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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.085号)

■プレゼン本
色々、修正しました。
本というのは「ノウハウの塊だ」とよく聞きますが、
自分で書いてみて本当にそう思いました。

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     実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.085号     
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   −プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  
                                   
                           購読者数8987名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
  1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
  2.PowerPointでどのように作成するのか?
  3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝える”殿堂入り”メールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・かなり使える「KJ法」
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<前回のまとめ>
「病気や事故でやむをえない場合を除いて、プレゼンは自ら実施しましょう。
  なぜなら、プレゼンターはプレゼンすることで発表内容に責任を持つことに
  なるからです。他人に任せて良いことはありません。」
  という内容でした。

●プレゼンで一番、悩むのは皆さん、どこでしょうか?
  ・緊張せずにうまく発表できるか?
  ・資料がうまく作れるか?
  ・ロジックに無理はないか?
など、様々だと思います。

●私の場合、なんと言っても構想の部分です。
泣ける!!プレゼンのサイト(http://www.nakeru-p.com) の8つのステップ
の中でいうと、「ステップ3」のところです。どのような内容とストーリーに
すれば、聞き手が納得してくれるのだろうかといつも悩みます。

●そこで、これを簡単に解決する方法として、サイトでご紹介しているのが、
以下の手順です。
                ・吐き出し
                  ↓
                ・関連づけ
                  ↓
                ・抽象化

●この方法を簡単に説明すると、構想の段階では、頭の中に情報が沢山詰まっ
ている状態である。ここから一気に資料を作成するのではなく、まず最初に、
情報の「吐き出し」を行い、次に、関係のある情報に「関連づけ」を行い、最
後に、グループ化した情報のタイトルをつける「抽象化」を行いましょう、と
いうものです。

●この便利な方法、私がオリジナルで生み出した方法ではありません。
「そんなこと分かっている!!」と言われそうですが...(^^;)
実は、この方法は、「KJ法」という立派な名前がついております。
かなり有名な方法なので、ご存知の方も多いと思います。その内容をご紹介す
ると、

 KJ法とは、文化人類学者川喜田二郎(東京工業大学名誉教授)がデータを
  まとめるために考案した手法である。データをカードに記述し、カードをグ
  ループごとにまとめて、図解し、論文等にまとめてゆく。
  KJとは、考案者のイニシャルに因んでいる。共同での作業にもよく用いら
  れる。
  (出典:Wikipediaより http://ja.wikipedia.org/wiki/KJ%E6%B3%95)

●如何でしょうか?
KJ法という名前から、海外の人が作り出した方法なのかと想像しますが、日
本の川喜田二郎教授が生み出した方法なのです。
元々、アイデアを生み出したり、問題の解決の糸口を探り出す方法なのですが
この方法が、プレゼンの構想作りでも大いに役に立ちます。

●厳密にいうと「KJ法は、文章作成には該当しない。」と指摘される可能性
もあります。しかし、様々なビジネスシーンで活用できる便利な方法です。
例えば、「メール、手紙、報告書、見積書、設計書」などです。とにかく、頭
の中にある情報を紙にアウトプットしなければならない時に必ず役立ちます。
もちろん、この「メルマガ」を作成する時もKJ法を使っています。

●仕事で何かの情報をアウトプットしなければならなくなったら、迷わずKJ
法を使って「吐き出し」→「関連づけ」→「抽象化」をやってみてください。
必ず、前に進めるはずです。
なお、KJ法について詳しい内容を知りたい方は、以下をご覧ください。
⇒「発想法―創造性開発のために (新書) 川喜田二郎 (著) 」
  http://tinyurl.com/2b9avl
⇒「発想法 (続) (新書)  川喜田二郎 (著) 」
  http://tinyurl.com/26qkcz

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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・・複雑なグラフの作成方法とは
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<前回のまとめ>
「ページ番号の振り方は、[スライドマスタ]の<#> を設定します。また、表紙
  にページ番号を振らず、表紙の次のページからページ番号を振るためには、
  [ページ設定]→[スライド開始番号]を”0”にすることです。」
という内容でした。

●先日、あるメルマガ読者の方から、以下の問合わせがありました。
「新聞などで使われている以下のURL のグラフをパワーポイントで使いたいの
  だけれども、Excel でどのように作成するのでしょうか?
  ⇒グラフ:http://www.nakeru-p.com/melmag/img/melmag_85_01.jpg
という問合わせでした。

●問合わせのあったグラフというのは、棒グラフと折れ線グラフが1つの枠内
に収まっているものです。わざわざ、グラフを2つに分けずに1つの枠内に収
まっているため、スペースを無駄にしていません。同じようなグラフをテレビ
のニュースなどでもよく見かけます。

●これをExcel でどのように作成するのかというと...
多分、不可能だと思います。
曖昧な表現で申し訳ありません。もし、実施できたとしてもかなり複雑になる
と思います。

●では、このような複雑なグラフをパワーポイントでどのように作成するのか
というと、発想を変えて、「図として作成」するのです。その手順は、以下の
通りです。

 1.最初に、棒グラフをExcelで作成し、パワーポイントに貼り付けます。
  2.次に、折れ線グラフを作成し、パワーポイントに貼り付けます。
  3.「1.」で貼り付けた棒グラフを上からなぞって図として作成します。
  4.同様に、「2.」で貼り付けた折れ線グラフを上からなぞって図として
   作成します。
  5.最後に、「3.」と「4.」で作成した図を重ね合わせれば完成です。
 
●以上、実に簡単です。
グラフを作成する時に全てをExcel で作成するという発想になりがちですが、
少しデザインに凝ったグラフで表現するなら、図として改めて作成し直すとキ
レイに表現できます。

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■3.お薦めの書籍
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私も本は大好きですが、この人のように沢山読めるようになりたいものです。
その方とは、有名な『わらし仙人』さんです。

わらし仙人さんは、なんと1冊の本を8分で読むそうです。
しかも、意味も理解して8分です。
立ち読みだけで、何冊も本を読めちゃいますね。(^^;)

その秘訣は、文章を「読む」のではなく、「見る」ことだそうです。
誰にでもできそうで、なかなか難しいのですが、
そのノウハウが『非常識な速読術』という本に書かれています。
仕事で忙しい方、本が好きな方には、お勧めの書籍です。
http://tinyurl.com/336ymh

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■4.編集後記
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最近、ネットショップで失敗続きです。
ヤフーオークションでビデオカメラのバッテリーを購入したら、劣化していて
ほとんど使い物になりませんでした。
また、小学校で履くために、上履きスリッパをあるショップで購入したら、
サイズが小さすぎて、入りませんでした。
「25cm」と表示されていたのに、実際は「23cm」しかありませんでした。

ネットショップで購入するものって、よく考えないと駄目ですね。
今頃になって勉強しました...(^^;)

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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL  :http://www.nakeru-p.com (泣ける!!プレゼンテーション)
     :http://www.pp-temp.com (パワーポイントテンプレートショップ)
     :http://www.jissen-p.com (パワーポイント動画マニュアル)

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泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