか分からない気がし
ます。

●ただ、プレゼン資料に関して言えば、デザイナーが必要なほど大袈裟なもの
ではなく、ほんの少しデザイン的にセンスアップしたものが作れないだろうか、
そして、そのために、デザインという「感覚的」なものを「論理的」に説明し
てもらえないだろうか、と私も思っていました。

そんな私たちにぴったりの本を見つけました!! (^_^)/
『ノンデザイナーズ・デザインブック Second Edition 』
Robin Williams 著、吉川典秀 訳 毎日コミュニケーションズ発行、1890円

●この本はタイトルに”デザイン”と入っていますが、いわゆる「ビジネス文
書の書き方」に属すると思われます。何よりもすばらしいのが、デザインセン
スというような感覚的なものを4つの原則としてまとめてある点です。
・何かセンスが悪い気がする。
・でも何が悪いか分からない。
・だからどう直してよいのか分からない。

という悪循環を解消してくれるはずです。また、1つ1つの説明に事例がある
のが親切で分かりやすいです。

●詳細は、実際に読んでいただくとして、この本の中で、繰り返し記載されて
いる4つの基本原則をご紹介します。
(以下、P.13からの抜粋です。また、⇒は、私のコメントです。)

●(1)近接
「互いに関連する項目は、近づけてグループ化しなければなりません。いくつ
かの項目が互いに近接しているとき、それらはバラバラな要素としてではな
く、一つの視覚的ユニットとして認識されます。近接は、情報を組織化し、
混乱を減らし、読者に明快な構成を提示するのに役立ちます。」

⇒これはつまり、図形を配置する際、関連する項目はできるだけ近くに配置
せよ、ということです。資料を見る人は、情報が近接していることでそこ
に何らかの意図を読み取るものだと説明しています。
また、関連しない項目は、あえて離して配置することで関連がないことを
表現しなさい、と説明しています。簡単な例でいうと「会社名と自分の名
前」、「会社の住所と電話番号」など、関連する項目はできるだけ近づけ
ましょうということですね。

●(2)整列
「ページ上では、全ての要素が意図的に配置されていなければなりません。あ
らゆる要素が、他の要素との視覚的な関連をもつ必要があります。これによ
り、明快、洗練、新鮮という印象が与えれます。」

 ⇒整列とは、左揃え、右揃え、中央揃えがあるのですが、2つの整列を同時
に使わない方が洗練されて見えると書かれています。また、中央揃えは、
安定的で、無難だけれども素人臭く見える、と指摘しています。

●(3)反復
「色、形、質感、位置関係、線の太さ、書体、サイズ、画像などの視覚的要素
を、作品全体を通して繰り返すことです。これは組織化を促進し、一体性を
強化します。」

⇒これはプレゼン資料のような複数ページにまたがる場合、ある一定の規則
を作り出しましょう、その方が安定感が増します、というものです。スラ
イドマスタの意味はここにあるんですね。例えば、タイトルやサブタイト
ルの位置やフォントを同じにするなど、ある一定の規則を作り出しましょ
う、と説明しています。

●(4)コントラスト
「コントラストの背景にある考え方は、ページ上の要素同士が単に「類似」す
るのを避けるということです。もし、要素 (書体、色、サイズ、線の太さ、
形、空きなど)が「同一」でないなら”はっきり違わせる”ということです。
コントラストは、ページ上で最も重要な視覚的な吸引力になることがしばし
ばあります。つまり、読者をまず読む気にさせる役割をするのです。」

 ⇒コントラストは、情報が異なるものなら強弱をはっきりさせましょう、と
いうことです。簡単な例では、タイトルでしょう。タイトルと本文は別の
要素なのだから、タイトル箇所のフォントサイズを極太にする、白抜きに
するなどのメリハリをつけましょうと言っています。

●いかがでしょうか?かなり泣けます!!まさに目からウロコです。
分かっているようで分からないことではないでしょうか?私自身大変、勉強に
なりました。デザインセンスというような感覚的なものを4つの基本原則とし
て、論理的に整理してもらえただけでうれしくなります。

●プレゼン資料を作成する際、いや、プレゼン資料に限りません。企画書や報
告書、メールや議事録でも同じだと思います。上記の4つの基本原則に従って
作成することで、読む気にさせる、センスアップした資料を作成することがで
きるはずです。

●私もサンプル図形やスライドマスタ、サイトの見直しが必要だと思いました。
皆さんも、一読ください。
『ノンデザイナーズ・デザインブック Second Edition 』
Robin Williams 著、吉川典秀 訳 毎日コミュニケーションズ発行、1890円
http://tinyurl.com/5ayzd

