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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.083号)

■プレゼン本
修正しています!!
でも、「できた」と思って読み直すと、また修正したくなってしまって、
ずっとこの繰り返しです。(^^;)

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     実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.083号     
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   −プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  
                                   
                           購読者数8868名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
  1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
  2.PowerPointでどのように作成するのか?
  3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝える”殿堂入り”メールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・3分間スピーチから学ぶ
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<前回のまとめ>
「”プレゼンテーションのツボ”という本は興味深い本でした。特にプレゼン
  を発表・提案・説得のどの概念で捉えているかによってプレゼンが成功する
  かどうか違ってくる、という箇所が秀逸でした。」
  という内容でした。

●先日、打ち合わせで満員電車に乗ったのですが、満員電車に乗ると、かつて
のサラリーマン時代のことを思い出します。私がサラリーマンとして所属して
いた会社では、毎週、月曜の朝9時から「朝礼」がありました。この「朝礼」
は社員が司会者を持ちまわりしていて、3分間ほどのスピーチをしなければな
らなりませんでした。この時の気づきについてお話します。

●この「朝礼」で興味深かったのが、しっかりしたスピーチをする人と、適当
にやり過ごそうとする人に分かれたことです。しっかりしたスピーチをする人
は、仕事上の「発見」や「改善点」など気の効いたスピーチをしていました。

●一方、適当にやりすごそうとする人の多くは「健康」をテーマにして、場を
やり過ごそうという感じでした。例えば、
  ・風邪を引きやすい季節なので...
  ・目が疲れやすいので...
  ・ビタミンについて調べました...
などです。そして最後に「体調に十分気をつけましょう」と締めるのです。

●テーマは司会者が自由に決定してよいので「健康」をテーマにすること自体
は悪くないのです。しかし、同じようなテーマが続くと閉口したものです。
それで、ある日、司会を担当した社員に「健康以外にテーマはなかったの?」
と聞いたところ「駄目なんですか?」と逆に質問されました。(^^;)

●こういうところは注意したいですよね。この場合、問題点が2つあります。
  1.サービス精神が薄い
  2.他人から学んでいない

●1.サービス精神が薄い
3分間スピーチというのは、立派なプレゼンです。多くの人前で何らかのテー
マについて論理的に分りやすく話をまとめなければならないのです。そして、
多くの人が集まるわけですから「今日の話を聞けて良かった」という何かを持
ち返ってもらわなければならないのです。無為な時間を過ごすことはスピーチ
をする側にも聞く側にとっても不幸なことです。

●何かを持ち帰ってもらうといっても、それは、大袈裟なものではなくて良い
のです。ほんの少しでも「聞けてよかった」と思えるような何かです。前回の
人と同じような「健康」をテーマにしてやりすごそうという態度は、このよう
なサービス精神に欠けているといえます。

●2.他人から学んでいない
もう一つの問題点は「他人から学んでいない」という点です。他人のスピーチ
を聞きながら問題点や改善点を見出していないのかと疑問を感じます。
というのも、他人のスピーチほど、勉強になるものはないからです。例えば、
  ・「あ〜」、「え〜」などの口癖が多い
  ・話の展開が急だな
  ・声が小さいな

●などです。また、「同じようなテーマばかりで新鮮味がないな」というのも
加わるはずです。いずれにしても他人のスピーチから学べることは沢山あるは
ずです。そして、自分の時には、前者より良くしようという気持ちを感じない
のが残念でした。

●私の周りにいた人がそういう人が多かったのかもしれません。(^^;)
また、皆さんの会社では「朝礼」はないかもしれません。しかし、3分間スピ
ーチの機会はきっとあるはずです。こういう時、サービス精神をもって、聞き
手に有意義な情報を与えることが皆さんにも役立つはずです。

●また、他人のスピーチを漫然と見るのではなく、良い点、悪い点を観察し、
悪い点は、継承しないように改善すると自分のプレゼンがよくなるはずです。
将来のプレゼンを憂うなら日常の「3分間スピーチ」をうまく活用していただ
ければと思います。

