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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.053号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.053号     
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  −プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  
                                   
                          購読者数5781名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
2.PowerPointでどのように作成するのか?
3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・セミナー参加者の疑問
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<前回のまとめ>
「どんなに時代が変わっても、大人なら人前で話をする機会があるものです。
人前で話をするのが苦手という人は、"D・カーネギーの著書:話し方入門"
をお勧めします。一家に一冊あっても損はしない名著です。
http://tinyurl.com/advrz
という内容でした。

●2006年1月14日プレゼンテーションセミナー基礎編を実施し、翌日の1月15日
には、日本サッカー協会でも同じ内容のセミナーを実施しました。サイトやメ
ルマガは独習ですが、セミナーは、一定の時間、同じ目的をもった方々が集ま
り、集中して学習していただくことができたと思います。
http://www.nakeru-p.com/melmag/melmag_seminar.html

●どちらのセミナーも、以下をお伝えしました。
1. Step1〜8までの手順の詳細説明(行間の説明)
2. サイトには記載していない実践的テクニック
3. 杉田のプレゼンテクニックを見て学ぶ
中でも「3.」については、メルマガやサイトではなかなか伝えられないところ
ですので”見て”ご理解いただけるのがセミナーの良いところだと思います。

●この2日間のセミナーの中で参加者の皆様からいくつか質問がありました。
メルマガ読者の皆さんにとっても参考になると思いますので、公開させていた
だきます。なお、セミナー参加者の皆さんには、重複することになりますが、
うまく回答できていなかったところもありますので、ここで再度、回答させて
いただきます。

<発表内容、発表方法について>

●Q.「プレゼンの冒頭では笑わせない」と書かれているが、自分は、笑わせた
方がよいと思う。その方が場が和むし、入りやすいがどう思うか?
⇒A.誤解を与えて申し訳ありません。もし、冒頭で面白い話をし、笑いをとれ
るなら、これがベストです。しかし、笑いをとるのは高度なテクニックが
必要と思っています。そのため、日常から人を笑わせたことのない人が、
プレゼンの席で急に笑いをとろうと思ってもそれは難しい。だから無理に
笑わせなくてもよいですよ、そういう人は、身近な話題から入ればよいの
です、という意味です。

●Q.プレゼンの発表が5分しかない場合でもストーリーがあるのでは?
⇒A.一般的にプレゼンテーションの流れの基本となる”結・起承転結”の起で
は「市場動向」や「現状分析」などから入り、徐々に結論に導く展開が多
いと思います。しかし、5分しか時間がないと、資料も2〜3ページが限
界です。そのため「市場動向」の説明などは割愛し、全体像の説明⇒採算
性⇒行動の呼びかけなど、伝えたいことに集中して説明するべきだ、と思
います。
ただ、おっしゃる通り5分といえども説得力のある論理展開は必要ですの
で2〜3ページの資料の中でどちらを先に説明するか、というストーリー
作りは必要だと思います。

●Q.綺麗な資料が必要といわれているが資料にだまされることもあるので、綺
麗な資料以上に、むしろ人間性の方が心に響くがどう思うか?
⇒A.綺麗な資料は心に響かないということですが、これは人それぞれで、逆に
人間性にだまされるため資料を含めて全体で判断する人もいると思います。
私の考えでは、デリバリ(プレゼン発表)は、発表資料や発言などの言語の
部分と、発表者の態度や服装・表情など非言語を含めてトータルで判断さ
れるものだと思っています。
ただ、これは一般論であり、無難な選択ともいえます。もし、プレゼンの
聞き手が質問者の方であるなら資料作りに集中するのではなく、人間性を
前面にだすような対応をするべきと思います。これが”戦略的に考える”
という意味です。

●Q.プレゼンの発表で、わざわざ「デメリット」を話す必要はあるのか?
⇒A.これは、プレゼンの状況により様々だと思います。例えば、営業マンが商
品説明を行った場合「営業マンの話だから話を半分に聞いておこう。」と
思われることが多いです。そのため、敢えて商品のデメリットを説明し、
信頼度を上げるという方法もあります。デメリットを話すのは、このよう
な効果を狙ったものです。しかし、状況によってデメリットを話すことが
そのままマイナスの印象を与えることにもなるかもしれませんので、一概
には、言えません。戦略的に判断するしかないと思います。

