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メールマガジン(実践的プレゼンの『コツ』講座 No.092号)

■関西地方にお住まいの皆様
8/4(土)、大阪で『プレゼンセミナー』を開催します!!
プレゼンに必要な「構想の手順」「パワーポイントの使い方」「リハーサルや
本番の注意点」など、すべての手順をお伝えするセミナーは、このセミナーだ
けです。大阪、兵庫、京都、奈良、滋賀、和歌山、岡山の方、お越し下さい!

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     実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座 No.092号     
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   −プレゼンテーションとPowerPointのコツを学べるメールマガジン−  
                                   
                           購読者数9574名  
                                   
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今やビジネスマンにとって必要不可欠となった「プレゼンテーション」を成功
させるためには、多くの『コツ』があります。
  1.どのようにプレゼン資料を準備するのか?
  2.PowerPointでどのように作成するのか?
  3.発表方法は?
筆者が10年の経験から学んだ、より実践的で、より最適なプレゼンテーション
方法を伝える”殿堂入り”メールマガジンです。
なお、本メルマガの内容は、以下のサイトで書ききれない、より詳細なスキル
をお伝えするものです。全体像は以下のサイトをご覧下さい。
http://www.nakeru-p.com

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     ■ 大阪にて『プレゼンセミナー』を開催します!! ■    
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8/4(土)、大阪で『プレゼンセミナー』を開催します!!
プレゼンに必要な「構想の手順」「パワーポイントの使い方」「リハーサルや
本番の注意点」など、すべての手順をお伝えするセミナーは、このセミナーだ
けです。大阪、兵庫、京都、奈良、滋賀、和歌山、岡山の方、お越し下さい!

 ・タイトル:プレゼンテーションセミナー(大阪)
  ・内 容 :1.講義(プレゼン8つのステップの解説)
          プレゼンの準備〜発表までの基本的な手順やコツを
          お伝えします。
        2.演習(プレゼン資料ブラッシュアップ)
          プレゼン資料のサンプルを見て、具体的にどこをどのよう
          に修正すればよいのか体感していただきます。
          ※法人向けセミナーで大変、好評です。
  ・日  時:2007年8月4日(土) 13:00〜17:00
        新大阪丸ビル 本館 303会議室
        (JR新大阪駅徒歩2分)
  ・電  話:06-6321-1516 (受付:9:00〜18:00)
  ・料  金:15,750円(税込)
  ・人  数:残席わずか(先着順の為、キャンセル待ちになる可能性あり)

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■1.プレゼン資料準備の『コツ』・・・論理の構造化3つのポイント
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<前回のまとめ>
「プレゼンの論理性を確保するのは、多くの方が興味のあるところだと思いま
  す。論理性について確認する場合は、話の流れを図に描いてみることです。
  そうすることで問題点が分かりやすくなります。」
  という内容でした。

●前回、論理性を保つために、もし、分かりにくいと思ったら図に描いてみる
ことですと説明しました。つまり、話の流れを図にすることで構造が明確にな
り、”見て”理解できるということです。

●今回は、これに関連して、図で描く前に実施すべき内容の説明です。それは
構造をできるだけシンプルにしましょうというものです。なぜなら、そもそも
複雑な構造を図にするのは難しいので、それなら最初から構造をシンプルにし
ておけばよいのです。

●では、シンプルな構造にするために、どうすればよいのか?そのためには、
以下の3つの『コツ』があります。
  1.概要から詳細に流す
  2.関連する情報は近くに集める
  3.情報を強化する

●1.概要から詳細に流す
概要から詳細に流すというのは、日本の住所と同じです。日本の住所は「東京
→千代田区→霞が関」という具合に大きな枠組みから小さな枠組みへ対象を絞
っていきます。これを欧米式に「霞が関→千代田区→東京」の流れにすると分
かりにくいものです。

これがあるため、製品企画などのプレゼンでは、「市場動向」を最初の方で説
明することになります。なぜなら、「市場>製品」という関係になっているか
らです。では、これを逆の順番で説明したらどうでしょう?例えば、以下の構
成です。
  ・開発スケジュール
  ・開発体制
  ・消費者のメリット
  ・製品概要
  ・市場動向

すごく、違和感を感じませんか?突然、「開発スケジュール」から説明されて
もさっぱり分かりません。ただ、上記は、極端な例なので、すぐに判断できま
すが、実際の構成では、もう少し複雑になるはずです。それでも、概要から詳
細に流すのが1つ目のコツです。

