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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.086号)

■プレゼン本
本って、タイトルが重要ですね。
本屋では、必ずチェックしていますが、なかなか難しいです...

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     実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.086号     
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   −プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  
                                   
                           購読者数9077名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
  1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
  2.PowerPointでどのように作成するのか?
  3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝える”殿堂入り”メールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・KJ法は必須アイテムです
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<前回のまとめ>
「プレゼンの手順で最も難しい構想を解決する方法が”吐き出し→関連づけ→
  抽象化”です。この方法は、KJ法という名前がついており、プレゼンに限
  らず、様々な文書作成に役立ちます。」
  という内容でした。

●前回に引き続き、便利なKJ法について解説します。
というのは、前回からの繰り返しになりますが、KJ法は、ビジネスパーソン
にとって非常に役に立つ方法だからです。私の場合、今では、なくてはならな
い思考ツールです。

●例えば、私は、以下のようなシーンでKJ法を使っています。
  ・プレゼンの資料の構想作り
  ・メール作成
  ・メルマガ作成
  ・企画作成
    :

●つまり、頭の中に漠然と存在する情報を、”紙”にアウトプットする時に使
っています。もっと詳しく解説すると頭の中に情報が断片的に存在し、情報の
抜けがあるのかどうかすら定かではない”モヤモヤ”とした状態の時です。

●それでいて、何からの情報をアウトプットしなければならないのため、気持
は焦っています。早くその”モヤモヤ”を解消して仕事を終わりにしたい。こ
のような状態の時にKJ法が解決しています。もし、KJ法の手順を知らなけ
れば、どのような手順で解決すればよいのか分からなかったほどです。

●そもそもKJ法は、「発想法」というタイトルがつけられているように何ら
かのアイデアを創出して、それをどのように整理していくのかという手順のこ
とです。そして、代表的な例は会議などで多くの人の意見を集約し、整理し、
そして、最終的な結論を導すことが可能ということで有名です。

●皆さんは、会議で色々な人の意見が出されるのだけれども、収束できずに錯
乱するだけの状態を経験したことはないでしょうか? 私はあります。(^^;)
会議でKJ法を用いて意見を集約させていく手順について、簡単にご紹介しま
す。
  1.参加者が自由に意見を出し合う(ブレンストーミング)
  2.記録係りが参加者の発言を一行タイトルにして、名刺大の紙に書く
  3.名刺大の紙を眺めて関連するグループにまとめる
  4.関連するグループの共通項目をタイトルにつける
  5.関連するグループの関係を図でまとめる
  6.図の関係を文章でつなげる

●このような手順をとることで多くの人が漠然と思い描いていた情報が洗い出
され、そしてそれらが集約され、最終的に一つの結論として整理されていくの
です。意見が錯乱するだけでなかなか収束できないのは、結局のところ、収束
させるための方法論が明確になっていないのです。ですから、そのような場合
は、KJ法が解決してくれます。

●しかし!!それだけではありません!!
KJ法を知ると、もっと多くのビジネスシーンでKJ法が活用されていること
がわかります。例えば、以下のような書籍を読むとKJ法と共通する手順が書
かれています。
  ・図解表現における情報の整理方法
  ・プランナーによる企画の発想方法
  ・コピーライターによるキャッチコピーの発想方法

●これらの著者がKJ法を知っているのかどうか私もわかりません。しかし、
プランナーやコピーライターの方々が実際にKJ法と似た手順を使っていると
ころが興味深いところです。それほど、ビジネスシーンで深く浸透していると
いうことですね。

●ですから、皆さんが仕事で何らかのアウトプットを要求された時には、とて
も役に立つ方法なので、知っておいて損はありません!!断言します!!
⇒「発想法―創造性開発のために (新書) 川喜田二郎 (著) 」
  http://tinyurl.com/2b9avl

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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・・pps形式で見せて、編集させない
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<前回のまとめ>
「新聞などでよく使われている棒グラフと折れ線グラフが1つの枠内に収まっ
  ているグラフの作成方法は、Excel で作成するのではなく、図として作成し
  ましょう。」
という内容でした。

●一生懸命、自分で作成したパワーポイントファイルを他人に配付する時、躊
躇したくなる時がありませんか?例えば、取引先の人にメールでパワーポイン
トファイルを送信する時などです。

●「ファイルの内容は見て欲しいけれども、自分が一生懸命作成したパワーポ
イントファイルをそのまま渡して、編集されてしまうのは躊躇してしまう。」
という時です。

●このような場合、パワーポイントファイルを「.pps」という形式で保存する
と、ファイルはの中身は参照できますが、編集することはできなくなります。
つまり、「.pps」というのは、スライドショーで見ることができるファイル形
式なのですが、そのため、編集ができないのです。

●「.pps」形式の変換方法は、実に簡単です。以下の2つの方法があります。
  1.[ファイル]→[.pps]で保存する。
  2.「〜.ppt」というファイル名を「〜.pps」にする。

●ただ、非常に簡単な方法なのですが、反対に「〜.pps」を「〜.ppt」に変更
してしまえば、再度、編集ができてしまうのが難点です。しかし、これらの方
法を知らない人にとっては、抑止効果があります。

●パワーポイントさえあれば、いや、パワーポイントをもっていない人でも、
手軽に「.pps」形式での保存は可能なので、他人に編集されたくない時にはお
勧めです。

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■3.お薦め情報
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自分のホームページを持っていない方には、まったく関係ない情報なので、
恐縮ですが、もし、自分でホームページをもっているなら、今回、ご紹介する
サイトは、すごく役に立ちます。
それが「SEO TOOL」です。

SEOというのは、YahooやGoogleで検索された時に上位表示されるための
サーチエンジン最適化という言葉の略語です。

自分でホームページを持っていれば、検索サイトで検索された時にできるだけ
上位表示されたいものです。そのために何が問題なのか?どこを修正すれば
よいのかをレポートとして表示してくれるありがたいツールです。
http://www.seotools.jp/002_rankcheck/

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■4.編集後記
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今、7月に大阪でプレゼンセミナーを開催する計画を立てています。
首都圏以外の地域をないがしろにしている訳でありません。(^^;)
実施したいと思いながら、東京でセミナーを実施する機会が多いため、
なかなか手が回りませんでした。
でも、7月には開催したいと思っています。
開催が決定したらメルマガで案内させていただきます。

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   発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL  :http://www.nakeru-p.com (泣ける!!プレゼンテーション)
     :http://www.pp-temp.com (パワーポイントテンプレートショップ)
     :http://www.jissen-p.com (パワーポイント動画マニュアル)

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泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