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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.051号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.051号     
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  −プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  
                                   
                          購読者数5617名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
2.PowerPointでどのように作成するのか?
3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・
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<前々回のまとめ>
「発表時間が10分しかない。そんな時の削減ポイントは、a.優先度の低いもの
から削減する、b.できるだけ一枚にまとめる、c.強調すべきポイントを明確
化するです。しかし、1分しかない場合は、聞き手の要求に応えることに集
中しましょう。」
という内容でした。

●前回のメルマガでは、発表時間が10分しかない場合、盛りだくさんの情報を
どのように削減してくのか、について解説させていただきました。これについ
て前回もお伝えしましたが、削減するのは比較的簡単です。そこで、今回は、
難しい方、つまり情報を膨らませる方法について解説します。

●この「情報を膨らませる」というのを苦手とする人も多いのではないでしょ
うか?自分の中で結論は明確なんだけれどもそれ以外に何を書けばよいのか?
という状態です。

●私もよく、プログラマの人達に言われました。
「何を書けばいいんですか?」と...(^^;)
プログラマの多くはプログラミングは好きでもドキュメント(資料)作りを嫌う
傾向がありました。特に頭の中で処理が完成するとわざわざ、他人のために、
起承転結で設計書を書くことが面倒に思えるようでした。

●同じように自分の中で結論は明確でも、それ以外に何を書けばよいのか?と
悩む人も多いのではないでしょうか?そのためプレゼンテーションやドキュメ
ント作成が嫌いになってしまうという悪循環に陥ってしまうのです。

●では、この悪循環を断ち切り情報を膨らませるための『コツ』ですが、以下
の3つです。
a.自分と聞き手は異なる空間にいることを認識する
b.聞き手を導く
c.聞き手の「ナゼ?」と「ホント?」をつぶす

●a.自分と相手は異なる空間にいることを認識する。
まず、最初に認識すべきなのは、聞き手と自分(私)は同じ空間にいない、とい
うことを理解することです。十人十色といいますが、それぞれの人はまったく
異なる空間にいるものです。

自分にとって「結論は明確だ」というのは、最初から結論が明確だったわけで
はなく、様々な思考過程を経て、結論を導き出しているはずです。そのため、
同じような思考過程を聞き手にも伝えたほうが、聞き手も理解しやすいもので
す。そのため聞き手が異なる空間にいることを認識する必要があります。

●b.聞き手を導く
聞き手は異なる空間にいる訳ですから、次は、結論に至る過程を丁寧に誘導し
てあげるのです。これを例えるなら、結論が高い山の頂上だとして、聞き手を
いきなり山の頂上へ連れて行くことはできません。麓から一歩ずつ、頂上へ導
くようにするのです。ただ、この時、前回のように時間や聞き手の要求に合わ
せて変更する必要はあります。

●c.聞き手の「ナゼ?」と「ホント?」をつぶす
結論に導く過程でのポイントは、論理的であることです。こう書くとちょっと
難しい気がしますね。
論理的というは、話の流れが理に適っているということです。私もそうですが
人というのは理に適っていないと思うとなかなか行動しないものですよね?

そこで、この論理性を保つ『コツ』が、聞き手の「ナゼ?」と「ホント?」を
つぶしていくことなのです。例えば、営業マンが商品説明をする場合、結論は
明確です。「商品を買ってください。」でしょう。しかし、そのままでは買っ
てもらえないので、ここからお客様が思い描く「ナゼ?」と「ホント?」をつ
ぶしていくのです。
・この商品を買ってください。 →ナゼ?
・とてもよい製品だからです。 →ナゼ?
・現状の問題点を解決します。 →ホント?
・こういう効果があります。  →ホント?
・既に実績があります。    →ホント?
・競合製品との違いはこれです。→ホント?