●2.関連する内容は近くに集める
関連する内容は近くに集めるというのは、図のレイアウトと同じように「近い
情報は近くに」「遠い情報は遠くに」に配置するということです。
例えば、製品企画のプレゼンで以下の構成があったとします。
  ・市場動向
  ・製品概要
  ・開発スケジュール
  ・消費者のメリット
  ・開発体制

この場合、「開発スケジュール」と「開発体制」は近い情報なので、できるだ
け近づけます。これも簡単な例なので、すぐに判断できると思います。実際の
構成でも、この基本に沿って並べると分かりやすくなります。これが2つ目の
コツです。

●3.情報を強化する
情報を強化するというのは、「2.」と似た内容です。つまり、情報を構造化す
る場合、シンプルな方が理解しやすいので、できるだけ情報の数を減らしまし
ょうということです。これを言い換えるなら、一つ一つの情報の独立性を高め
るということです。例えば、製品企画のプレゼンで、以下の構成があったとし
ます。
  ・市場動向
  ・年齢別ニーズ
  ・地域別ニーズ
  ・製品概要
  ・消費者のメリット
  ・開発体制
  ・開発スケジュール

この場合、「市場動向」「年齢別ニーズ」「地域別ニーズ」が本当に必要かど
うか検討する余地があります。なぜなら「年齢別ニーズ」と「地域別ニーズ」
は「市場動向」と似た内容なので、この中に含んでも良いのではと考えられる
からです。

もちろん、「市場動向」の中に含まなくても良いのです。しかし、冗長すぎる
情報でもあるため、”含まない”理由が必要になってきます。例えば、この後
に説明する製品概要の伏線である、などです。もし、このような関連性がない
なら、削除した方がシンプルになります。これが3つ目のコツです。

●このように、シンプルな構造にするための3つの「コツ」について説明しま
した。多くの方が自然とこのような対応をしていると思います。しかし、何気
なく対応しているということではなく、今回、ご紹介した3つのポイントに改
めて注意することで、論理構造を図にしやすくなります。

●そして、これにより、論理的な話の流れを構築することができ、これが結果
的に、聞き手にとって分かりやすい構成となるのです。

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■2.PowerPoint修得の『コツ』・・・Office2007をインストールしよう!!
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<前回のまとめ>
「あと1年もすればパワーポイント2007を使う人が増えてくると思います。そ
  こで、パワポ2007を購入しましょう。購入する際は、OfficePersonal以外に
  しましょう。」
という内容でした。

●Office2007を購入したら、いよいよ、パソコンへインストールしましょう。
しかし、インストールすることに躊躇してしまう人も多いのではないでしょう
か?

●なぜなら周りの人がすべてパワポ2003しか使っていない場合、ファイルの互
換性が保てなくなるからです。そのような方のために、Office2007は、以前の
Ver.を残しながらインストールすることができます。

●もちろん、以前のVer.を削除して、上書きすることも可能です。しかし、当
面は、周りの人とのファイルの互換性を保つために、まずは、以前のVer.を残
したままインストールすることをお勧めします。
なお、以前のVer.を残したままインストールしても、パワポ2003と2007を同時
に問題なく、使用することができます。

●Office2007のインストールの手順は、以下の通りです。
  (1)Office2007のCD-ROMをパソコンに入れます。
  (2)自動的にセットアップが開始され「プロダクトキー」 の入力画面が表示
   されるので入力します。
  (3)ライセンス認証を読んで「次に」ボタンを押します。
  (4)「ユーザ設定」を選択します。
  注意:(4) で「ユーザ設定」ではなく、「今すぐインストール」を選択する
     と以前のVer.が削除されてしまうため注意が必要です。

●あとは、自動的にファイルがコピーされるのを待ち、インストール終了後、
パソコンを再起動すればOKです。なお、念のためにOutlook のアドレスやメー
ルはバックアップしておいた方が良いと思います。

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■編集後記
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いよいよ、明日、アジア杯のオーストラリア戦です。
楽しみですね〜
あの屈辱のW杯ドイツ大会での雪辱を果たしてももらいたいです。
1対0ぐらいじゃ満足できないですね。
3対0以上で勝ってほしいです。

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発行元
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□発行元:実践的!!プレゼンテーションの『コツ』講座
□担 当:杉田恭一(ナケルワタル)
□e-Mail:wataru@nakeru-p.com
□URL  :http://www.nakeru-p.com (泣ける!!プレゼンテーション)
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http://www.jissen-p.com (パワーポイント動画マニュアル)

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泣ける!!プレゼンテーションへの8つのステップ