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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.050号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.050号     
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  −プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  
                                   
                          購読者数5519名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
2.PowerPointでどのように作成するのか?
3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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セミナーではサイトやメルマガでお伝えしていない内容を含めて、以下をお伝
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受講人数は、先着45名様ですが、まだまだ残席が多数あります。(^^;)
ぜひ、ご応募ください。
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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・リストラの実際
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<前々回のまとめ>
「ある法人のプレゼン資料をブラッシュアップを手がけました。そのポイント
を参考までにお伝えすると、1.目次でナビゲートする、2.基準カラーを設
定する、3.章毎の基準カラーを設定する、4.フォントを変える、 5.図形
で描く、6.結論を敢えて書く」
という内容でした。

●先日、あるプレゼン資料のコンサルティングを行いました。
依頼内容は「プレゼン資料を作成したが、発表時間が10分しかない。どう考え
ても削減できない。削減ポイントを教えて欲しい。」というご依頼でした。

●プレゼンテーション発表までの準備期間と発表時間というのは、正比例しな
いものです。状況によって様々です。資料作成に1ヶ月かけても発表が10分し
かなかったり、逆に1週間しか時間がないのに1時間だったりします。でも、
どちらかというと、発表時間が短いと楽です。削減すればよいだけですから。
逆にネタがないのに1時間も発表しなければならない時は大変です。

●皆さんも同じような状況に陥ったことはないでしょうか?とりあえず資料を
作ってリハーサルをすると時間が全然、足りない時などです。急ぎ足で説明し
ても時間が足りない。そんな時は削減するしかありません。そこで、今回は、
削減時のポイントについて解説させていただきます。

●具体例を示しながらの方がわかりやすいので、ご依頼いただいたプレゼン資
料の構成をお伝えします。
1.コンセプト
2.現 状(現在の業務の全体像)
3.問題点(現在の問題点)
4.ねらい(改善の方向性)
5.今 後(改善後の業務の全体像)
6.解決策(改善の内容)
7.効 果(改善後の効果)
8.費 用(改善にかかる費用)
9.将来性

●よくある業務改善の提案書です。確かに盛りだくさんです。1ページあたり
1分弱なので、10分は厳しいですね。とにかく削減するしかありません。では
どういう視点で削減すればよいのか?というと、以下の3つになります。
a.優先度の低いものから削減する
b.できるだけ一枚にまとめる
c.強調すべきポイントを明確化する

●a.優先度の低いものから削減する
長い時間をかけて調査した時や、構成を論理的な流れとして固めてしまった場
合、なかなか削減しづらいものです。気持ちはわかります。それでも時間の制
約には勝てない訳ですから思い切って削除するしかありません。最初のポイン
トは「優先度の低いものから削減する」です。

上記の構成からは、「1.コンセプト」と「4.ねらい」は削除可能だと思いま
す。このような方向性の明示は、重要ですが、他の項目に比べると、優先度は
低いです。なお削除しても、例えば、表紙のサブタイトルに記載することも可
能です。さらに、プレゼンの内容によって、現状を強調するなら「9.将来性」
も削除可能です。今回は、削除しましょう。
1.現 状(現在の業務の全体像)
2.問題点(現在の問題点)
3.今 後(改善後の業務の全体像)
4.解決策(改善の内容)
5.効 果(改善後の効果)
6.費 用(改善にかかる費用)

●b.できるだけ一枚にまとめる
次は、「できるだけ一枚にまとめる」です。これは情報を削除する訳ではあり
ませんので、比較的安全な方法です。関連する項目で複数ページにまたがる内
容を1ページにまとめるのです。

a. で修正した構成を見ると「1.現状」と「2.問題点」,「4.解決策」と「5.
効果」は関連性が高いので1ページにまとめることが可能です。ただし、2ペ
ージを1ページにまとめるため、スペースがなくなる場合もあります。その場
合、何らかの情報を削減する必要があるかもしれません。

また、削減できないといって無理に情報を詰め込み、小さいフォント(12ポイ
ント以下)を使用すると、プロジェクタで投影した際、後ろの席では、見えな
くなる場合もあるため、注意が必要です。
まとめた結果は、以下の構成になります。(★が、まとめたスライド)
★1.現状と問題点(現在の業務の全体像と問題点)
2.今 後(改善後の業務の全体像)
★3.解決策と効果(改善の内容と効果)
4.費 用(改善にかかる費用)

如何でしょうか?ここまでで10分/4ページ、つまり 2.5分/1ページなので、問
題のないレベルかと思います。論理性も損なわないですし、寄り道をしなけれ
ば、説明可能だと思います。

●c.強調すべきポイントを明確化する
「b.」で完了としてもよいのですが、では、もし、発表時間が1分しかないと
したら、どうでしょうか?上記の構成から更に削除しなければなりません。大
変ではないですか?

                 :

これぐらい短くなると、論理的であるかどうかは問題になりません。よく「プ
レゼンテーションは論理的であること」と書籍にも書いてありますし、私もこ
れに異論はありません。しかし、それは基本であって、1分しかないプレゼン
テーションなら論理性なんて吹っ飛びます。

           では、どうすればよいのか?

