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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.038号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.009号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数4433名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』 ・・・五輪もプレゼンの優劣で決まる!!
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<前回のまとめ>
「営業用のプレゼン資料の完成度を高めたい、という場合、単純にプレゼン資
料を見直すだけでは、片手落ちになる可能性がある。営業全体を販売の”し
くみ”として捉え、集客や見込み客フォローについても検討すべきである。」
という内容でした。

●しかし...2012年のオリンピックの開催地の最終決定がプレゼンテーショ
ンの優劣で決定するなんて、やっぱりプレゼンテーションって重要なんですね。
改めて認識しました。(^^;)

●TVや新聞を見ると、
・ロンドン:子供がオリンピックに憧れ、アスリートに育っていく姿を上映
・パ  リ:美しい映像だけれど、焦点がぼやけている
という内容のようです。実際のプレゼンテーションを見たわけではないので、
軽々しく発言できませんが、今回は、このオリンピック招致合戦のプレゼンテ
ーションから学びたいと思います。

●上記の比較を見ると、プレゼンを行う際、聞き手に「何を伝えるのか?」と
いうのは重要な要素だということが分かります。プレゼンテーションとは、送
り手と受け手のコミュニケーションの一種なのですから、明確なメッセージを
伝えないといけないということですね。

●また、主張が明確で、それが最初から最後まで貫かれているような”骨太”
のプレゼンでなければ駄目です。

●ロンドンのような骨太のプレゼンにするには、コンテンツ(資料やビデオ)
を作成する”前”の段階がとても重要であるといえます。サイトの『8つのス
テップ』の中の『Step1(テーマの確認)』です。

(1)テーマ :プレゼンテーションを貫く一貫した主張
(2)目 的 :プレゼンテーションを行うことによる最終的な到達点
(3)背 景 :プレゼンテーションを行うことになった背景、経緯
(4)対象者 :プレゼンテーションの聞き手(社員、他社の社員、一般住民)
(5)時 間 :プレゼンテーションの発表時間
(6)概 要 :発表内容の大まかなストーリー
(7)ポイント:ストーリーの中でも特に伝えたい内容

●今回は、この中の「テーマ」がはっきりしていたロンドンと、はっきりして
いなかったパリ、という構図になるのだろうと思います。これはこれで異論は
ないと思いますが、ここで重要なエッセンスを加えるなら『戦略』です。「戦
略的に考える」といった方が良いかもしれません。

●『戦略』というと小難しく聞こえますが、要するに、プレゼンの内容を聞き
手に共感してもらうための工夫、ということです。『戦略』が甘いと、どうし
ても聞き手の心に響かないプレゼンになりがちです。

●では、その『戦略』はどうやって考えるのか?というと、これは、やはり対
象者(ここではIOC委員)が何を望んでいるのか? ということを想定すること
です。例えば、
・オリンピックは、市民にとって憧れの祭典である
・特に子供にとって夢を育むきっかけになる
・子供たちがスポーツに熱中することで、世界の平和へつながる
というようなことをIOC委員の人達は望んでいるはず、 ということを想定する
のです。これをバックボーンとして「テーマ」の決定をしていくのです。

●そのため『戦略』の決定には、対象者を理解し、分析することが不可欠であ
る、と言えます。ここ、よろしいでしょうか? 重要なので繰り返し読んでく
ださい。逆に言うと対象者を理解せずして『戦略』など立てられない、という
ことです。ジーコジャパンと同じですね。

●それと、もう一つ重要なポイントとして、

   ”対象者が自分の望みを明確に分かっていないことも多い”

という事実です。つまり、なんとなく心に抱いているけど明確に言葉に表現で
きない、あるいは、漠然としていてうまく整理できない、という場合です。

●対象者の望みが明確であれば、それを吸い上げて形にすればよいのです。し
かし、対象者が自らの望みをまだ漠然と抱いている、というような場合、こち
らが逆に提示する必要があるのです。このあたりがプレゼンテーションの醍醐
味でもあり、楽しい人には楽しい作業ですが、辛い人には辛い作業です。

●今回の招致合戦では、ロンドンが IOC委員の人達のオリンピックに対する思
いをうまく想定し、映像で表現したという点で多くのIOC 委員の人達の共感を
得たのだろう想像します。

