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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.079号)

■あけましておめでとうございます。
 本年もよろしくお願いいたします。

━━殿堂入り━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

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実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.079号     
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−プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  

購読者数8447名  

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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
2.PowerPointでどのように作成するのか?
3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝える”殿堂入り”メールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・これでもかとアピールする!!
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<前回のまとめ>
「プレゼン資料を作成する際、現地調査は重要です。現地調査を行う場合、
1.目的、2.調査項目、3.資料類、4.想定写真を明確にしましょう。」
という内容でした。

●失敗しました...
年明け早々のメルマガが辛気臭い話で恐縮ですが、昨年の暮れに「ホームペー
ジを自動作成できるという情報商材を購入しました。」しかし、これがヒドイ
商品でした。マニュアル通りにやってもぜんぜーん、うまくいかないのです。
結局、ホームページを作るどころか、完成できずに投げ出してしまいました。

●このようなヒドイ商品って多いですよね。でも結構、売れているらしいので
す。見方を変えると「売り方が上手」ともいえます。商品の出来と売り方は別
ということですね。もちろん長い目で見たら、悪い商品を売っている企業は自
然淘汰されるはずなので、放っておきましょう。

●しかし、一方で良い商品を持ちながら売り方が下手という企業も沢山ありま
す。その中でもプレゼンを通じて商品をアピールする場合、商品の良さを十分
にアピールできていないプレゼンというのは意外に多いのです。もし、皆さん
が自分の会社の商品やサービスをプレゼンする場合、以下の3点に注意してみ
てください。それだけでずっと良くなります!!

●1.視点
最初に注意すべきなのは、視点です。自社の商品の良いところを見つけ出すこ
とです。私がよく聞くのは「うちの会社の商品の良いところは、あまりないか
らなー」という意見です。長くその商品に携わっていると問題点ばかりが目に
ついてしまうものです。そのため「良いところはない」と、つい言ってしまう
のでしょう。その気持ちは分かります。

●しかし、本当にそうでしょうか?「良いところはない」と言ってしまうと何
も見つけられないものです。しかし「良いところがある」と視点を変えるだけ
で色々な発見ができるものです。

●これは一種の脳のトレーニングとお考えください。例えば、皆さんの机の中
にボールペンがあるとします。どこにでもあるごく普通のボールペンです。こ
のボールペンの良いところを書き出しなさいという質問があった場合、一生懸
命、良いところを探す。これと同じです。

●例えば、
・手にフィットして、長時間書いても疲れない
・インクがにじまない
・10年以上前から販売されている実績がある
などです。目の前にあるボールペンの良いところなど一つもないと言ってしま
うとそれで終わりです。しかし、視点を変えてトレーニングすれば、良いとこ
ろを色々、発見できるものです。

●2.メリット
次に注意すべきなのは、聞き手の視点に立ったメリットを伝えることです。プ
レゼンでメリットを訴える人は多いものです。しかし、よく間違えているのが
自社の視点でメリットを語ってしまうことです。これは要注意です。

●例えば、あるシステムを提案する場合、システムの機能や性能ばかりをアピ
ールする人がいます。しかし、聞き手にとって機能や性能は本当にメリットな
のでしょうか?もちろんそういう場合もあるでしょう。しかし、一般的に聞き
手にとってのメリットとは、そのシステムを導入することで「結果的に聞き手
がどうなるのか?」ということです。

●今までの仕事が楽になる、あるいは楽しくなる、バラ色になるということで
す。つまり、メリットというのは”聞き手にとってどうなるのか?”というこ
とです。機能や性能は、それらのメリットを導き出す手段にしかすぎないので
す。これを勘違いしてしまいがちです。ですから、メリットを伝える時は、自
社の視点ではなく聞き手の視点で訴えましょう。

●3.比較
3つ目に注意すべきなのは、他との比較です。というのは、単純に「この商品
は優れている」といっても聞き手は、なかなか納得できないものです。それは
もっと他にも同じような商品があるのでは?と思うからです。

●そのため客観性を持たせるために「同様の商品」との違いを明確にし、他の
商品より良い点をクローズアップさせるべきなのです。
もし、この時、自社の商品が他社の商品より明らかに劣る場合があるかもしれ
ません。そういう時は、切り口を変えて、自社の商品の強みをアピールできる
土俵に変えるなどの工夫をしましょう。

●以上です。このように、皆さんがプレゼンを行う場合、上記の3点に注意し
て、自社の商品やサービスの良さを十分にアピールしてみてください。もちろ
ん冒頭の情報商材のように嘘があってはいけません。しかし、私の経験上、多
くのプレゼンターは、自社の商品やサービスの良さを十分にアピールできてい
ないものです。

●冒頭のヒドイ情報商材などは、この3つの点に注意して、これでもかという
ぐらいにアピールしています。それでつい買ってしまうんですよね。(^^;)
同じように、皆さんがプレゼンする時は、聞き手が分かっているであろうと思
うことでも再度、アピールする。アピールしなければ聞き手には伝わらない。
それぐらいのスタンスで丁度良いぐらいです。

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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・・セキュリティ確保の方法
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<前回のまとめ>
「プレゼン資料を作成する際、イラストを挿入して、印象を良くしたいと思い
ますよね。そういう場合は、具満タンやスゴネタイラストパックなどの素材
集を購入して活用しましょう。」
という内容でした。

●重要なパワーポイントファイルを他の人へ送信する場合、皆さんはどのよう
な方法で送信していますか? USBフラッシュメモリやCD-Rでやり取りする人も
多いでしょう。あるいは、インターネットや社内LAN を通じてファイル送信し
ているのではないでしょうか?

●しかし、どのような媒体を通じてもパワーポイントファイルにセキュリティ
対策を施すことなく、配付するのは不安なものです。特に社外秘のファイルで
あればあるほど、注意が必要です。

●そこで、今回は、パワーポイントファイルに簡単にパスワード設定する方法
を説明します。パスワードを設定することで、例え、ファイルが外部に漏れて
も簡単には参照できなくなります。

●パスワードの設定方法は以下の通りです。
1.ファイル編集を完了させる。
2.[ツール]→[オプション]→[セキュリティ]を選択する。
3.[暗号化ファイルの設定]→[読み取りパスワード]に任意のパスワードを
設定し、[OK]を押す。
4.[ファイル]→[保存]を押す。

●これだけです。これで、次にファイルを開いた時に「3.」で設定したパスワ
ードを要求されますので、誰でもファイルを開くことはできなくなります。
ただし、パスワード自体が漏洩してしまうと意味がない方法なので、簡易的に
セキュリティを確保する方法とお考えください。

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■3.お薦めのサイト
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仕事をしていると目的地までの交通経路の確認や交通費精算は
欠かせないものです。
そんな時に便利なのが「駅探」です。
乗り換えや時刻表も検索できるし、新幹線や飛行機での経路も検索できます。
おまけに携帯電話でも使用できます。
無料でここまでできるとは便利の一言です!!
http://www.ekitan.com/

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■4.編集後記
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皆さん、初詣に行きましたか?
私のところは夫婦揃って混雑が嫌いなので、初詣はいつも近所の神社です。
普段はほとんど人が居ないのですが、お正月はさすがに人が居ましたね。

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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL  :http://www.nakeru-p.com (泣ける!!プレゼンテーション)
:http://www.pp-temp.com (パワーポイントテンプレートショップ)
:http://www.jissen-p.com (パワーポイント動画マニュアル)

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泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