●Q.スライドは手で指し示せというが、プロジェクタの前を遮るのは抵抗があ
る。そのためレーザポインタや指し棒の方がスマートでは?
⇒A.多くの皆さんが、プロジェクタの前を横切ったり、手で指し示すことに反
感を覚えるなら、私も一考します。(^^;)
しかし、レーザポインタや指し棒や手でもスライドの「どこを指している
のか?」を明示することが目的です。そのため、1点をブレずに指し示し
分かりやすいのが手(腕)だと思います。手が届かなければ、差し棒、それ
でも届かなければレーザポインタがよいと思います。


<パワーポイントについて>

●Q.おすすめのフォントはありますか?
⇒A.基本は、MS Pゴシックです。明朝体では、プロジェクタに投影した時に文
字が綺麗に写らないことがあります。また、MS ゴシック は、文字幅が一
定なので、少し、固い印象になります。そのためMS Pゴシックが基本です。
ただし、タイトルや決めのフレーズなどでは、さらにコントラストをつけ
るため「HGP 創英角ゴシックUB」がお勧めです。

●Q.数字は半角、全角のどちらを用いていますか?
⇒A.基本的に半角を用いるようにしています。しかし、フォントによって文字
幅が異なるため、半角で文字幅が狭くなる場合は、全角を用いることもあ
ります。そのため、基本は半角ですが、フォントによって使い分けている
のが現状です。明確な基準を持っていません。

●Q.パワーポイントでの表は、Excel とパワーポイントの表の挿入の2つが考
えられるが、どれを使用していますか?
⇒A.パワーポイントで表を使う場合、3つの方法があります。
1.Excelで作成した表を貼り付け
2.パワーポイントの表の挿入で作成
3.パワーポイントのテキストボックスを縦横に並べて作成
これも状況によって使い分けています。Excel を使うのは、複雑な表を作
成する場合です。この時、「図(拡張メタファイル)を選択して、パワーポ
イントへ貼り付けます。
しかし、表が複雑でない場合は「3.」を使用しています。「3.」は、作成
するのに少し手間がかかるのですが、自由度が高く、その後の修正が容易
だからです。
「2.」は使用していません。その理由は、表を美しく見せるためには、統
一感が必要だと思っていますが「3.」では、列の幅や行の高さを統一する
ことが難しいからです。そのため、ほとんど使っていません。

●Q.既に完成しているパワーポイントの資料をダウンロードしたデザイン済み
テンプレートへ反映する方法はどうすればよいのか?1ページずつ、コ
ピー&ペーストを繰り返すのか?
⇒A.以下の手順で一発貼り付けが可能です。
・”コピー元”のファイルを開き、[アウトライン]タブを押す。
・アウトライン編集画面のどこかにカーソルを置き、[編集]→[全て選択]
→[編集]→[コピー]を押す。
・”コピー先”のファイル(つまりデザイン済みテンプレート)を開き、同
じく[アウトライン]タブを押す。
・そのまま、アウトライン編集画面の1ページ目にカーソルを置く。
・[編集]→[貼り付け]を押す。
・その後、[スライドマスタ]編集画面でタイトル位置の変更やフォントサ
イズの変更など微調整を行う。
以上の手順で一気に貼り付けが可能です。

●Q.アニメーションを使用したプレゼンについてどう思うか?
⇒A.アニメーションの多用化は、反感を買うので要注意です。しかし、アニメ
ーションが有効に働く場合があるので、そのような場合に使うことをお勧
めします。
例えば、
・今月の売れ筋、No,1商品は?
(この行を表示している段階では、答えを見せない)

・デジタルカメラです!!
(ここでアニメーション機能を用いて答えを表示する)
このように答えをすぐに見せたくない場合には、アニメーション機能が効
果的です。しかし、多くの場合、使用目的が不明確なまま、むしろ使いた
いからという理由でアニメーションが多用されているのではないでしょう
か?プレゼンの聞き手もこのあたりを敏感に察知して、反感を持つのだと
思っています。
アニメーションは七味やわさびのような役割だと思いますので、これに凝
るぐらいなら、内容やリハーサルに時間をかけるべきだと思います。