●そういう意味で、プレゼンの作業に入る前に、対象者の分析を行い、テーマ
を決定し、作業の方向性を決定することが如何に重要であるか、ということを
ご理解いただければと思います。

注意:TV、新聞からの情報なので多分に想像が含まれていることをご了承
ください。m(_ _)m

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■2.パワーポイント修得の『コツ』 ・・・プレゼン資料の「自動作成機能」
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<前回のまとめ>
「展示会などで自社の商品説明用のプレゼンを自動表示させるためには[スラ
イドショー]→[リハーサル」を実行し、所用時間を記録した後、[自動プ
レゼンテーション(フルスクリーン表示)]を実行しましょう。後は黙ってい
ても自動的にスライドを繰り返し表示してくれるはずです。」
という内容でした。

●今回は、プレゼン資料の作成に時間がない、ある程度、図形表現はともかく、
とにかく形にしたい、という時間のない方々への便利な「インスタント・ウィ
ザード機能」の説明です。

●「インスタント・ウィザード機能」は、画面の指示にしたがってデータを入
力していくだけである程度のプレゼン資料が完成します。ただ、あまり期待は
しないでください。(^^;) 「ある程度」のプレゼン資料ができるというレベル
です。

●なぜ、ある程度なのかというと
・枠組みだけしか作ってくれない(中身はやっぱり自分で作る)
・汎用的なので、個別対応は自分で作成する必要がある
・デザインがひどい(ほとんど使えない)
といったところです。

●ウィザード機能を使うと、やはりパワーポイントというのはあくまでツール
(道具)にすぎないのだな、と改めて思います。ただ、枠組みを作ってくれる
ので参考にはなります。

●例えば『ビジネスプラン』の構成などはゼロから考えるより「インスタント
ウィザード機能」で作成してくれたプレゼン資料は参考になります。あるいは
『グループのホームページ』のスライドマスタの使い方などはとても参考にな
ります。

●「インスタント・ウィザード機能」では、自動的に以下のプレゼン資料を作
成してくれます。
<一般>
・戦略企画の提案        ・問題点の報告
・研修             ・クリエイティブセッション
・賞状
<会社>
・ビジネスプラン        ・財務報告
・全社ミーティング       ・新入社員オリエンテーション
・グループのホームページ    ・掲示板
<プロジェクト>
・プロジェクト概要       ・プロジェクトの進捗状況
・プロジェクトの反省
<セールス/マーケティング>
・製品、サービスの販売企画   ・マーケティングプラン
・製品の概要
<カーネギーのアドバイス>
・効果的なアイデアの掲示    ・グループの活性化
・効果的な会議         ・技術情報の提示
・人事管理           ・発表者の紹介
など、実に多彩です。これらを画面の指示に従っていくだけで、ある程度のプ
レゼン資料が完成します。

●では、具体的な作成手順は、以下です。
・パワーポイントを立ち上げ、[表示]→[作業ウィンドウ]を開きます。
・作業ウィンドウの[新しいプレゼンテーション]を選択します。
・[新規]→[インスタント・ウィザード]を選択します。
・画面中央に[インスタント・ウィザード]の専用画面が表示されます。
・[次へ]を選択します。
・表示される[プレゼンテーションの種類]を選択します。
・[オンスクリーン・プレゼンテーション]を選択し[次へ]を押します。
・[プレゼンテーションのタイトル]に適当に入力し、[完了]を押します。
すると、どうでしょう。プレゼン資料の枠組みが完成します。
後は、作成された枠組みの中にデータを入力していくだけです。
#これが一番、大変なのですが...

●ただ、この時点では、あまりにデザインがひど過ぎる(^^;) ので、ここは
ThemeGallery社の無料のテンプレートでかっこよくしましょう。
長くなるので、続きは次号へ。

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■3.お薦めのメルマガ
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ナケルコメント:
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前日、iPodを購入しました!! http://www.apple.com/jp/ipod/
購入して改めてその操作性の洗練さに関心することしきりです。
クリックホールと上下左右のボタンだけで操作するのですが、曲を聴いている
最中に7秒ぐらいすぎると自動的にボリューム調整画面へ遷移したり、なかな
か気が利いています。さすがAppleです。

購入したその日に30枚ぐらいCDをコピーし、高校時代にタイムスリップです。
「ARB、ARB、ARB...」

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