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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・・「作成者」には気をつけて
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<前回のまとめ>
「パワーポイントファイルを作成した後、遠隔地にいる人にレビューをお願い
  する時に便利なのが、”コメント機能”です。スライド上に次々にコメント
  を追加することができます。」
という内容でした。

●以前、A社が作成したパワーポイントファイルを入手し、それに私が修正を
加え、B社へ提出した時のことです。そのB社から「パワーポイントの会社名
がA社、作成者が○○となっているけど、これは誰?」と言われたことがあり
ました。

●この時は肝を冷やしました。
というのは、B社から見るとパワーポイントファイルを作成したのは私だと思
っていたのが、会社名がA社になっていたので、これはどういうことか?と不
審に思われたのです。

●パワーポイントファイルを自分で使っているだけの時には、このような問題
は発生しませんが、外部からパワーポイントファイルを譲り受けたり、外部へ
提出する時には、名前や会社名が不意に違っているので注意が必要です。
そうでないと、私がそうであったように要らぬ誤解を受けることがあります。
更には情報漏えいという問題にまで発展しかねないのです。

●では、その項目と参照方法はどのようなものかというと、以下の通りです。
  ・作成者
  ・会社名
  ・最終保存者

「作成者」というのは、対象のパワーポイントファイルを最初に作成した人の
ことを指します。以下で参照可能です。
  ・[ファイル]→[プロパティ]→[ファイルの概要]→[作成者]

「会社名」というのは、対象のパワーポイントファイルを最初に作成した人が
所属する会社名のことを指します。以下で参照可能です。
  ・[ファイル]→[プロパティ]→[ファイルの概要]→[会社名]

「最終保存者」というのは、対象のパワーポイントファイルを最後に修正した
人のことを指します。以下で参照可能です。
  ・[ファイル]→[プロパティ]→[詳細情報]→[最終保存者]

●これら3項目がありますが、パワーポイントフィアルを他人から譲り受けて
更新するとこれらの項目に齟齬が生じるのです。例えば、冒頭の例でいうと以
下のようになります。
  ・作成者  :○○
  ・会社名  :A社
  ・最終保存者:杉田
最終保存者は杉田でよいのですが、作成者と会社名は、私以外の元の作成者と
なってしまうのです。

●しかし、「作成者」「会社名」は、上記の[プロパティ]から参照した箇所で
修正可能です。しかし「最終保存者」は、以下の手順で修正する必要がありま
す。
  1.パワーポイントファイルをオープンします。
  2.[ツール]→[オプション]→[全般]→[ユーザ情報]→[名前] で適切な情報
   に変更します。
  3.パワーポイントファイルを保存します。

●これらの項目は、あまり気にしない方が多いと思います。しかし、個人情報
の漏洩などが社会的な問題にもなっていますので、外部へ提出する時には、く
れぐれも気をつけてください。

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■3.お薦めのサイト
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パワーポイントで資料を作成する場合、「キレイな写真が欲しい」と思うこと
があります。そんな時におすすめなのが「素材事典」です。
http://www.sozaijiten.com/

ビジネスだけに限定せず、自然や人などの素材が沢山あります。もちろん、
インターネットから素材を購入することも可能です。
ネットサーフィンしているとこの「素材事典」で販売している画像が頻繁に
使われていることに驚くはずです。

ただ、ネックなのは、価格です。1枚で15,000円以上するものがあります。
なので、さらにおすすめなのは「素材事典イメージブック」です。
http://www.sozaijiten.com/products/imagebook/

これなら2,000点以上の画像がCD-ROMに保存されていながら3,900円とお買い得
です。

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■4.編集後記
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「DS Lite」を買ってしまいました。
もちろん私のではありません。長女のものです。
子供のうちはテレビを長時間見たり、ゲームで遊ぶようにはしたくないと
思っていたのですが、
「まわりの皆が持っている。」
と言われると...

子供がしまっていたお年玉で買うことを条件に、つい、許してしまいました。

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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL  :http://www.nakeru-p.com (泣ける!!プレゼンテーション)
     :http://www.pp-temp.com (パワーポイントテンプレートショップ)
     :http://www.jissen-p.com (パワーポイント動画マニュアル)

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