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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.036号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.036号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数4226名  
                                   
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 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
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■1.プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・勝ちたい報告書
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<前回のまとめ>
「プレゼンテーションは、コミュニケーションの一種なので、聞き手を巻き込
ましょう。 そのためには、"つかみでつかむ"、"質問する"、"目線に気をつ
け" という3点に注意しましょう。」
という内容でした。

●やりましたね!!日本代表。W杯決定、一番乗りなんてカッコよすぎます。
キリンカップの2試合見た限り「かなりやばい」なんて思ったりしましたが、
やる時は、やるんですね。最後のイラン戦も勝ってほしい!!

●先日、あるIT企業の8名の新入社員の「セミナー報告書」のレビューをする
機会がありました。8名の新入社員が1ヶ月に渡るセミナーを受講し、その結
果を10ページ程度の報告書として整理したものです。これがなかなか、中身の
薄い報告書でした。(^^;)

●誤字脱字は当然として、報告書という割りにただ、受講したセミナーの概要
がツラツラ書かれていて、最後のページに感想らしきものが書かれているだけ
なのです。そこには主張や意図が見られません。また、デザインの4つの原則
など皆無でした。

●皆さんも同じように、何らかのテーマについて調査し、それを「報告書」と
して、プレゼンする機会もあると思います。そのため、今一度、報告書の作成
時のポイントについて整理します。

●まず、考えなくてはいけないのは、報告書を作成する”前に”以下の4つの
項目について明確にし、設計をすることです。

●1.目的
報告書を読む人がその報告書を読んだ結果、自分、あるいは自社のことをどの
ように思って欲しいのか?を明確にする必要があります。
例えば、上記のセミナー報告書の場合、「1ヶ月に渡るセミナーで有益な学習
ができ、多少なりとも成長したのだな。」などと思ってもらうことが一般的な
目的になると思います。

しかし、私が上記の報告書を読んだ感想としては、「1ヶ月何を勉強したのだ
ろう?」という疑問でした。つまり、本来は読み手に対して「成長した」と思
ってもらいたいのに、逆の感想を持たせてしまったということです。

●2.対象者
目的を明確にするためには、まず報告書を読む人が誰なのか?ということを想
定しなくてはいけません。もし、はっきりわかっていない場合は、架空でもよ
いので想定すべきです。

というのは、対象者によって報告書に対する期待が異なるからです。上記の例
の場合、対象者は、人事部の人や組織の上司になるため、この方々の期待に合
わせた内容にする必要があります。

●3.主張
主張のない、報告書などありえないと思いますが、結構、多いものです。主張
のない報告書は、読み終えた後に「座り心地の悪さ」を感じるものです。少な
くとも、報告書に限らず多くの文書では、何かを伝えるために作成するもので
そうでないなら何のために作成しているのかわからなくなります。

●4.構成
最終目的を達成するために、どのような情報をどのような順番で書き、読み手
に納得してもらえるか?というストーリー設計も必要です。ビジネスの報告書
の場合、最初に結論をもってくるのは、よく言われていることです。

そこで、最初に結論を出して、その後、どのようなストーリーにするか考えま
す。この時のポイントは、結論を”証明する”ストーリにするという点です。

●このように、まずは報告書を作成する”前に”上記の4点は押さえるべきで
す。これらが曖昧なまま報告書を作成すると、上記のセミナー報告書のように
骨抜きの報告書ができあがる可能性があります。

●ただ、このように書くととても難しく感じますね。(^^;)
もっと分かり易くいうなら、皆さんがラブレターを書く時も、同じことをして
いるはずなのです。「目的」「対象者」「主張」「構成」、いずれも外せない
ですよね?

●ラブレターだとこれらの項目を一生懸命考えるのに、これが仕事上の「報告
書」という形式になった途端、中身の薄い物を作ってしまうものです。
不思議です。

●でも、その原因も明確です。
ラブレターと違って「伝えたい!」という『気持ち』がないからです。
「勝ちたい!」と思わなければ勝てないのと同様、「伝えたい!」と思わなけ
れば、良い報告書は完成しないものです。

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■2.パワーポイント修得の『コツ』 ・・・レーザプリンタでもカラー印刷
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<前回のまとめ>
「スライドを切り替えるタイミングでセンス良く仕上げるためには、作業ウィ
ンドウの画面切り替えで設定します。」
という内容でした。

●毎度、気になっていることがあります。
よく打ち合わせなどで、印刷されたモノクロのプレゼン資料を配布されること
があります。この時、資料の中に白抜き文字が消えていたり、意味不明の図形
が印刷されていることがあります。

●例えば、タイトルが表示されず真っ黒になっていたり、資料のあちこちに意
味不明の四角形が印刷されていたりします。細かいことなので、多くの人が見
落としているのでしょうが、個人的にはとても気になります。

●原因は、レーザープリンタ(モノクロ)で「グレースケール」を選択して、印
刷しているからです。背景として、Windows が気を利かせて、プリンタの種類
によって「カラー」か「グレースケール」を自動的に設定してことも関係して
います。

●しかし、Windows のお勧め通りに印刷すると上記の不具合が発生するのです。
上記の不具合をなくし、美しく印刷するためには、レーザープリンタでも「カ
ラー」を敢えて選択しましょう。

●設定箇所は、
[ファイル]→[印刷]で表示された画面の左下、
[カラー/グレースケール]
となっている箇所です。
ちなみに、3つの設定内容による印刷の違いは、以下のようになります。

○1.カラー
白抜き文字や枠線なしの白い図形などが画面表示と同じように美しく印刷さ
れます。

○2.グレースケール
白抜き文字の場合、印刷されない。枠線なしの白い図形の場合、枠線が印刷
される、などの不具合が発生します。

○3.単純白黒
グラデーションを頻繁に使用したプレゼン資料を印刷する場合、印刷速度が
高速になるなどのメリットがありますが、現在のプリンタは性能も高いので
あまり使う機会はないと思います。

●以上から、レーザープリンタ(=モノクロ)で印刷する場合は「グレースケー
ル」ではなく「カラー」を選択して印刷しましょう。

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■3.お薦めのメルマガ
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ナケルコメント:
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