●Q.テキストの表紙に文字の枠線やグラデーションをかけているがこれは、ど
うやっているのか?
(参考)http://www.nakeru-p.com/melmag_wordart.html
⇒A.パワーポイントは10個の機能で十分といいながら、これに含まれない機能
を使用しています。すいません。(^^;)
これは「ワードアート機能」を使用しています。単純に「MS Pゴシック」
や「HGP 創英角ゴシックUB」よりもさらにタイトルのコントラストを明確
にするため、使用しています。
使用方法の詳細はメルマガNo.42 でご紹介していますのでご紹介します。

>1.文字の外枠を白く、太い線でなぞる。
> ・ツールバーの[挿入]→[図]→[ワードアート]を選択する。
> ・[ワードアートギャラリー]というポップアップ画面が表示されるので、
>  左上のワードアートスタイルを選択し、[OK]ボタンを押す。
> ・[ワードアート テキスト編集]という画面に自動的に切り替わるので適当
>  な文字を入力する。
> ・適当な[フォント](例えば、HGP 創英角ゴシックUB)を選択し、[OK]ボタ
>  ンを押す。※できるだけ太いフォントが望ましいです。
> ・ツールバーの[表示]→[ツールバー]→[ワードアート]を選択します。
> ・[ワードアート]のツールバーから[ワードアートの書式設定]を選択する。
> ・[線]→[色]→[白]を選択し、[太さ]→[2pt]を選択する。
> 以上で、白抜きの文字が完成したと思います。
>
> では、次に文字にグラデーションを掛けてみましょう。
> ・ツールバーの[表示]→[ツールバー]→[図形描画]を選択する。
> ・「1.」で作成した文字を選択する。
> ・図形描画ツールバーの中から[塗りつぶしの色]→[塗りつぶしの効果]を選
>  択する。
> ・[グラデーション]→[色]→[2色]を選択し、[色1] [色2]に適当な色を選択
>  する。
> ・[グラデーションの種類]→[縦]などを選択し、[OK]ボタンを押す。
>  以上で、文字にグラデーションを掛けることができたはずです。
>
> 最後に、文字に影をつけましょう。
> ・「2.」で作成した文字を選択する。
> ・図形描画ツールバーの中から[影つきスタイル]を選択する。
> ・複数のスタイルが表示されるので、この中から[影スタイル 6]などを選択
>  する。
> 以上で、文字に影をつけることができたはずです。

●以上、長くなりましたが、セミナー参加者の方の疑問点は、メルマガ読者の
方にも参考になると思いますので、掲載させていただきました。

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■2.お薦めのメルマガ
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入社1年目の営業成績は社内で「 最 下 位 」でした。

同期入社の人間は、要領よく先輩にも上司にもゴマをすりながら実績をあげて
いました。
一方、私は、外見に自信が無く、営業トークはドモったりで、その自信の無さ
がお客様にも伝わり、成果はさっぱりでした。
上司からも「1年以内に辞める奴」と見られていました。(^^;)

住宅業界は営業成績が即給与に反映する業界です。
・当然収入も低いまま、彼女もいない
・夢の大きな家と幸せな家族...
まったく望めない最悪の状況でした。

しかし、今年、念願のマイホームを購入し、結婚することにもなり、何もかも
すべてうまくいっています。まるで夢のようです。
そして、いつのまにかわたしの志に賛同してくれる営業マンのネットワーク
「営業力UP実践研究会」を立ち上げ、現在に至っています。

営業成果UPにはコツがあります。皆にその方法をお届けします...
⇒ http://eigyo.ak-m.jp/mmag/

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■3.相互広告募集中
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相互広告を希望するジャンルは、「ビジネス一般」、「教育」です。
ご希望の方は、wataru@nakeru-p.com までメールください。

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■4.編集後記
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ライブドアショックのため、株価が大きく揺れ動いてます。

しかし、なぜ、今頃?という疑問が拭えません。
背景には、出る杭は打たれるという何らかのチカラが働いているように
思えます。怖い世界だ...

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□URL :http://www.nakeru-p.com

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