●いかがでしょうか?冒頭のプログラマのように、「商品を買ってください」
という結論以外に何を書けばよいのですか?といってしまうとそこで思考は停
止してしまいます。しかし、
・聞き手が異なる空間にいることを認識し
・聞き手を導き
・聞き手の「ナゼ?」と「ホント?」をつぶす
この3つを実行することで情報を膨らませることができます。

●そして、この根底に流れていてとても重要なのが、聞き手に理解してもらい
たいという、
「気持ち」
なのです。これがないから思考が停止してしまうのです。

●これはあらゆるプレゼン資料に応用できます。ビジネスプランでも事業戦略
でもプロジェクト説明や研究発表などでも同じです。そのため、自分でプレゼ
ン資料を作成する時は、「気持ち」を込めて、上記の3つを意識して作成する
とよいですよ。

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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・・PowerPoint上で画像処理
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<前々回のまとめ>
「PowerPointでグラフを表示させる場合、1. Excelで作成したグラフをコピー
しPowerPointで貼り付ける方法、2.PowerPoint 上のグラフ機能で作成する
方法、の2つがあります。既にExcel で作成した綺麗なグラフがある場合は
"1"を使用し、新規にグラフを作成する場合は"2"を使うと便利です。」
という内容でした。

●最近、結婚式でもPowerPointが使われていることをご存知ですか?新郎新婦
の過去の写真を次々にスライド表示するアレです。

●この使い方が代表的なように、PowerPointで画像の貼り付けは頻繁に行われ
ていると思います。しかし、画像を貼り付ける時のネックは以下の2つです。
・ファイルサイズが大きくなってしまう
・加工が面倒

●メルマガNo.27 で画像サイズの縮小方法をご説明しました。この時は、私も
画像の編集は、Photoshop などの画像処理ツールを使用し、その後PowerPoint
へ挿入という手順を踏んでいました。しかし、PowerPoint2002では、スライド
上で画像の縮小や加工ができるため、重宝していますのでご説明します。

●1.ファイルの圧縮方法
最初は、画像ファイルの圧縮方法です。以下の手順を実施するだけで画面上の
見た目は変わりませんが、ファイルサイズはずっと小さくなります。私のデジ
カメで撮影した画像で試してみるとファイルサイズが、300KB→30KB、1/10 に
なりました。
・スライド上で圧縮対象の画像を1つだけ選択します。
・[マウスの右クリック]→[図の書式設定]を選択します。
・タブの[図]→[圧縮]→[図の圧縮]を選択し、以下を設定します。
設定の対象 =ドキュメント内のすべての図
解像度の変更=Web/画面(96dpi)
オプション =図の圧縮

これだけで、プレゼン資料で使用している全ての画像ファイルを一気に圧縮し
てくれます。ただ条件があります。「解像度の変更」で96dpi を選択しました
が、これはプロジェクタなどで表示することを前提として、画像の荒さを許容
します、という意味です。もし、96dpi で印刷して画像が荒いなら、印刷用の
資料を別に用意して「解像度の変更」は、”印刷=200dpi”を選択することを
お勧めします。

ちなみに、一度、圧縮した画像はもとに戻せないので、ファイルはコピーして
使うことをお勧めします。

●2.トリミング(切り取り)
トリミングというのは、画像の切り取りのことです。犬の毛を切ることをトリ
ミングというのと同じです。画像の上部や下部、右端や左端を少し削りたい、
という場合がよくあります。そんな時はスライド上でトリミングします。
・スライド上で圧縮対象の画像を選択します。
・[マウスの右クリック]→[図の書式設定]を選択します。
・タブの[図]を選択し、[トリミング範囲]で以下に適当な値を設定します。

これだけですが、画像ファイルの余分な箇所を取り除いてくれます。確認する
時は、[プレビュー]ボタンを押せば、何度でもやり直せます。

●3.イメージコントロール(明るさとコントラストの調整)
トリミングと同様、画像の明るさやコントラストを調整することもできます。
・スライド上で圧縮対象の画像を選択します。
・[マウスの右クリック]→[図の書式設定]を選択します。
・タブの[図]を選択し、[イメージコントロール]で以下に適当な値を設定し
ます。
色     =自動
明るさ   =適当な値
コントラスト=適当な値

こちらも同様にスライド上で調整できますし、[プレビュー]で確認することが
できます。

●このように、わざわざ画像ツールを使わなくてもPowerPoint上で簡単に画像
処理が可能です。
・PowerPointで作成したファイルをメールで送る時、ファイルサイズが大き
くて送れない
・画像を貼り付けたスライドの表示が遅くて困る
という場合の原因の多くは画像が重すぎることなので、一度、試してみる価値
はありますよ。便利だ!!

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■3.お薦めのメルマガ
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営業マンは売ってナンボ、技術屋は開発品を早く試作していれば良いと思って
いたら大間違いです。そういう時代は過去のものです。
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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL  :http://www.nakeru-p.com

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泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