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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.040号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.040号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数4596名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・日経BPのプロから学ぶテクニック(2)
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<前回のまとめ>
「日経BP社の本の付録に『ここで差がつく文章の技術』という記事がありまし
た。ここでのテクニックとして、1.文章の目的と主題を明確にする、2.
読み手を強く意識する、3.執筆前に論旨展開を決める、4.推敲を重ねて
完成度を高める、が紹介されていて参考になります。」
という内容でした。

●今回も前号に引き続き、日経BP社の記事を引用して解説させていただきます。
今回は、「論理展開の組み立てテクニック」です。他人のプレゼンテーション
を見ていて、流れるように理解できることがあると思います。その理由の一つ
として、全体の構成が簡潔で論理的であることが挙げられます。

●では、どのように簡潔で論理的な構成を作ることができるのか?という点に
ついて、日経BP社が紹介する、具体的なテクニックを見てみましょう。

> 分かりにくい文章の原因は、構成に問題がある場合が多い。構成は話の流れ
> であり、読み手の理解を手助けするものである。文章を作成する前に構成を
> 考えるのは当たり前である。ただ、その中でも論理性を高めるためには、
> ”ピラミッド型の階層構造で考える”という点である。
>
>  タイトル─┬─第1章─┬─第1節───第1項、第2項、第3項
>       │     ├─第2節───第1項、第2項、第3項
>       │     └─第3節───第1項、第2項、第3項
>       ├─第2章─┬─第1節───第1項、第2項、第3項
>       │     ├─第2節───第1項、第2項、第3項
>       │     └─第3節───第1項、第2項、第3項
>       └─第3章─┬─第1節───第1項、第2項、第3項
>             ├─第2節───第1項、第2項、第3項
>             └─第3節───第1項、第2項、第3項

 ⇒つまり、最初の段階で盛り込むべき要素を全て洗い出し、関連性を明確に
し、俯瞰図を作りましょう、ということです。こうすることにより、全体
の矛盾点などを明らかにすることができます。
この階層構造をどのように作成するのか?というと、パワーポイントのア
ウトライン機能で実現することができます。作図は後でやることにして、
全体の論理構成をテキストだけで作成するのです。
(メルマガNo.25を参照ください。http://tinyurl.com/eyq6j)

●次に”ピラミッド型の階層構造で考える”の作り方として、以下の3つのス
テップを紹介しています。このメルマガの書き方にも大いに参考になります。
・Step1:階層構造が満たすべき基本条件
・Step2:階層構造の論理性を高める方法
・Step3:階層構造を基に文章を執筆する際のポイント

●Step1:階層構造が満たすべき基本条件
> 1.3を基調に考える
>  ピラミッド型の階層構造では、章、節、項は、すべて3つの要素になって
>  いる。3つというのは経験則から導きだしたものだ。2つでは弱いし、4
>  つでは多すぎる。読み手に印象づけたり、バランスをよくするためにも3
>  を基調とすること。

 ⇒あの有名な毛利元就の『3本の矢』みたいですね。「弊社の課題は2つあ
ります!」「4つあります!」というより「弊社の課題は3つあります!」
と言った方が印象に残るということですね。実際にプレゼン資料を作成す
る時には、3つ目を生みだすのにウンウン悩んだり、3つに絞り込むのに
悩んだりします。でも、3つの方がバランスがよいということです。
ただ、実際、章のレベルを3つに抑えるのは難しいと思うので3は基本と
いうことです。

> 2.最小単位はパラグラフ
>  階層構造の最小単位は、パラグラフ(=段落)にすること。最初の段階でパ
>  ラグラフまで落とし込むことで論理的な矛盾点などを発見しやすい。また
>  パラグラフ同士は関連性をもつことになるが、伝えたい要素は1つのパラ
>  グラフで完結すべきである。

 ⇒ここが一番、難しいかもしれないです。なぜなら、これは、最初の構想段
階で最小単位まで洗い出しましょう、ということですから。でも、逆にこ
こまで抽出することでストーリーは完成する訳で、プレゼン資料はかなり
完成に近づきます。これを疎かにするとこの後の作業が無駄になる可能性
もあるので、頑張りましょう!

> 3.下位の要素は2つ以上必要
>  階層構造の下位階層は、2つ以上必要である。例えば、第1章の下には少
>  なくとも第1節、第2節は必要である。もし、第1節しか書けないのなら
>  下位の階層は作らない。また階層構造は、せいぜい4つまでとすること。

 ⇒これは重要ですね。プレゼン資料の場合、階層構造をあまり深くすること
はできません。タイトルだらけになってしまうからです。(^^;)
標準的に以下のイメージのように、1つのスライドに章・節・項を表現す
るのが限界です。
┌─────────────────────┐
│第1章                  │
├─────────────────────┤
│┌─────┐┌─────┐┌─────┐│
││ 第1節 ││ 第2節 ││ 第3節 ││
│├─────┤├─────┤├─────┤│
││・第1項 ││・第1項 ││・第1項 ││
││・第2項 ││・第2項 ││・第2項 ││
││・第3項 ││・第3項 ││・第3項 ││
│└─────┘└─────┘└─────┘│
└─────────────────────┘

  この時、第2節・第3節が書けないなら、第1節のタイトルが不要で第1
章だけにしてしまいましょう、ということです。私も構成の段階で1つの
スライドにどの階層まで表現するのかでいつも悩みます。
┌─────────────────────┐
│第1章                  │
├─────────────────────┤
│┌─────┐┌─────┐┌─────┐│
││     ││     ││     ││
││ 第1項 ││ 第2項 ││ 第3項 ││
││     ││     ││     ││
││     ││     ││     ││
││     ││     ││     ││
│└─────┘└─────┘└─────┘│
└─────────────────────┘

