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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.054号)

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    実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.054号     
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  −プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  
                                   
                          購読者数5898名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
2.PowerPointでどのように作成するのか?
3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝えるメールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・共感を得るには?(1)
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<前回のまとめ>
「1/14、1/15のセミナー参加者の方々から発表内容・発表方法、およびパワー
ポイントについて疑問がありました。例えば、プレゼンの冒頭では笑わせな
い、と書かれているが、笑わせた方がよいのでは?などです。これに対して
回答させていただきます。」
という内容でした。

●先日、あるインフォプレナー(情報起業家)のプレゼンテーションを見る機会
がありました。インターネットの世界では、結構、有名な方なのですが、プレ
ゼンに関して言えば、以下のような問題を抱えていました。
1.宣伝が中心で共感できない
2.ボソボソと何を話しているのかわからない
3.ダラダラと文字が多く、一目でわからない
4.話の流れが論理的でなく、結局、何を言いたいのかわからない

●いかがでしょうか?皆さんも思い当たるふしはないでしょうか?これでは、
なかなか厳しいものがあります。最も問題だと思ったのは、聞き手である私た
ちが存在しないかのようであったことです。

●やはり、プレゼンを行う場合、聞き手の共感を得るようにする必要がありま
す。では、具体的に共感を得るにはどうすればよいのでしょうか?これについ
て、3つのポイントに整理して解説させていただきます。

●まず、1つ目のポイントは、「顧客視点で語る」です。プレゼンテーション
とは、自社や自らの考えを表現する場です。そのため、商品のよいところを懸
命にアピールしようとするものです。しかし、このアプローチが問題になるこ
とがあります。つまり、自社の視点のみで商品を説明し、顧客の視点から商品
を説明していない、という状況です。

●自社の興味と顧客の興味は、異なるものです。例えば、ある給与計算システ
ムについてプレゼンテーションをする機会をもったとします。この場合、営業
マンは、製品の機能説明を中心に説明する傾向があります。しかし、顧客は、
機能説明より、その機能が最終的に自分たちの会社にとってどのようなメリッ
トがあるのか、作業効率がアップするのかなどについて興味を持つものです。

●また、技術系のエンジニアなどに多いのが、専門用語を駆使して、製品を難
解にしてしまうことです。これは、顧客が聞きたいことを話しているのではな
く、自分が話したいことを話しているのです。本来は、顧客の理解度に合わせ
て、専門用語を使い分けるべきものです。

●このように、プレゼンテーションを行う場合、顧客視点ではなく、自社の視
点で語ってしまう傾向があります。しかし、顧客視点で語らなければ、顧客の
理解を得られることはできません。

●すると、ここで、クリアすべき課題がでてきます。それは、顧客視点で語る
ためには、「顧客をよく知る」必要がある、ということです。
・顧客は、今、何に困っているのか?何が必要なのか?
・顧客は、今後、どのようなことをしたいのか?
・顧客の用語の理解度はどの程度なのか?
などです。そうでなければ、顧客視点で語ることはできません。

●また、これをクリアしなければ、プレゼンテーションの構成が全く異なりま
す。先の営業マンの例でいうと、プレゼンテーションの機能説明を中心とした
構成にするのか、顧客の業務改善を中心とした構成にするのかなどです。用語
も同様に、専門用語で用いるほどの細かい内容にするべきかどうかなどです。

●このように、プレゼンテーションを行う場合、まず、顧客をよく知り、それ
によってプレゼンテーションの方向性を決定付け、顧客視点で語らなければ、
顧客の理解は得られないものです。

(次号へ続く)

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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・・画面キャプチャの方法
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<No.51のまとめ>
「PowerPoint上で画像を貼り付けることは多くあると思いますが、ネックにな
るのは、ファイルサイズが大きくなることです。そんな時は、他のソフトを
使うことなく、PowerPoint上でファイルを圧縮したり、トリミングすると便
利です。」
という内容でした。

●PowerPointを使ってインターネットのあるサイトを紹介したり、パソコンの
操作画面を貼り付けることってないでしょうか?私も、先日のセミナー資料を
作成するにあたり、PowerPointの操作画面を沢山貼り付けました。

●文字ばかりのプレゼン資料より、イラストや画像があった方が訴求力が高ま
ります。そこで、今回は、パソコンの表示画面を貼り付ける方法について解説
します。パソコンの画面をPowerPointへ貼り付ける方法は2つあります。

●1.画面全体を取り込んで(キャプチャ)貼り付ける方法
これはパソコンで表示している画面をウィンドウの表示枚数に関係なく、表示
している通りに取り込みます。
手順は、以下の通りです。
・キーボードの右上にある[PrtSc]を押す。※
・PowerPointのスライドに戻り、[編集]→[貼り付け]を押す。
これだけです。

※[PrtSc]については、パソコンの機種によって異なるのでご注意ください。
私の使用しているノートPCでは、[PrtSc]が青い文字になっているので、
[PrtSc]を使用する場合は、[Fn]+[PrtSc]で有効になります。

●2.最上位表示のウィンドウだけ取り込んで貼り付ける方法
「1.」は表示されている通りの画面を取り込む方法でしたが、状況によっては
最上位表示しているウィンドウ(アクティブな画面)だけ取り込みたい場合があ
ります。私自身こちらの方をよく使います。
手順は、以下の通りです。
・キーボードの[Alt]+[PrtSc]を押す。※
・PowerPointのスライドに戻り、[編集]→[貼り付け]を押す。
「1.」と異なるのは、[PrtSc]を押す時に同時に[Alt]キーを押すことです。

※こちらも私のノートPCでは、[PrtSc]を有効にするためには、[Alt]+[Fn]+
[PrtSc]と3つのキーを同時に押しています。

●以上です。とっても簡単で便利な機能です。
なお、取り込む画面が少ないならそれほど気にする必要はありませんが、もし
何十枚も画面を取り込むなら、ファイルサイズが大きくなってしまう可能性が
高いです。そのため、事前に画面の表示色を256色 にするあるいは、貼り付け
た後に、No.51 でご紹介したように画像を圧縮するなどの対応をとることをお
勧めします。

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■5.編集後記
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今から21年前の昭和60年、ロス疑惑という事件で三浦和義氏がマスコミに追い
かけられ毎日のようにテレビで犯人扱いされていました。
私もすっかり三浦氏が犯人だと思っていましたが、平成13年、最高裁で無罪が
確定し、これにはかなり驚きました。
「あの騒動はなんだったのか?」と。

同様にライブドアの堀江氏も、容疑者という段階で、既に犯罪者扱いされてい
ます。検察が逮捕したからと言って、犯罪が確定した訳ではないので、冷静に
判断したいものです。

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□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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