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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.043号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.043号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数4829名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・小泉首相から学ぶプレゼンテクニック
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<前回のまとめ>
「9/11の衆議院選挙に向けて各政党からマニフェストが公開されました。この
中で自民党と民主党のマニフェストについて、次の3つの観点から確認しま
した。1.”マニフェスト3原則”が明確か、2.構成が分かりやすいか、
3.泣けるメッセージが含まれているか、という点です。その結果、マニフ
ェストは民主党の方が優れています。」
という内容でした。

●9/11に実施された衆議院選挙は、自民党の”大勝”でしたね。マニフェスト
では、民主党の方が上だと、前回のメルマガでお伝えしましたが、そういった
ところではなく、小泉首相から「郵政民営化に賛成か、反対か」という判定を
委ねられたこと「自民党の郵政反対派を駆逐する」など、強行なまでの改革の
本気度に期待が集まったのだと思います。

●今回の選挙を前後して、小泉首相、および現内閣の人気が上昇中ですね。私
もインターネットで公開されている小泉首相の演説を聴きましたが、なかなか
泣ける演説で、大いに共感しました。

●小泉首相の街頭演説の動画と要旨がインターネットで公開されています。
⇒動画:ブロードバンド用(300Kbps) ※光ファイバー、ADSL、CATVなど
http://www.jimin.jp/jimin/movies/movies/yuuzei0821_300.asx
⇒動画:ナロードバンド用( 56Kbps) ※電話回線など
http://www.jimin.jp/jimin/movies/movies/yuuzei0821_300.asx
⇒要旨:テキスト
http://www.jimin.jp/jimin/info/sousai/enzetsu170820.html

●今回は、小泉首相の演説内容ではなく、そこに隠されている演説のテクニッ
クのうち、皆さんが実際にプレゼンをする場合に応用できるものをいくつかピ
ックアップして、ご紹介したいと思います。

●1.テーマが明確である
まず、最初に取り上げたいのが「テーマが首尾一貫している」という点です。
街頭演説を見る限り、一貫して「郵政民営化」のことだけを繰り返し演説して
います。あたり前のように思われるかもしれませんが、重要な点です。よく他
人のプレゼンを見ていて、色々なことを伝えながら「結局、何が言いたいのだ
ろう?」と思うことがあります。あれは、自分が何を伝えたいのか明確でない
ことが原因です。

⇒実際に皆さんがプレゼンをする場合、例えば3つのことを伝えたい、として
も、これらを包含する1つのメッセージを抽出して絞り込むべきです。そう
でなくとも、聞き手は自分が思っている以上に聞いていないものです。その
ため繰り返し同じことを伝えた方が聞き手の心に残るものです。

●2.簡潔で力強いメッセージで表現する
小泉首相の特徴として、この「簡潔で力強いメッセージ」での表現が上手とい
うのがあります。
・郵政民営化は、改革の本丸である
・民間にできることは民間に
・官僚主導から民間主導へ
など、簡潔で力強く、分かりやすいメッセージです。「言葉は力だ」と、ある
著名な方が言っていましたが、その通りです。簡潔で力強いメッセージは、聞
き手の心に残り、何度も繰り返されることで潜在意識にすりこまれるのです。

⇒これを悪用する人が後を絶ちませんが、重要なテクニックであることは間違
いありません。自民党は「改革を止めるな。」、民主党は「日本をあきらめ
ない」をキャッチフレーズとしています。皆さんも同じようにプレゼンの主
張を一言で表現すると「XX」だ、の「XX」を埋めていただきたいのです。

●3.具体的である
演説を通じて特徴的な例が、数字で表現している箇所です。
・郵便局員は、26万人。短時間公務員(12万人)を合わせると38万人
・警察官は、25万人
・自衛隊は、24万人
・外務省は、世界中の公務員を合わせても6,000人
という具合に、他を引き合いにだして、郵便局員がいかに多いのか、というこ
とを浮かび上がらせています。他との比較がなく、例えば「郵便局員が38万人
は多いでしょう?」と言われただけでは、多いか少ないか判断がつきません。
しかし、比較対照を提示されることでその判断ができるのです。

⇒実際のプレゼンでも同じように、曖昧な表現ではなく、できるだけ客観的な
数値で表現した方が説得力がでます。「売り上げを上げたい。」というより
「売り上げを昨年度と比較して15%上げる。」と言った方がずっと、説得力
がでます。

●4.重要な言葉を強調する。
これも一つのテクニックですね。
・官尊民卑の...
というところで使われています。よろしいでしょうか?「かんそんみんぴの..」
ではなく、「かんー、そんー、みんー、ぴーの... 」と、少しテンポを遅くし
て表現されています。こうすることで「ここを強調したいのだ」ということを
明確化にしているのです。紙面で強調を表現する場合、フォント変えたり、フ
ォントサイズを大きくすることが可能です。しかし、演説の場合、視覚に頼れ
ないため、あえてテンポを変えることで浮き立たせるのです。また、強調した
い言葉の前後に少し間を置くというのも効果的です。

