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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.072号)

■11月発売?のプレゼン本、

とにかく、ひたすら書いてます。

3ヶ月に及ぶセミナーが本日、終了しました。
参加していただいた皆様、本当にありがとうございました。
心から感謝しております。

━━殿堂入り━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

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実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.072号     
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−プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  

購読者数7761名  

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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
2.PowerPointでどのように作成するのか?
3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝える”殿堂入り”メールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・地方自治体職員の方へ
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<前回のまとめ>
プレゼンで緊張してしまう人は多い。緊張の回避策は、回数を重ねることと
よく言われる。ただ、初心者の場合は、知っているテーマを選択する、プレ
ゼン内容を習熟する、何度でもリハーサルする。これで緩和することができ
るはず。」
という内容でした。

●先日、『月刊 ガバナンス(10月号)』という雑誌の取材を受けました。
ガバナンスは、地方自治体職員向けの雑誌です。自治体職員の方も最近は、住
民への説明会、庁内会議での企画提案・報告など、プレゼンが必須のスキルに
なっているようです。しかし、人前で話すのは緊張する、またパワーポイント
も苦手という方もいるのではないでしょうか?

●そこで、ガバナンスに入稿させていただいた内容を皆様にもご紹介させてい
ただきます。自治体職員の方はもちろん、それ以外のパワーポイント初心者の
方、いやパワーポイントを熟練されている方も改めて何かヒントを得ていただ
ければと思います。

●1.パワーポイントってどんなもの?
パワーポイントPowerPoint)というのは、マイクロソフトが開発した『プレ
ゼン用のアプリケーションソフト』のことです。現状、プレゼンといえばパワ
ーポイント
を使う方が多く、事実上の業界標準といえます。
また、既に広く使われているEXCELやWORDと役割が異なっています。
・EXCEL  :表計算ソフト(表、グラフ作成が容易)
・WORD  :文書作成ソフト(文章作成が容易)
・パワーポイント:プレゼンテーション用ソフト(図形作成が容易)

●2.有効に使って具体的にどんなことができる?
パワーポイントは、プレゼンテーション用ソフトとして、四角形や円形などを
作成することを得意としています。EXCELやWORD にも図形作成機能はあります
が、パワーポイントは、その図形作成機能に特化しています。

●3.メリット・デメリットは?
メリットは、なんといってもビジュアル表現が得意で生産性が高いことです。
特にWORDで図形作成に苦労している方には、パワーポイントはずいぶん簡単に
感じると思います。
一方、デメリットは、図形やレイアウト・配色などの表現力が必要な点です。
これがパワーポイントの壁でもあります。WORDであれば、文章中心なので図形
や配色などをあまり気にしなくても資料は作成できます。

しかし、パワーポイントの場合、図形表現の特徴を生かすために、どうしても
レイアウトや配色などのスキルが必要となるのです。これを喩えるなら、WORD
は原稿用紙で、パワーポイントは画用紙に絵を描くイメージです。
「パワーポイントでうまく資料が作れない。」という方は操作方法や機能の理
解ではなく、ビジュアルな表現力を磨く必要があります。

●4.初心者が気をつけたい点は?
初心者の方が陥りやすいものとして特に注意していただきたいことを2点ご紹
介します。

(1)見せたいのか、読ませたいのか整理する
最初に注意すべきなのは、資料を見せたいのか、読ませたいのか、その目的を
明確にすることです。パワーポイントというのはビジュアル表現が得意なため
一般的に文字の少ない図形中心の資料を想像すると思います。多くのパワーポ
イント
の書籍でも図形中心の資料を前提としています。

しかし、実際の業務では、文章が沢山書かれたプレゼン資料も存在します。ど
ちらが良い、悪いということではありません。それぞれ目的が違っているので
す。そのため、プレゼン資料を作成する前に見せるだけなのか、読んでもらい
たいのか目的を明確にすることです。

・図形中心のプレゼン資料
プレゼンの発表の時に『見て理解してもらうこと』を前提としている。
そのため文章も少なくキーワード中心である。説明は口頭で行う。
・文章も多いプレゼン資料
プレゼンの発表の後に、じっくり『読んで理解してもらうこと』を前提とし
ている。そのため文字が多くなる。

現状、このあたりが混在しているため、初心者の方は目的を明確にして使い分
けることをお勧めします。

(2)手書きで下書き
次に注意すべきなのは、パワーポイントを使いながら考えないようにすること
です。パワーポイントは、プレゼンテーション用のソフトですが、人が操作す
れば優れた資料が自然と出来上がるような魔法のソフトではないのです。その
ため、パワーポイントを立ち上げる前に構想を練ったり、主張を明確にしたり
どの図形にするのかなど「考える」作業が必要なのです。