●Step2:階層構造の論理性を高める方法
> 1.同じ種類・レベルで並べる
>  一つの要素の下位要素(例えば、章)は、同じ種類、同じレベルのものを並
>  べる。なぜなら、異なる種類やレベルのものが並んでいると全体として何
>  を意味しているのか分からなくなるからだ。

 ⇒これも重要ですね。階層構造のレベルはちゃんと合わせましょう、という
ことです。例えば、「第1章 弊社の課題」としたなら、「第2章 課題
への対応」など、課題⇔対応、というレベルで合わせましょう、というこ
とです。決して、「第2章 課題への対応」の節レベルのものを章まで引
き上げないようにしましょう。

> 2.適切な順に並べる
>  下位要素を考えるときに、もう一つ注意が必要なのは、要素を適切な順番
>  に並べること。例えば、重要度や時間の順に並べるなど。これを意識しな
>  いと調査した順番や思いついた順番にしがちなのだ。

 ⇒うーん、良いことが書いてありますね。泣かせます。プレゼン資料も常に
この順番を意識する必要があります。思いつきではなく、どんな時にも必
ず順番にこだわってもらいたいものです。こじつけでも構わないのです。
ただ、漠然と項目が並んでいる資料より、自分なりの解を持ちながら順番
を決定している資料の方が締りがあるものです。

> 3.要素同士を対応させる
>  「原因」と「対策」のように要素同士が対応関係を持つとき、その下位要
>  素同士もまた、対応関係をもつことが多い。そのため、要素同士を対応さ
>  せるように記載すること。

 ⇒これだけだと分かりにくいかもしれないです。例えば、「第1章 弊社の
課題」「第2章 課題への対応」としたなら、第1章で抽出した節や項の
レベルの課題に対して、第2章の対応策もそれぞれが合致するようにしま
しょうということです。
ただ、実際は、1対1で対応しない場合もあると思います。それでも基本
として1対1で対応するように意識することが大切です。

●Step3:階層構造を基に文章を執筆する際のポイント
>  文章全体、階層毎、パラグラフ毎など、それぞれの冒頭で、総括となる文
>  章を書くこと。

 ⇒記事では、もう少し詳細に記載されていますが、プレゼンでは、あまり必
要ではないので、省略しました。しかし、例えば、第1章のタイトルの下
に第1章で伝えるべき内容が簡潔に書いてあると、分かりやすいものです。
特に、多くの人にプレゼン資料を配布するような場合、説明文がないと誤
解を与えてしまう可能性もあるため、説明文を書いた方が無難です。

●以上、「論理展開の組み立てテクニック」について整理しました。今一度、
整理すると、
・論理構造を明確するためには、ピラミッド型の階層構造で考える。
・ピラミッド型の階層構造で考える場合、以下の3つのStepで取り組む。
・Step1:階層構造が満たすべき基本条件
→3を基調に考える、最小単位はパラグラフ、下位の要素は2つ以上必要
・Step2:階層構造の論理性を高める方法
→同じ種類・レベルで並べる、適切な順に並べる、要素同士を対応させる
・Step3:階層構造を基に文章を執筆する際のポイント
→文章全体、階層毎、パラグラフ毎に冒頭で総括を書く
ということです。

●プレゼン資料に限らず、文書を作成する際に共通する重要なテクニックです。
「構成をどうするのか?」というのは、皆さんも大いに悩まれるでしょう。私
も、いつも悩んでいます。(^^;)
でも、最初の段階で、全体の設計図を書く訳ですから、これはプレゼンに限ら
ず、小説家や脚本家も同じように悩んでいるに違いありません。

●そのため、私達に能力があるかどうか、ということではなく、どんな人にと
っても無→有を作り出すことは難しいことなのです。ただ、ビジネス文書の場
合、小説や映画のように凝る必要はなく、シンプルな論理構成にすればよいの
が救いです。ですので、上記のテクニックをうまく利用して乗り越えていただ
ければと思います。


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■2.パワーポイント修得の『コツ』・・・・(お休みです)
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※「1.プレゼン資料準備の『コツ』」が長くなったので、今回は、お休みさ
せていただきます。


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■3.お薦めのメルマガ
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ナケルコメント:
前号でもご紹介した、自称「本のソムリエ」というjapantn ─んの書評メルマ
ガです。数多い書評メルマガでも発行部数1万部とは屈指の存在です。
手帳にメモしながら読んでいます。
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■5.編集後記
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先日、Windows を起動している時、頻繁にエラーが発生し、砂時計が表示され
たまま応答がなくなりました。しょうがないのでパナソニックのサービスセン
ターに問い合わせたところ、「ハードディスクをフォーマットするしかありま
せん。」と言われました。(^^;)

でも、「おっちゃんには強い見方があるもんね〜。このメルマガのファイルも
ホームページのhtmlファイルも、CGIもすべて、この最強のUSBハードディスク
http://tinyurl.com/9ytgb)に保存しているから大丈夫よ〜ん♪」
なんて勢いよくフォーマットしたら...

ぐうっ!?忘れてた...(^^;)
デジタルカメラの写真は、パソコンのハードディスクに保管してた...(;_;)
もう戻せないっす。皆さん、気をつけてくださいね。

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泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