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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.044号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.044号     
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 −プレゼンテーションとパワーポイントのコツを学べるメールマガジン− 
                                   
                          購読者数4927名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
 1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
 2.パワーポイント(PowerPoint)でどのように作成するのか?
 3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com/

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・お詫びいたします。
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<前回のまとめ>
「9/11の衆議院選挙に向けた小泉首相の街頭演説は泣ける演説でした。この演
説から、プレゼンに応用できるテクニックがいくつかありましたので紹介し
ます。それは、1.テーマが明確である、2.簡潔で力強いメッセージで表現
する、3.具体的である、4.重要な言葉を強調する、5.熱がある、という
点です。」
という内容でした。

●今回のメルマガは最初にお詫びを申し上げます。
「先日から風邪を引いたため、体調が思わしくなく、あまり質のよい内容とは
いえないかも知れません。その点、ご了承いただき、お読みください。」

          −−−・−−−・−−−・−−−

●どうでしょう?この書き出し...
・「えっ!何?大丈夫なの?」と心配してくださった方
・「ふざけるな!」とお怒りの方
・「ふーん」と興味のない方
色々、いらっしゃると思います。(^^;)
でも、どちらかというとがっかりしませんか?せっかく読もうと思ったのに最
初にお詫びが入ると、気がそがれるものです。

●なぜ、こんな書き出しをしているのか?というと、プレゼンを開始する前に
このような言い訳をする人が大勢いるからです。例えば、
・あまり時間がなくて資料の出来が...
・体調が悪くて...
・声の調子が悪くて... など

●もちろん、そういうこともあるでしょう。上司からの突然の依頼で資料が間
に合わないこともあるでしょう。体調が悪いこともあるでしょう。しかし、最
初に言い訳をしたからと言って状況は何も変わりません。

●世の中、優しい人ばかりではありません。また、”ビジネス”のプロという
方から見れば、言い訳など必要としません。むしろ、
・だから、何? 俺にどうしろというの?
・プレゼンをやる日は随分、前から決まっていただろう!
・体調が悪いのはお前の自己管理が未熟なんだろう!
と反発されることは必至です。

●にも係らず、なぜ、プレゼンの冒頭でこのような言い訳をしてしまう人が多
いのでしょうか?私の考えでは、2つの原因があるからだと見ています。1つ
目は、「甘えの構造」が日本の文化として深く根付いているからです。
⇒甘えの構造(http://tinyurl.com/8ec4g)

●つまり、言い訳することで、「私は本当は実力があるのですが、今回はたま
たま体調が悪くてよいプレゼンができないのです。」と聞き手に甘え、逃げ道
を作っているのです。

●そして、もう1つの原因は、これは仮説なのですが、あるプレゼンターがプ
レゼンの冒頭で言い訳をして、それを見ていた人が自分がプレゼンをする際、
冒頭で「お断り」を入れればよいのだと判断し、それが数珠繋ぎで続いている
のではないか?と想像しています。

●しかし、このメルマガを読んでいる皆さんは、今日から止めてください。最
初に言い訳はしないと覚悟した方がよいです。なぜなら、言い訳をすることで
良い結果は生まないからです。

●具体例を挙げましょう。
例えば、小泉首相が、街頭演説で
「昨日2時間しか寝てないからあまり良い演説ができないかも...」
と冒頭で言い訳したら皆さんはどう思いますか?”大変だなー”と思いながら
も、どこかで”駄目だなー”と思いませんか?政治家の方々は、こういう言い
訳に意味がない、むしろ、マイナスであると分かっているのです。そのため、
体調に不安があったとしても、それを微塵も感じさせずに演説しています。

●これは、実刑判決を受けた執行猶予中の政治家も同じです。後ろめたさなん
か微塵も感じさせません。
#感じて欲しいけど...(^^;)
しかし、良い意味で、この姿勢は大いに学ぶべき点です。

●また、例えば、就職試験で、
「あまり自信がないのですが、聞いてください。」
と言い訳してからプレゼンを開始した場合、皆さんが企業の採用担当ならどう
思いますか?”気持ちは分かるけど、やっぱり採用はできないな。”と判断し
ませんか?採用担当者として、自信のなさそうな学生より、自信に溢れた学生
を採用しますよね?