むしろパワーポイントを立ち上げる前に資料の完成イメージは明確でないとい
けません。しかし、初心者の方は頭の中で情報が整理されていない段階ですぐ
にパワーポイントに頼ろうとします。これが間違いなのです。
そこでお勧めするのは、まずは手書きで下書きすることです。手書きの段階で
四苦八苦しながら悩み、考えがまとまった後で、パワーポイントを立ち上げて
「清書する」のです。これが結果的にもっとも効率よく、説得力のある資料を
完成することができます。

●5.技術的なことはどうやって学べばよいの?
実際の業務で使える技術を学ぶためには、何もないところからどうやって資料
を作成するのかという手順が必要なのだと思います。しかし、このような手順
を明確に書いてあるマニュアルというのはあまり見当たりません。
そのため効率良く学ぶのは、先輩に教えてもらうこと、あるいは先輩が操作し
ているところを盗み見ることだと思います。というのは、既に熟知している人
は、無駄な操作をせずに効率的な方法をきっと見つけているからです。

例えば、「図形」に文字を入れたい場合、通常は、「テキストボックス」を使
って図形の上に重ねる人が大半です。しかし、こうすると、「図形」と「テキ
ストボックス」という2つのオブジェクトになってしまいます。すると、図形
を変更するときには常に2つのオブジェクトを修正しなければなりません。
しかし、図形の中にテキストを追加すれば1つのオブジェクトになりますので
その後の修正も1回の手順ですみます。

このような生きたノウハウを教えてもらう、あるいは盗むのです。
しかし、もし、周りにそのような先輩がいない場合は、上手に資料を作成して
いる人のファイルをもらって自分が作成した資料とどこが違うのか分析してみ
ることです。

●以上です。ビジネスマンだけでなく、自治体職員を含めた行政の方も、さら
に小学生までパワーポイントを使う時代です。さらにスキルに磨きを掛けたい
ものですね。

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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・・パワーポイントのコラム紹介
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<前回のまとめ>
パワーポイントのヘッダのタイトルをコピー&ペーストし、自動的に目次を
作成してくれる便利な機能があります。スライド枚数が多いときに重宝しま
すよ。」という内容でした。

●今回は、「1.プレゼン資料準備の『コツ』」と関連して、インターネット
に公開されているパワーポイントのコラムをご紹介します。人それぞれ、意見
が異なり、面白く、勉強になりますよ!!
なかでも「4.」はかなり笑えました。(^_^)/

●1.パワーポイントがプレゼンテーションをダメにする
http://www.tackns.net/sub/powerpoint.html
パワーポイントを使ったプレゼンが、控えめに表現しても、大嫌いである。
という理由が説得力をもって説明されています。

●2.本当にパワーポイントでいいのか!
アイビーネットの武田晃彦氏のコラムです。No.8〜12に企画書の新しい提案
が書かれています。
http://www.ibnet.ne.jp/ibnet/column/t_08.html

●3.パワーポイントの功罪
http://plaza.rakuten.co.jp/tkokon/diary/20050407
パワーポイントの負の部分を一刀両断してくれています。

●4.使えなすぎて笑うパワーポイントクリップアート集
100回ぐらいうなずくはず。確かに誰があんなクリップアートを使うのだ?
かなり笑えます!!
http://coolsummer.typepad.com/kotori/2003/10/post_33.html

●5.パワーポイント(会社) 細い道
短い文章ですが、思わず笑ってしまいます。こういう上司は多い!
http://www.mypress.jp/v2_writers/mage/story/?story_id=1212616

●6.パワーポイントに見る日本とアメリカの違い
http://detlog.org/?p=239
日本人はパワーポイントを上手に使うが、アメリカ人は下手らしい。
その理由とは?

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■3.お薦めのメルマガ
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あの本気になるなー、なんて思いながら躊躇している時にこのメルマガを
読んで買ったこともありますし、止めたこともあります。(^^;)
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■4.編集後記
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飲酒運転での交通事故が話題に上っていますね。
私は、下戸なので、飲酒運転の心配はないですが、休日は、よく運転します。
そのため、加害者になる可能性は否定できないので、ニュースを見るたびに
緊張します。
被害者にも加害者にもなりたくないものです。

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□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL :http://www.nakeru-p.com

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