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■2.パワーポイント修得の『コツ』 ・・・・OpenOffice.orgは使えるか?
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<前回のまとめ>
「PC-MODE5月号に、プレゼン資料作成に使いたいパワーアップツールという
ものが沢山、収録されています。この中で”PDFコンバータ”と”HTML変換
ソフト”は使えますよ。」
という内容でした。

●2005.4.12(火) Yahoo!に、こんな記事が掲載されました。
「Microsoft OfficeとOpenOffice.org、どちらを選ぶべきか?」
http://headlines.yahoo.co.jp/hl?a=20050413-00000094-myc-sci
記事では、OpenOffice.org は、MS-Officeの既存ファイルとの互換性が完全で
ないこと、また、例え、無料でも、私たち利用者が新しいツールを使うことの
再教育やサポートなどの費用がかかる、ということを Microsoftが主張してい
る、と伝えています。

●ご存知ない方のために、補足させてください。OpenOffice.orgとは、
・ワープロソフトや表計算ソフトなどを統合したオフィスソフト
・MSオフィスと高い互換性を持っている
・無料で手に入って、自由に使える
・「オープンソース」で開発されている
のことです。

●要するに、MS-Officeに対抗する無料ツールで、MS-Officeなどの Microsoft
の製品は、Microsoft の都合でVer.UPされたり、それに対する購入が必要であ
るなど利用者が振り回されています。これに対して、利用者主体の製品を無料
で提供しようというものです。
#詳細は、http://ja.openoffice.org/intro/http://www.nakeru-p.comをご覧ください。

●私たち利用者にとってMS-OfficeでもOpenOffice.orgでも一向に構いません。
安価で安定動作して、使いやすくファイルの互換性があれば問題ないのです。
現状、MS-Officeが標準ツールですが、Linuxが普及したようにOpenOffice.org
が普及し、一般化する可能性もあります。

●そこで、今回、OpenOffice.orgの中の「Impress」 というPowerPointの対抗
ツールが使えるかどうかを確認してみました。確認ポイントは以下です。
1.プレゼン資料作成の際、必要な10個の機能が使えるか?
2.10個の機能以外で特筆すべき機能があるか?
3.既存のPowerPointファイルとの互換性は問題ないか?
4.操作性は問題ないか?

●詳細なレポート結果は、別途、サイトに掲載いたしますが、確認した結論か
ら言うと、「結構、使えます!!」
10個の機能も全て使えるし、それ以上に、なかなか泣かせる機能があります。
例えば、扇型なんか簡単に作れます。また、グラデーションの設定は細かく指
定できますし、pdfへの出力機能も標準で付属していました。
(全号でご紹介したPDFコンバータも不要)

●また、互換性の確認のため、既存のPowerPointファイルを読み込んでみまし
たが、まったく問題なく読み込めました。Microsoft の言う通り微妙に文字が
ずれたりするものもありましたが、でも、Office2000とOfficeXPでずれたりし
てるじゃないか?と思ったりします。

●また、何よりも良いのは、図形がずれないことです。PowerPointの場合、グ
リッドに図形を配置してもなぜか、ほんの少し(1ビットもないぐらい)勝手に
ずれることがあり、この調整にいつも時間をとられていしまいます。これがな
いだけでもありがたいです。

●気になる点としては、操作性とデザインぐらいですが、操作性は慣れれば問
題ないレベルだと思います。

●ですので、技術的な観点でいうとOpenOffice.orgは問題なく使えます。一朝
一夕に多くのユーザがMS-OfficeからOpenOffice.org に切り替わるということ
はないでしょうが、Linuxが浸透していったようにOpenOffice.org も浸透して
いく可能性を感じました。
#ダウンロードはこちら→http://ja.openoffice.org/1.1.4/

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■3.お薦めのメルマガ
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タイトルが強烈なメルマガです。(^^;)
バックナンバーを見ると、すべて企業名が実名で書かれています。
まさに事件として読んでもおもしろいです。

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ご希望の方は、wataru@nakeru-p.com までメールください。

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■5.編集後記
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<編集後記>
先日、「ジブリ美術館」に行ってきました。
子供が喜ぶだろうと思って行ったのですが、自分も結構、楽しめました。
アニメ映画ってどうやって作っているのか?など興味深かったです。
子供は、それには興味がなく、「ねこバス」に夢中でしたが...

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□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
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