●この例から分かるように、言い訳などしない方が良い結果が得られます。
また、もう一つアドバイスさせていただくなら、実は、プレゼンをする側とプ
レゼンを聞く側では心理的なギャップがある、ということです。

●プレゼンをする人は、不安に駆られて、つい言い訳をしてしまいたくなるも
のです。しかし、聞き手の立場では、プレゼンターが自信があるかどうか、体
調が悪いかどうかは、

          ど う で も 良 い こ と

なのです。むしろ、忙しい中、せっかく集まったのだから、少しでも良い情報
を聞いて帰りたい、と思うものです。それが自然です。街頭演説では、日本の
明るい未来を聞きたいものです。演説する政治家の体調のことなどどうでもよ
いですよね?

●ですから、例え、あなたにとって、
・資料に自信がなくても
・体調が悪くても
堂々と勇気を持ってプレゼンすれば良いのです。言い訳をする必要などないの
です。言い訳をしたいのはプレゼンを前に緊張している”あなただけ”なので
す。聞き手は誰もあなたの言い訳など必要としていません。本当です。

●それより、その緊張を楽しみ、開き直って堂々とプレゼンをして、「あの時
は大変だったー」と、友人や家族など、プライベートな空間で言えばよいので
す。きっと美味しい肴になるはずです。
お互い、勇気を持って挑みましょう!!(^_^)/

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■2.パワーポイント修得の『コツ』・・煩わしいオートコレクトの解除方法
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<前回のまとめ>
「複数の図形(オブジェクト)のデザイン(=書式)を同じように反映させる場合
1つ1つ書式設定をすると同じ処理を繰り返すので面倒です。こんな時は、
”書式コピー”を使いましょう。書式コピーは、デザイン(=書式)だけをコ
ピーするので、作業を省力化できる便利な機能です。」
という内容でした。

●パワーポイントを使っていると、
・英字の先頭の小文字が勝手に大文字になってしまう。
・URLやメールアドレスが勝手にハイパーリンクされてしまう。
・図形を読み込んだら勝手にレイアウトされてしまう。
など、自分の意図とは異なり、煩わしいと思うことがあります。これは「オー
トコレクト」機能が設定されているからです。

●パワーポイントをインストールすると最初から自動的に「オートコレクト機
能」の項目が自動的に設定されるのです。「オートコレクト」機能は便利な時
もあるのですが、上記のような煩わしさを感じることがあります。その場合、
設定項目を自ら解除すればよいのです。

●代表的なオートコレクト機能の内容を抜粋すると、以下のようなものがあり
ます。
・文字の先頭文字を大文字にする[the→The]
・セルの先頭文字を大文字にする[the→The]
・2文字目を小文字にする[THe→The]
・インターネットとメールアドレスをハイパーリンクに変更する
・箇条書きと段落番号(を自動設定する)
・挿入したオブジェクトの自動レイアウト

●いかがでしょうか?他にも沢山あるのですが、代表的なものをピックアップ
しました。個人的には、「・文字の先頭文字を大文字にする」など、全く必要
としません。「全部、自分でやります。」といつも解除してます。

●この便利?なオートコレクト機能を解除する方法は簡単です。
・ツールバーの[ツール]→[オートコレクトのオプション]を選択します。
・オートコレクトの画面が表示されるので、[オートコレクト]もしくは、
[入力オートフォーマット]タブを選択します。
・ここで該当する項目のチェックを外します。

●これだけです。これで、英文の先頭文字を自分の好きなように小文字にした
り、大文字にしたり、インターネットのURL を自動的にハイパーリンク設定す
ることを解除したりできます。

●ちなみにMS-Word でも同様のオートコレクト機能が存在しますので、煩わし
いと思われる方は、解除することをお勧めします。

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■3.お薦めのメルマガ
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ナケルコメント:
私はビジネス本が大好きなのですが、このメルマガを見て、どの本を買うか
いつも決めています。
読んだフリ、というより、大変、重宝しているメルマガです。
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■5.編集後記
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阪神、優勝しましたね!!パチパチパチ!!
おめでとうございます。

それにしても巨人のこの現状を、メルマガNo.24(2004.11.26)の時点で予言
していましたが、見事に当たりました。でも、来年は、原さんになるらしい
ので、また期待できますね。

気の毒なのが、楽天の田尾監督です。楽天の場合、監督が問題だとは思えな
いですけどね。

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□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
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泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