それは、聞き手のことを考えるしかないのです。聞き手が求めていることに適
切に応えるのです。例えば、聞き手が経営者なら、「何をやる、そしていくら
かかる」に興味がある訳ですから、これに集中します。
1.解決策と効果(改善の内容と効果)
2.費 用(改善にかかる費用)

また、例えば、現場担当者なら、「今後、こう変わる」に集中します。
1.今 後(改善後の業務の全体像)
2.解決策と効果(改善の内容と効果)

さらに発表時間が1分しかないなら2ページではなく、1ページに整理した方
がよいでしょう。ちなみに、よく巷で企画書はA4−1枚でまとめよう、とい
う本がありますが、同じような過程を経ているはずです。
このように聞き手の要望に視点を置き、むしろ「強調すべきポイントを明確」
にして、不要な項目を削除するのです。

●以上、当初、削減できないと思っていた構成でも3つのポイントで削減する
ことが可能です。せっかく時間をかけて集めた情報を削除するのは惜しい気が
すると思います。

●しかし、サイトのStep2(情報収集)でもご紹介しているように、高い山(=密
度の濃い情報) を作るには、底辺はできるだけ大きい方がよいのです。底辺が
大きいからこそ、密度の濃い情報ができあがるものです。また、その蓄積した
情報はきっと次の機会に生かされるものです。

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パワーポイントが不慣れな人は必見です!!
ELSがお届けする「Powerpoint2003講座」では、PowerPointの基本的な使い方、
スライドのデザイン手法など、一通りの操作方法を”自宅に居ながら”学習す
ることが出来ます。
不安な方は、『無料体験デモ』がありますので一度、ご覧ください。
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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・・PowerPointのグラフ機能
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<前々回のまとめ>
「プレゼン資料が何十ページにもなり、これを配布資料とする場合、”目次”
が必要になります。目次の作成は、ルーラとタブを使ってページ番号の位置
を統一すると綺麗に見えます。」
という内容でした。

●先日、あるメルマガ読者の方から「PowerPointのグラフの挿入機能はとても
便利なので紹介しては?」と、提案がありました。確かにとても便利な機能な
ので、ご紹介させていただきます。
ちなみに、この方の会社では、資料を配布せず、すべて端末(パソコン)で確認
するだけだそうです。まさにペーパーレスの世界ですね。(^^;)

●PowerPointでグラフを表示させる場合、以下の2つの方法があります。
1.Excelで作成したグラフをコピーし、PowerPointで貼り付ける方法
2.PowerPoint上のグラフ機能で作成する方法
どちらも同じようにグラフを表示することが可能ですが、それぞれ特徴があり
ます。

●「1.Excelのグラフ貼り付け」は、PowerPoint上にグラフを貼り付けた後、
データやグラフの変更が可能です。なお、PowerPoint上で変更可能なのでExcel
の別ファイルのデータは変更されません。一方、「2.PowerPoint のグラフ機
能」は、PowerPoint 上でグラフを作成できます。また、Excelで作成した表を
読み込むことも可能です。ただし、グラフを読み込むことはできません。

●このような特徴があるため、以下のように使い分けることをお勧めします。
・既にExcelで作成した綺麗なグラフがある場合→上記「1.」
・新規で簡単にグラフを作成する場合→上記「2.」
つまり、既にExcel のグラフがあるなら、そのまま作成済みのグラフを貼り付
け、Excel のグラフがないなら、簡単にPowerPointのグラフ機能で作成するの
です。

●「2.PowerPointのグラフ機能」の使用手順は以下の通りです。
・標準ツールバーの[グラフの挿入]を押します。
・サンプルとして、棒グラフとデータシートが表示されます。
・データシートに適切な値を入れます。
これだけで完成です。簡単・便利!!

●再度、グラフを編集する場合は、グラフをダブルクリックします。すると、
ツールバーにグラフ用のボタンが自動的に表示され、以下の変更も可能です。
・グラフの色や背景色の変更
・軸やデータ、凡例の書式変更
・(Excel)ファイルのインポート(=読み込み)
・データシートの表示
・系列を行方向に定義(変更)
・系列を列方向に定義(変更)
・データテーブル(の表示、非表示)
・グラフの種類(の変更)
・項目軸目盛線(の表示、非表示)
・数値軸目盛線(の表示、非表示)
・凡例(の表示、非表示)

●如何でしょうか?ここまで編集できるなら、Excel 不要です。というより、
Excel そのものです。(^^;) しかも、データシートの項目箇所にミニグラフの
アイコンが表示され、項目とグラフの対応が分かりやすくなっています。
芸が細かい!! 一度、お試しください。

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■3.お薦めのメルマガ
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プレゼンテーションのデリバリは、何度やっても緊張するものです。
「慣れるしかない」とはよく言われますが、相手が重要な取引先などの場合、
特に緊張しますよね。

でも、緊張を克服する「コツ」があるのです!!

そんな誰も教えてくれない「コツ」を教えてくれる『緊張なんてぶっ飛ばせ!
人前で話すコツ』という無料!!レポートがあります。
メルマガ【たった7秒で変える!プレゼン虎の巻】のバックナンバーですが、
読者には絶対、読んでいただきたい内容です。ほんとお勧めです!!

「人前で話をするのが苦手で・・・」大丈夫、大丈夫。ちょっとした「コツ」
で楽にプレゼンできるようになりますよ。
http://www2.formzu.jp/formgen.cgi?ID=d9300654

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■4.相互広告募集中
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ビジネス系メルマガを発行の方、相互広告しませんか?

”実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座”では
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相互広告を希望するジャンルは、「ビジネス一般」、「教育」です。
ご希望の方は、wataru@nakeru-p.com までメールください。

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■5.編集後記
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へこみました...
セミナーの開催をメルマガ読者5,400名、ニュースレター読者3,000名に告知し
たのですが、まだ応募が10名弱です。(^^;)

このメルマガも結構、時間をかけて作っていますが「意味あるのか?」「大体
読まれているのか?」と思ったり、思わなかったり...

でも、だからこそ、応募していただいた方には決して損はないよう、恩返しし
たいと思っています。
ご応募いただいた皆様、本当にありがとうございます。
http://www.nakeru-p.com/seminar200601.html

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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