⇒私も多くのプレゼンを見てきましたが、抑揚がなく、ただ単調に説明が続く
だけのものを見ることがあります。これはメリハリのないプレーンなテキス
トファイルを見るのと同じで退屈です。言葉でコンントラストを明確にする
ため、重要な箇所は、テンポを変えてみましょう。

●5.熱がある
もう説明の必要はないですよね?テクニック以上に重要なのが「熱意」です。
「気持ち」です。小泉首相の演説(動画)を見ると「本気だな。」と感じます。
実際、郵政民営化反対の議員を公認しませんでしたし。
テクニックがまったくないのも困りますが、それ以上に伝えたい気持ちがない
と何を言っても心に響かないものです。

⇒プレゼンにも様々な種類のものがあるので、すべてプレゼンで熱を込める必
要はないと思います。しかし、事業プランの説明など、自らがリーダとなっ
てプレゼンする場合などは、「必ず成功させるのだ」という気持ちを前面に
出さないと、うまく行かないものです。

●以上、プレゼンで取り入れるべきテクニックをご紹介しました。この他にも
声を張る、身振り手振りを交える、仮想敵を作って聴衆の見方になる、質問を
投げかける、などのテクニックを見ることができます。ただ、これらを血肉に
するには、やはり、実際にやってみるしかないですね。(^^;)

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■2.パワーポイント修得の『コツ』・・・一発反映!!書式コピー
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<前回のまとめ>
「プレゼン資料を作成する時、表示のタイトルなどを”MS Pゴシック”を用い
るだけではなく、もう少しセンスアップしたい!と思ったことはないでしょ
うか?そんな時には”ワードアート”機能を使ってコントラストをはっきり
させましょう。」
という内容でした。

●四角や円形などの図形のデザインをする時、以下の設定を行うと思います。
(これについては、以前、メルマガでお伝えしました。)
・塗りつぶし
・線の色
・線の太さ
・影
・ワードアート

●これらの図形のデザイン(=書式)を他の図形に同じように反映させる場合、
皆さんは、どのようにしていますか?もし、以下の手順のように1つずつ設定
しているのなら、今回の内容で作業が少し省力化できるはずです。
1.1つ目のオブジェクトをデザインし、完成させる。
・塗りつぶし
・線の色
・線の太さ
・影
2.次に同じデザインを反映させるオブジェクトを選択する。
3.オブジェクトを選択後「1.」を繰り返す。(塗りつぶし、線の色...)

●確かにこれで2つのオブジェクトを同じデザインにすることできます。しか
し「1.」と「3.」で同じ処理を繰り返すため、二度手間です。こんな時に便
利なのが「書式コピー」です。

●書式コピーは、Excel で計算式だけをコピーしたい時に使用するのと同じで
す。デザイン(=書式)だけをコピーするのです。この方法だと「3.」 の処理
が一回でよいため、省力化できる便利な機能です。

●では、具体的な手順をご説明しましょう。その前に、[表示]→[ツールバー]
→[標準]を選択し、標準のツールバーを表示しておきます。
1.1つ目のオブジェクトをデザインし、完成させる。
・塗りつぶし
・線の色
・線の太さ
・影
2.次にツールバーの[書式のコピー/貼り付け]を選択する。
※筆のアイコンです。この後、アイコンの横に筆が表示されるはずです。
3.デザインを反映(貼り付ける)させるオブジェクトを選択する。

●どうでしょうか?たったこれだけです。つまり「2.」でコピーしたいデザ
イン(=書式)を選択し「3.」でデザイン(=書式)を反映させたのです。この
方がずっと楽でしょう?

●ちなみに「3.」で1つのオブジェクトではなく、複数のオブジェクトのデ
ザインを同時に反映させるには、以下の手順になります。
1.1つ目のオブジェクトをデザインし、完成させる。
・塗りつぶし
・線の色
・線の太さ
・影
2.次にツールバーの[書式のコピー/貼り付け]を選択する。
3.デザインを反映(貼り付ける)させるオブジェクトを”PowerPointのスラ
イドをはみ出した位置”から選択(書式を貼り付ける)する。

●いかがでしょうか?「3.」が少し分かりにくいかも知れません。
”PowerPointのスライドをはみ出した位置”とは、スライドが表示されている
その背景のグレーの箇所です。ここを先頭位置にしてマウスで選択し、ぐるっ
と対象となるオブジェクトを囲み選択するだけです。

●この方がずっと楽です。ちなみに、前回ご紹介した「ワードアート」のデザ
インもコピーできるので一度、お試しください。

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■5.編集後記
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政界がめまぐるしく変わっていますね。
本当に改革を進めて欲しいと心から願っています。
今まで何度、挫折したことでしょう。そのお陰で、日本は、未曾有の借金を
抱え、年金問題の根本課題は解決されず、行政改革も遅々として進まない、
そんな暗い状況に見えます。

でも、そんな暗い見通しの中、ライブドアの堀江氏には、敬服します。
なんだかんだ堀江氏に反発する人も多いですし、最終的に選挙に敗れは
しましたが、果敢にチャレンジするあの姿勢には、感動しました。

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